Ausgaben

Eine Ausgabe ist ein Projektkostenposten, der keine Arbeitsstunden sind: eine Reise, eine Lizenz, eine Miete, Material … Jede Ausgabe hat einen geplanten Betrag (was Sie auszugeben erwarten) und, sobald er bekannt ist, einen tatsächlichen Betrag. Der Unterschied zwischen beiden ist die Abweichung. Eine Ausgabe gehört immer zu einem Projekt und optional zu einer bestimmten Phase oder Aufgabe.

PM des ProjektsStufe 1-2

Ausgaben anlegen, bearbeiten und löschen darf der PM als Eigentümer. Sehen können sie der PM als Eigentümer und alle mit vollständiger Sicht auf das Projekt (Director, PM oder Team Leader als Teammitglied sowie Mitglieder der „gesamten Organisation“, etwa ein CEO). Ein Berater/Entwickler sieht Ausgaben nie, auch nicht die seiner eigenen Aufgabe.

Es gibt zwei Zugänge zu denselben Daten: den Tab Ausgaben des Projekts und den Tab Ausgaben einer Aufgabe.

Ausgaben des Projekts

Im Projekt listet der Tab Ausgaben (n) alle Ausgaben auf, von der neuesten zur ältesten. Wenn er leer ist: „Für dieses Projekt sind noch keine Ausgaben erfasst.“

Tabelle der Ausgaben eines Projekts mit geplant, tatsächlich und Abweichung

Spalte	Inhalt
Posten	Code der Ausgabe (`G0001`) und ihre Beschreibung.
Typ	Ausgabenart aus dem Katalog.
Phase/Aufgabe	Die Aufgabe, falls vorhanden; sonst die Phase; sonst „—“.
Geplanter Betrag	Im Format ihrer Währung.
Tatsächlicher Betrag	Im Format ihrer Währung oder „—“, falls keiner vorhanden ist. Darunter die Abweichung.

Abweichung

Sie ist tatsächlicher Betrag − geplanter Betrag und wird an einer einzigen Stelle berechnet. Sie erscheint nur, wenn es einen tatsächlichen Betrag gibt (ohne ihn gibt es nichts zu vergleichen; es wird nicht 0 angenommen). Ist sie positiv (es wurde mehr ausgegeben als geplant), steht sie mit „+“ und in Rot; ist sie null oder negativ, in Grau. Beispiel: geplant 1.200,00 €, tatsächlich 1.350,00 € → „+150,00 €“ in Rot.

Eine Ausgabe erfassen

PM des Projekts

Nur der PM des Projekts als Eigentümer.

Klicken Sie im Tab Ausgaben auf Ausgabe anlegen.
Füllen Sie den Dialog Ausgabe erfassen aus und klicken Sie auf Ausgabe erfassen.

Dialog zum Erfassen einer Ausgabe mit allen Feldern

Feld	Bedeutung und Prüfung
Posten	Pflichtfeld: „Die Bezeichnung ist erforderlich.“
Ausgabenart	Pflichtfeld: „Die Ausgabenart ist erforderlich.“ Liste aus dem Katalog der Organisation (Stammdaten und Kataloge).
Währung	Standardmäßig die des Projekts; Sie können eine andere aus dem Katalog wählen. Jede Ausgabe speichert ihre eigene.
Geplanter Betrag	Pflichtfeld, ≥ 0, bis zu zwei Dezimalstellen: „Der geplante Betrag ist erforderlich.“ / „Der geplante Betrag muss eine Zahl größer oder gleich 0 sein.“
Tatsächlicher Betrag (optional)	≥ 0 oder leer. Leer bedeutet „noch kein tatsächlicher Betrag“, was etwas anderes ist als 0. „Der tatsächliche Betrag muss eine Zahl größer oder gleich 0 sein.“
Phase (optional)	„Keiner Phase zugeordnet“ oder eine beliebige Phase oder Unterphase des Projekts (Unterphasen erscheinen mit „— “).
Aufgabe (optional)	„Keiner Aufgabe zugeordnet“ oder eine Aufgabe des Projekts, nach Phase gruppiert.

Phase und Aufgabe sind miteinander verknüpft. Wenn Sie eine Aufgabe wählen, wird die Phasenauswahl gesperrt und auf die Phase dieser Aufgabe festgelegt; kehren Sie zu „Keiner Aufgabe zugeordnet“ zurück, wird sie wieder freigegeben. Der Server erzwingt das immer: Gibt es eine Aufgabe, ist die gespeicherte Phase die der Aufgabe. Eine Ausgabe ohne Phase und Aufgabe ist eine allgemeine Projektausgabe.

Eine Ausgabe bearbeiten und löschen

PM des Projekts

Nur der PM als Eigentümer. Alle anderen sehen die Tabelle ohne die Schaltflächen.

Bearbeiten öffnet Ausgabe bearbeiten mit denselben, bereits ausgefüllten Feldern. Damit erfassen Sie den tatsächlichen Betrag, wenn die Rechnung eintrifft, oder korrigieren ihn. Wenn Sie den tatsächlichen Betrag leeren, kehrt er zu „kein tatsächlicher Betrag“ zurück. Der geplante Betrag darf nicht leer bleiben.
Löschen fragt „Möchten Sie diese Ausgabe wirklich löschen?“ und entfernt die Ausgabe endgültig. Es zieht nichts anderes nach sich.
Wenn Sie eine Aufgabe oder eine Phase löschen, werden ihre Ausgaben nicht gelöscht: Sie bleiben im Projekt ohne diese Verknüpfung.
Ausgabenart und Währung können nur vorhandene Werte Ihrer Organisation sein („Die angegebene Ausgabenart existiert nicht.“, „Die angegebene Währung existiert nicht.“).

Ausgaben einer Aufgabe

Der Tab Ausgaben auf der Seite einer Aufgabe zeigt nur die mit ihr verknüpften Ausgaben, mit der Zeile „Phase: …“ (zur Information: Die Phase ist immer die der Aufgabe).

Tab Ausgaben einer Aufgabe

Der Dialog Ausgabe für diese Aufgabe erfassen ist derselbe ohne die Auswahlfelder für Phase und Aufgabe (sie sind festgelegt). Die Tabelle hat keine Spalte Phase/Aufgabe. Bearbeiten und Löschen funktionieren genauso, und das Bearbeiten ändert nie die Aufgabe der Ausgabe. Ohne Ausgaben: „Für diese Aufgabe sind noch keine Ausgaben erfasst.“

Der Tab erscheint nur für Personen mit vollständiger Sicht auf das Projekt; wer ohne diese Berechtigung über die Adresse dorthin gelangt, sieht „Sie haben keinen Zugriff auf dieses Projekt.“

Summen und Betragsformat

Auf der Seite der Aufgabe summiert die Karte Ausgaben (geplant/tatsächlich) die Ausgaben der Aufgabe: „1.800,00 € / 1.950,00 €“. Sie wird nur angezeigt, wenn es Ausgaben gibt. In der Projektübersicht macht die Karte Ausgaben dasselbe mit allen Ausgaben des Projekts. Und in der Aufgabentabelle der Phasen erscheint „Ausgaben: …“.
Die tatsächliche Summe addiert die Ausgaben, die bereits einen tatsächlichen Betrag haben (sie wartet nicht, bis alle einen haben). Hat keine einen, wird nur der geplante Betrag angezeigt.
Der tatsächliche Teil der Summe wird eingefärbt: rot, wenn er den geplanten übersteigt, grün, wenn er ihm entspricht oder darunter liegt.
Jeder Betrag wird mit seiner Währung und der Sprache der Oberfläche formatiert (Trennzeichen und Position des Symbols): auf Deutsch 1.234,50 €; auf Englisch (britisch) €1,234.50. Die Währung wird nie umgerechnet.

Wer was darf

Aktion	PM (Eigentümer)	Director / Team Leader (nicht Eigentümer)	CEO (gesamte Organisation)	Berater/Entwickler
Ausgaben sehen (Tabs und Summen)	Ja	Ja	Ja	Nein
Anlegen, bearbeiten, löschen	Ja	Nein	Nein	Nein