Estado, previsión, cartera, informe para el cliente y reuniones

Además de crear y cambiar registros, el asistente sabe leer un proyecto entero y resumirlo. Las cifras que cita no las calcula el modelo: las calcula PjMan en el servidor con las mismas reglas que el resto de la aplicación y el asistente las cuenta. Todas estas peticiones son de solo lectura: nunca piden confirmación ni cambian nada.

Estado del proyecto: «¿Cómo va este proyecto?»

Pídelo con el proyecto abierto o nombrándolo. El asistente consulta y resume lo importante primero. Los datos disponibles son:

• Avance actual y su variación en los últimos 7 y 28 días (si hay historial).
• Horas: estimadas, imputadas, desviación, presupuesto, % de presupuesto usado e índice de consumo (horas consumidas respecto a lo estimado frente al avance: por encima de 1 significa que se gasta más de lo que avanza).
• Gastos por divisa (previsto, real, desviación). Nunca suma divisas distintas.
• Incidencias abiertas por severidad y las más antiguas, con los días abiertas.
• Tareas atrasadas (con los días de retraso) y bloqueadas.
• Riesgos abiertos (identificados o en seguimiento), ordenados por probabilidad × impacto.
• Próximos hitos de los siguientes 30 días: fin de fase y entregables.
• Solicitudes de cambio pendientes (con los días que llevan) y la última reunión con sus acuerdos pendientes.
• Previsión de fin (ver abajo).

Las listas largas se limitan a los 5 elementos más relevantes de cada tipo.

Previsión de fin: «¿Cuándo terminaremos a este ritmo?»

Estima la fecha de fin según el ritmo de avance reciente, a partir de instantáneas diarias del % de avance. La respuesta siempre explica en qué se basa:

• La fecha prevista y la diferencia con la fecha de fin planificada (semanas antes o después; si el proyecto no tiene fecha planificada, lo dice).
• El ritmo de las últimas semanas (puntos de avance por semana) y, cuando hay historial suficiente, el ritmo de las 2 últimas semanas como contraste.
• Sus límites: supone que el ritmo se mantiene; añadir tareas baja el % de avance y empeora la previsión; el avance es el % ponderado por horas estimadas que la gente pone en sus tareas.

Cuando no se puede estimar, el asistente da el motivo en vez de inventar una fecha:

Cartera: «¿Qué proyectos van peor?»

Lista tus proyectos (los del PM; todos los de la organización para quien tiene visibilidad total), sin contar los cerrados, ordenados de peor a mejor, con un semáforo de reglas fijas y sus motivos. Muestra por defecto 10 proyectos (entre 5 y 15 si lo pides, «los 15 peores»).

Los motivos aparecen junto a cada proyecto (por ejemplo, «2 de 9 tareas vivas atrasadas»). Para los mismos datos en pantalla, ver Informes.

Informe de estado para el cliente

«Prepárame el informe de estado para el cliente» (puedes añadir el periodo: «de los últimos 30 días»; de 7 a 31 días, por defecto 14; y el idioma: «en inglés»). El asistente reúne los datos y redacta un borrador de correo que aparece en una tarjeta Informe para el cliente con la etiqueta Borrador, el Asunto: y el cuerpo, en tono profesional y cercano. La estructura habitual es: saludo (al contacto del cliente si lo hay), resumen de 2-3 frases, avance, completado en el periodo, próximos pasos, puntos de atención (bloqueos y retrasos), «necesitamos de vuestra parte» solo si hay acuerdos pendientes, riesgos e incidencias abiertas, horas consumidas frente al presupuesto (si hay presupuesto) y despedida.

Qué datos usa. Solo una lista cerrada de campos: avance, tareas finalizadas en el periodo (con el límite de que se usa la fecha de última modificación porque no existe una fecha de cierre), en curso y próximas, bloqueos y retrasos (título, fase y fechas), incidencias abiertas (título y severidad), riesgos abiertos, solicitudes de cambio (título y estado), acuerdos pendientes del último acta y horas consumidas frente al presupuesto. Nunca usa descripciones de tareas, notas de actas ni asuntos o cuerpos de comunicaciones. El asistente solo cuenta hechos presentes en los datos, y no atribuye causas que no aparezcan.

Datos internos. Por defecto el informe no incluye costes, márgenes, gastos ni notas internas. Debajo del borrador, el botón Incluir datos internos vuelve a pedir el informe con esa sección autorizada (precios hora de venta y coste, coste y margen de las horas, gastos, notas del proyecto y planes de contingencia de los riesgos). Solo ese botón lo activa: ni el modelo ni un texto pegado pueden hacerlo. Cuando se incluyen, la tarjeta avisa: «Incluye datos internos (costes, márgenes o notas): revísalo antes de enviarlo.».

Copiar, no enviar. El botón Copiar deja el asunto y el cuerpo en el portapapeles («Copiado»). PjMan no envía correos: la tarjeta lo recuerda («No se ha enviado: revísalo y cópialo donde lo necesites.»). Revisa siempre el borrador antes de mandarlo. Si lo lees en voz alta (Voz), solo se avisa de que está en pantalla.

Preparar una reunión de seguimiento

«Prepárame la reunión de seguimiento con el cliente» genera una tarjeta Preparación de reunión (también como borrador copiable) con: objetivo, pendiente desde la última reunión, temas a tratar, decisiones que hay que tomar, riesgos a comentar y propuesta de próximos pasos. Se construye con:

• Los acuerdos del último acta, hechos y pendientes (marcando los vencidos).
• Las decisiones pendientes: solicitudes de cambio sin resolver, con quién las pidió, esfuerzo, retraso estimado y días pendientes.
• Riesgos abiertos e incidencias graves (más el número de otras abiertas).
• Tareas bloqueadas y atrasadas, y las próximas tareas.
• Comunicaciones pendientes, opcionalmente solo de un contacto («prepárame la reunión con Sofía Lang»).
• La previsión de fin.

Después, si quieres registrar lo hablado, pega las notas y usa Texto pegado para crear el acta.

Quién puede qué

Un PM no ve los proyectos de otro PM: para él no existen en estas respuestas.

Temas relacionados

• El panel del asistente y el contexto de pantalla
• Resumen del proyecto
• Informes
• Actas de reunión
• Frases que funcionan