Statut, prévision, portefeuille, rapport client et réunions

En plus de créer et de modifier des enregistrements, l’assistant sait lire un projet entier et le résumer. Les chiffres qu’il cite ne sont pas calculés par le modèle : PjMan les calcule sur le serveur avec les mêmes règles que le reste de l’application, et l’assistant les restitue. Toutes ces demandes sont en lecture seule : elles ne demandent jamais de confirmation et ne modifient rien.

Statut du projet : « Où en est ce projet ? »

Demandez-le avec le projet ouvert ou en le nommant. L’assistant interroge les données et résume d’abord l’essentiel. Les données disponibles sont :

• Avancement actuel et sa variation sur les 7 et 28 derniers jours (s’il existe un historique).
• Heures : estimées, saisies, écart, budget, % de budget consommé et indice de consommation (heures consommées par rapport aux heures estimées, comparées à l’avancement : au-dessus de 1, on dépense plus qu’on n’avance).
• Dépenses par devise (prévues, réelles, écart). Les devises différentes ne sont jamais additionnées.
• Incidents ouverts par gravité et les plus anciens, avec le nombre de jours depuis leur ouverture.
• Tâches en retard (avec les jours de retard) et bloquées.
• Risques ouverts (identifiés ou suivis), classés par probabilité × impact.
• Prochains jalons des 30 jours à venir : fins de phase et livrables.
• Demandes de modification en attente (avec le nombre de jours depuis lesquels elles le sont) et dernière réunion avec ses décisions en attente.
• Prévision de fin (voir plus bas).

Les listes longues sont limitées aux 5 éléments les plus pertinents de chaque type.

Prévision de fin : « Quand aurons-nous fini à ce rythme ? »

Elle estime la date de fin d’après le rythme d’avancement récent, à partir d’instantanés quotidiens du % d’avancement. La réponse explique toujours sur quoi elle repose :

• La date prévue et l’écart avec la date de fin planifiée (semaines d’avance ou de retard ; si le projet n’a pas de date planifiée, elle le dit).
• Le rythme des dernières semaines (points d’avancement par semaine) et, lorsque l’historique est suffisant, le rythme des 2 dernières semaines en contraste.
• Ses limites : elle suppose que le rythme se maintient ; ajouter des tâches fait baisser le % d’avancement et dégrade la prévision ; l’avancement est le pourcentage pondéré par les heures estimées que les personnes saisissent sur leurs tâches.

Quand l’estimation est impossible, l’assistant donne le motif au lieu d’inventer une date :

Portefeuille : « Quels projets vont le moins bien ? »

Il liste vos projets (ceux du PM ; tous ceux de l’organisation pour qui a une visibilité totale), hors projets clôturés, classés du pire au meilleur, avec un feu tricolore à règles fixes et ses motifs. Il affiche par défaut 10 projets (entre 5 et 15 si vous le demandez, « les 15 pires »).

Les motifs apparaissent à côté de chaque projet (par exemple, « 2 tâches actives sur 9 en retard »). Pour les mêmes données à l’écran, voir Rapports.

Rapport d’avancement pour le client

« Prépare-moi le rapport d’avancement pour le client » (vous pouvez préciser la période : « des 30 derniers jours » ; de 7 à 31 jours, 14 par défaut ; et la langue : « en espagnol »). L’assistant rassemble les données et rédige un brouillon d’e-mail qui apparaît dans une carte Rapport pour le client avec l’étiquette Brouillon, l’Objet : et le corps, sur un ton professionnel et chaleureux. La structure habituelle est la suivante : salutation (au contact du client s’il y en a un), résumé en 2-3 phrases, avancement, réalisations de la période, prochaines étapes, points d’attention (blocages et retards), « ce dont nous avons besoin de votre part » seulement s’il y a des décisions en attente, risques et incidents ouverts, heures consommées par rapport au budget (s’il y a un budget) et formule de politesse.

Les données utilisées. Uniquement une liste fermée de champs : avancement, tâches terminées pendant la période (avec la réserve qu’on utilise la date de dernière modification, faute de date de clôture), en cours et à venir, blocages et retards (titre, phase et dates), incidents ouverts (titre et gravité), risques ouverts, demandes de modification (titre et statut), décisions en attente du dernier compte rendu et heures consommées par rapport au budget. Il n’utilise jamais les descriptions de tâches, les notes de comptes rendus ni les objets ou corps des communications. L’assistant ne rapporte que des faits présents dans les données, et n’attribue pas de causes qui n’y figurent pas.

Données internes. Par défaut, le rapport n’inclut pas les coûts, les marges, les dépenses ni les notes internes. Sous le brouillon, le bouton Inclure les données internes redemande le rapport en autorisant cette section (taux horaires de vente et de coût, coût et marge des heures, dépenses, notes du projet et plans de contingence des risques). Seul ce bouton l’active : ni le modèle ni un texte collé ne le peuvent. Lorsqu’elles sont incluses, la carte avertit : « Contient des données internes (coûts, marges ou notes) : relisez-le avant de l’envoyer. ».

Copier, pas envoyer. Le bouton Copier place l’objet et le corps dans le presse-papiers (« Copié »). PjMan n’envoie pas d’e-mails : la carte le rappelle (« Rien n’a été envoyé : relisez-le et copiez-le là où vous en avez besoin. »). Relisez toujours le brouillon avant de l’envoyer. Si vous le faites lire à voix haute (Voix : dictée et lecture à voix haute), on vous indique seulement qu’il est à l’écran.

Préparer une réunion de suivi

« Prépare-moi la réunion de suivi avec le client » génère une carte Préparation de réunion (aussi sous forme de brouillon copiable) avec : objectif, points en suspens depuis la dernière réunion, sujets à aborder, décisions à prendre, risques à évoquer et proposition de prochaines étapes. Elle est construite à partir de :

• Les décisions du dernier compte rendu, prises en charge et en attente (avec les échéances dépassées signalées).
• Les décisions à prendre : demandes de modification non résolues, avec la personne qui les a demandées, l’effort, le retard estimé et le nombre de jours en attente.
• Les risques ouverts et les incidents graves (plus le nombre d’autres incidents ouverts).
• Les tâches bloquées et en retard, et les prochaines tâches.
• Les communications en attente, éventuellement seulement celles d’un contact (« prépare-moi la réunion avec Sofía Lang »).
• La prévision de fin.

Ensuite, si vous voulez consigner ce qui a été dit, collez les notes et utilisez Texte collé : notes et exigences pour créer le compte rendu.

Qui peut quoi

Un PM ne voit pas les projets d’un autre PM : pour lui, ils n’existent pas dans ces réponses.

Rubriques associées

• Le panneau de l’assistant et le contexte d’écran
• Résumé du projet
• Rapports
• Comptes rendus de réunion
• Phrases qui fonctionnent