Gastos
Un gasto es un coste del proyecto que no son horas de trabajo: un viaje, una licencia, un alquiler, material… Cada gasto lleva un importe previsto (lo que esperas gastar) y, cuando se conoce, un importe real. La diferencia entre ambos es la desviación. Un gasto pertenece siempre a un proyecto y, opcionalmente, a una fase o a una tarea concreta.
Crear, editar y borrar gastos es del PM propietario. Pueden verlos el PM propietario y quien tiene visibilidad total del proyecto (Director, PM o Team Leader miembro del equipo, y los miembros «toda la organización», como un CEO). Un Consultor/Programador nunca ve gastos, ni siquiera los de su propia tarea.
Hay dos puertas de entrada al mismo dato: la pestaña Gastos del proyecto y la pestaña Gastos de una tarea.
Gastos del proyecto
En el proyecto, la pestaña Gastos (n) lista todos sus gastos, del más reciente al más antiguo. Vacía: «Este proyecto todavía no tiene gastos registrados.»
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Concepto | Código del gasto (G0001) y su descripción. |
| Tipo | Tipo de gasto del catálogo. |
| Fase/Tarea | La tarea si la hay; si no, la fase; si no, «—». |
| Importe previsto | Con el formato de su divisa. |
| Importe real | Con el formato de su divisa, o «—» si no hay. Debajo, la desviación. |
Desviación
Es importe real − importe previsto, calculada en un único sitio. Solo aparece si hay importe real (sin él no hay nada que comparar; no se asume 0). Si es positiva (se gastó más de lo previsto) sale con «+» y en rojo; si es cero o negativa, en gris. Ejemplo: previsto 1.200,00 €, real 1.350,00 € → «+150,00 €» en rojo.
Registrar un gasto
Solo el PM propietario del proyecto.
- En la pestaña Gastos pulsa Crear gasto.
- Rellena el diálogo Registrar gasto y pulsa Registrar gasto.
| Campo | Significado y validación |
|---|---|
| Concepto | Obligatorio: «El concepto es obligatorio.» |
| Tipo de gasto | Obligatorio: «El tipo de gasto es obligatorio.» Lista del catálogo de la organización (Maestros y catálogos). |
| Divisa | Por defecto, la del proyecto; puedes elegir otra del catálogo. Cada gasto guarda la suya. |
| Importe previsto | Obligatorio, ≥ 0, hasta dos decimales: «El importe previsto es obligatorio.» / «El importe previsto debe ser un número igual o mayor que 0.» |
| Importe real (opcional) | ≥ 0 o vacío. Vacío es «sin importe real todavía», distinto de 0. «El importe real debe ser un número igual o mayor que 0.» |
| Fase (opcional) | «Sin vincular a una fase» o cualquier fase o subfase del proyecto (las subfases salen con «— »). |
| Tarea (opcional) | «Sin vincular a una tarea» o una tarea del proyecto, agrupadas por fase. |
Fase y tarea van ligadas. Al elegir una tarea, el desplegable de fase se bloquea y se fija a la fase de esa tarea; al volver a «Sin vincular a una tarea», se libera. El servidor lo impone siempre: si hay tarea, la fase guardada es la de la tarea. Un gasto sin fase ni tarea es un gasto general del proyecto.
Editar y borrar un gasto
Solo el PM propietario. Los demás ven la tabla sin los botones.
- Editar abre Editar gasto con los mismos campos ya rellenados. Con él registras el importe real cuando llega la factura, o lo corriges. Si vacías el importe real, vuelve a «sin importe real». No se puede dejar el previsto vacío.
- Borrar pide «¿Seguro que quieres borrar este gasto?» y elimina el gasto de forma definitiva. No arrastra nada más.
- Si borras una tarea o una fase, sus gastos no se borran: quedan en el proyecto sin esa vinculación.
- El tipo de gasto y la divisa solo pueden ser valores existentes de tu organización («El tipo de gasto indicado no existe.», «La divisa indicada no existe.»).
Gastos de una tarea
La pestaña Gastos de la ficha de una tarea muestra solo los gastos vinculados a ella, con la línea «Fase: …» (informativa: la fase es siempre la de la tarea).
El diálogo Registrar gasto de esta tarea es el mismo sin los selectores de fase y tarea (van fijos). La tabla no tiene la columna de fase/tarea. Editar y borrar funcionan igual, y editar nunca cambia la tarea del gasto. Sin gastos: «Esta tarea todavía no tiene gastos registrados.»
La pestaña solo aparece a quien tiene visibilidad total del proyecto; si alguien llega por la dirección sin ese permiso ve «No tienes acceso a este proyecto.»
Totales y formato de importes
- En la ficha de la tarea, la tarjeta Gastos (previsto/real) suma los gastos de la tarea: «1.800,00 € / 1.950,00 €». Solo se muestra si hay gastos. En el resumen del proyecto, la tarjeta Gastos hace lo mismo con todos los gastos del proyecto. Y en la tabla de tareas de las fases aparece «Gastos: …».
- El total real suma los gastos que ya tienen importe real (no espera a tenerlos todos). Si ninguno lo tiene, solo se muestra el previsto.
- El real del total se colorea: rojo si supera al previsto, verde si está en o por debajo.
- Cada importe se formatea con su divisa y el idioma de la interfaz (separadores y posición del símbolo): en español 1.234,50 €; en inglés (británico) €1,234.50. La divisa no se convierte nunca.
Quién puede qué
| Acción | PM propietario | Director / Team Leader (no propietario) | CEO (toda la organización) | Consultor/Programador |
|---|---|---|---|---|
| Ver gastos (pestañas y totales) | Sí | Sí | Sí | No |
| Crear, editar, borrar | Sí | No | No | No |
Temas relacionados
- Tareas
- Maestros y catálogos (tipos de gasto y divisas)
- Resumen del proyecto
- Crear un proyecto (divisa del proyecto)
Actualizado el 2026-10-08