Códigos cortos

Cada proyecto y cada registro de un proyecto (fase, tarea, incidencia, gasto…) recibe al crearse un código corto que no cambia nunca. Sirve para nombrar sin ambigüedad algo que, por título, podría repetirse: «la T0003», «el riesgo R0002 del proyecto P02600001». Los códigos son iguales en los cuatro idiomas y no se traducen.

Formato de los códigos

Proyecto: P + los 3 últimos dígitos del año de creación + un secuencial de 5 dígitos que cuenta por organización y año. Ejemplo: P02600001 es el primer proyecto creado en 2026. El año es el de la fecha de creación en la zona horaria de la persona que lo crea (la de Ajustes → Preferencias).

Resto de registros: una letra + un secuencial que cuenta por proyecto. Las fases llevan 3 dígitos; todo lo demás, 4.

Detalles que conviene saber:

• Las subfases comparten la numeración de las fases (son fases con una fase padre).
• El relleno de ceros es un mínimo: al pasar de 9.999 el número sigue creciendo (T10000).
• La referencia completa de un registro añade el proyecto: P02600001-T0003. Como la numeración de T0003 se repite en cada proyecto, la referencia completa es la que identifica un registro en toda la organización.
• Los entregables, los puntos de un checklist y las asignaciones no tienen código propio.
• La letra E está reservada para entregables, pero hoy no se usa.

Son inmutables y no se reutilizan

Un código no se puede editar ni se reasigna. Si borras la tarea T0003, el número 3 no vuelve a usarse: la siguiente tarea será la T0004. Si un alta falla a medias, puede quedar un hueco en la numeración; es normal. Los contadores se incrementan de forma atómica, de modo que dos altas simultáneas nunca obtienen el mismo número.

Dónde se ven

El código aparece en gris, en letra monoespaciada y pequeña, junto al nombre:

• Tarjetas y lista de Proyectos, y cabecera y menú lateral de cada proyecto.
• Tarjetas de fase y tablas de tareas, incidencias, gastos, riesgos, solicitudes de cambio, contactos, comunicaciones, actas, documentos e imputaciones.
• Cabecera del detalle de una tarea y de una incidencia.
• Tarjetas de los tableros Kanban.
• Las tarjetas del asistente, que muestran el código de lo que va a crear o cambiar y, tras ejecutarlo, el de lo creado.

Un clic sobre el código lo selecciona entero para copiarlo y pegarlo (por ejemplo, en el asistente).

Cómo se usan para buscar

El filtro por código funciona por contenido de la referencia completa:

• T0003 encuentra esa tarea en cualquier proyecto.
• P02600001 encuentra todo lo de ese proyecto.
• P02600001-T0003 encuentra exactamente ese registro.

Se ignoran las mayúsculas y los espacios (p02600001 - t0003 vale).

En la paleta

Escribe el código tal cual. Si es un proyecto o una referencia completa, se resuelve siempre. Si escribes solo T0003 (código relativo), hace falta saber de qué proyecto hablas: la paleta usa el proyecto de la pantalla en la que estás (el de un proyecto, o el de la tarea, incidencia o fase abiertas, o el de Mi trabajo de un proyecto). Fuera de un proyecto, un código relativo no da resultado: usa la referencia completa.

Al elegir el resultado vas a:

Con el asistente

Puedes escribirlo o dictarlo. El asistente entiende «T0003», «te cero cero cero tres», «tarea 3», «fase dos», «proyecto 26-1», «task three», «Aufgabe drei» o «tâche trois» y lo convierte al código real. Si lo escribes sin proyecto, lo busca en el proyecto abierto en pantalla; sin proyecto en pantalla, lo busca en todos tus proyectos y, si existe en varios, te pregunta de cuál hablas. Si no lo encuentra te lo dice con el código que entendió.

Permisos: un código no da acceso a nada

Resolver un código aplica las mismas reglas de lectura que el resto de la aplicación:

• Proyecto, fases, gastos, riesgos, solicitudes de cambio, contactos, actas, comunicaciones y documentos: hace falta ver el proyecto completo (PM propietario, miembro del equipo con nivel Director/PM/Team Leader, o CEO).
• Tareas e incidencias: las que puedes ver (un Consultor/Programador, solo las asignadas a él).
• Imputaciones: las de una tarea o incidencia que puedes ver.

Un código de otra organización, de un proyecto sin acceso o que no existe da exactamente el mismo resultado (ninguno): no se revela si existe.

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