Formulierungen, die funktionieren

Schreiben Sie so, wie Sie mit einem Kollegen sprechen würden: Der Assistent versteht natürliche Sprache, eine besondere Syntax ist nicht nötig. Diese Formulierungen wurden anhand der Werkzeuge geprüft, die er heute hat. Die Namen (Projekte, Aufgaben, Personen) sind Beispiele; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

PMBerater/Entwickler

Die Spalte Wer zeigt, wer die Anfrage erfolgreich stellen kann. „Alle“ = PM und Berater/Entwickler, immer im Rahmen dessen, was ihre Rolle sieht. „PM“ = der PM, der das Projekt verantwortet. Wenn Sie keine Berechtigung haben, erklärt Ihnen der Assistent das und legt nichts an. Jeder Schreibvorgang (anlegen, ändern, löschen) läuft, wo es zutrifft, über eine Bestätigungskarte oder einen Stapel.

Tipps, damit es klappt

Öffnen Sie vorher die passende Ansicht (die Aufgabe, das Projekt): Dann werden „diese Aufgabe“, „dieses Projekt“ oder „diese Phase“ eindeutig aufgelöst (Ansichtskontext).
Verwenden Sie den Kurzcode, wenn Sie ihn kennen: „die T0003“, „die Ausgabe G0002“, „die F002 des Projekts P02600001“. Getippt oder diktiert, in jeder Sprache (Kurzcodes).
Nennen Sie die Pflichtangaben: Fehlt eine (zum Beispiel, was Sie in bestimmten Stunden gemacht haben, oder die Art einer Ausgabe), fragt der Assistent nach. Gibt es mehrere Treffer, zeigt er Ihnen die Optionen und fragt, welche gemeint ist.
Eine Sache pro Nachricht, oder mehrere im Stapel: Sie bitten um mehrere Schreibvorgänge auf einmal, und der Assistent fasst sie auf einer einzigen Karte zusammen.
Relative Datumsangaben („gestern“, „am Freitag“, „am 30. Oktober“) werden mit Ihrem lokalen Datum und Ihrer Zeitzone aufgelöst.

Abfragen

Formulierung	Was er tut	Wer
„Welche Projekte habe ich?“	Listet die Projekte auf, auf die Sie Zugriff haben, und zeigt, ob Sie sie ganz oder nur Ihre Aufgaben sehen.	Alle
„Welche Aufgaben sind mir in Retail ERP rollout zugewiesen?“	Sucht Ihre zugewiesenen Aufgaben in diesem Projekt (höchstens 10 Ergebnisse).	Alle
„Suche die Aufgabe für den Datenimport“	Sucht nach den Wörtern im Titel, unabhängig von Akzenten und Groß-/Kleinschreibung, und zeigt die Kandidaten mit Projekt und Phase.	Alle
„Welche offenen Probleme hat Customer portal?“	Listet die nicht geschlossenen Probleme mit Schweregrad, Priorität, Status und Erkennungsdatum auf. Mit „einschließlich der geschlossenen“ auch die geschlossenen.	Alle (je nach Sichtbarkeit)
„Wie viele Stunden habe ich diese Woche erfasst?“	Summiert Ihre erfassten Stunden (Aufgaben und Probleme) von Montag bis Sonntag der laufenden Woche.	Alle
„Wie viele Stunden habe ich gestern erfasst?“	Dasselbe für den gewünschten Zeitraum.	Alle
„Fasse den Fortschritt dieses Projekts zusammen“	Zusammenfassung mit Status, Fortschritt in %, geschätzten und erfassten Stunden, Budget und Fortschritt der Hauptphasen.	Wer das ganze Projekt sieht
„Wie viel haben wir in diesem Projekt ausgegeben im Vergleich zur Planung?“	Geplante und tatsächliche Summe je Währung (verschiedene Währungen werden nie addiert) und Anzahl der Ausgaben.	Wer das ganze Projekt sieht
„Was ist die T0003?“ / „Such mir die Aufgabe 3“	Findet den Eintrag über seinen Kurzcode (auch wenn Sie ihn diktieren: „Te null null null drei“).	Alle

Zu einer Ansicht gehen

Der Assistent bringt Sie zu einer Ansicht, auf die Sie bereits Zugriff haben. Er erfindet nie Adressen. Er fragt nicht nach Bestätigung.

Formulierung	Was er tut	Wer
„Bring mich zu Meine Arbeit“	Öffnet Meine Arbeit (auch „meine Probleme“, „meine Zeiteinträge“, „mein Aufgaben-Board“).	Alle
„Öffne die Risiken dieses Projekts“	Öffnet diesen Bereich des Projekts (Planung, Team, Probleme, Änderungsanträge, Kontakte, Kommunikation, Dokumente, Protokolle, Ausgaben oder die Kanban-Boards).	Je nach Zugriff auf den Bereich
„Öffne das Problem-Board von Customer portal“	Öffnet das Kanban-Board der Probleme dieses Projekts.	Wer das ganze Projekt sieht
„Öffne die Zeiteinträge dieser Aufgabe“	Öffnet den Tab Zeiteinträge der Aufgabe (oder ihre Zuweisungen, Ausgaben oder Details).	Wer die Aufgabe sieht
„Bring mich zu Berichte“ / „Öffne Abfragen“	Öffnet diese Bereiche.	PM und Mitglieder „gesamte Organisation“
„Öffne die Projektliste“	Öffnet Projekte.	PM
„Bring mich zu den Assistenten-Einstellungen“	Öffnet Einstellungen → Assistent.	Alle

Zeit erfassen

Stunden werden auf Aufgaben erfasst (nicht auf Probleme), mit denselben Berechtigungen wie im Formular: der PM, der das Projekt verantwortet, oder die der Aufgabe zugewiesene Person. Sie brauchen immer eine Beschreibung dessen, was Sie getan haben; fehlt sie, fragt der Assistent danach. Bestätigungskarte je nach Ihrer Einstellung.

Formulierung	Was er tut	Wer
„Erfasse 2 h Review für diese Aufgabe“	Schlägt vor, heute 2 h auf der geöffneten Aufgabe zu erfassen, mit „Review“ als Beschreibung.	Alle (auf ihren Aufgaben)
„Gestern war ich 1 h 30 min bei Prepare data import: Besprechung mit dem Kunden“	Schlägt 1 h 30 min mit dem gestrigen Datum vor.	Alle (auf ihren Aufgaben)
„Heute war ich 3 Stunden an der Migration und 1 in der Besprechung“	Schlägt einen Stapel mit zwei Zeiteinträgen vor (jeden markieren, bearbeiten oder abwählen).	Alle (auf ihren Aufgaben)
„Erfasse 4 h für Marcus Reyes auf Run user acceptance tests am Montag: Tests“	Erfasst im Namen einer anderen Person des Projektteams (mit oder ohne Konto).	verantwortlicher PM
„Korrigiere den Zeiteintrag von gestern auf 2 h“	Sucht Ihre Zeiteinträge dieses Tages und schlägt die Änderung als „vorher → nachher“ vor. Er kann Stunden, Minuten, Datum oder Beschreibung ändern, nicht aber, wem er gehört.	Wer ihn erfasst hat, oder der verantwortliche PM
„Lösche den Zeiteintrag H0004“	Schlägt die Löschung vor; sie lässt sich 10 Minuten lang rückgängig machen.	Wer ihn erfasst hat, oder der verantwortliche PM

Wenn Sie die Erinnerung „Am Dienstag haben Sie keine Zeit erfasst.“ erhalten, schreibt Jetzt Zeit erfassen den Anfang „Am Dienstag habe ich an “ vor, den Sie vervollständigen (Panel).

Einträge anlegen

Nur der PM, der das Projekt verantwortet, kann Aufgaben, Ausgaben, Risiken, Änderungsanträge, Kontakte, Phasen und Protokolle anlegen. Probleme kann zusätzlich ein Teammitglied der Stufe 1–2 anlegen.

Formulierung	Was er tut	Wer
„Lege in dieser Phase eine Aufgabe ‚Key-User-Schulung‘ an“	Schlägt die Aufgabe in der geöffneten Phase vor, standardmäßig mit dem ersten Status des Projekts und mittlerer Priorität.	PM
„Lege eine Aufgabe ‚Testumgebung vorbereiten‘ an, hohe Priorität, 16 Stunden, bis zum 30. Oktober“	Dasselbe, mit Priorität, geschätzten Stunden und Fälligkeitsdatum.	PM
„Lege eine Ausgabe von 150 € für Lizenzen zu dieser Aufgabe an“	Schlägt die Ausgabe in der Währung des Projekts vor; nennen Sie die Ausgabenart nicht, zeigt er Ihnen die aktiven Arten und fragt nach.	PM
„Lege ein Problem an: Der Abstimmungsbericht geht nicht auf, hoher Schweregrad“	Schlägt das Problem vor (Erkennung: heute; Anfangsstatus: der Standard der Organisation).	PM und Stufe 1–2
„Erfasse ein Risiko: Verzögerung bei der Datenlieferung des Kunden, hohe Wahrscheinlichkeit, mittlere Auswirkung“	Schlägt das Risiko mit dem Status „Identifiziert“ vor. Er warnt, wenn in den letzten 14 Tagen ein ähnliches angelegt wurde.	PM
„Erfasse einen Änderungsantrag: Margenbericht pro Filiale, beantragt von Hartmann Retail, etwa 20 h“	Lässt ihn mit dem geschätzten Aufwand zur Entscheidung offen.	PM
„Füge einen Kundenkontakt hinzu: Sofía Lang, sofia.lang@example.com, Einkaufsleiterin“	Braucht eine echte E-Mail-Adresse: Nennen Sie keine, fragt er nach und erfindet nie eine.	PM
„Lege die Phase Schulung mit drei Aufgaben an: Material vorbereiten, Sitzungen und Auswertung“	Ein Stapel: die neue Phase und ihre drei Aufgaben (wählen Sie die Phase ab, werden auch die Aufgaben abgewählt).	PM
„Lege eine Unterphase ‚Bestandsmigration‘ innerhalb der Phase Einführung an“	Schlägt eine Unterphase vor.	PM
„Erfasse das heutige Protokoll: Folgemeeting, wir haben vereinbart, dass Priya die Preise vor Freitag prüft“	Schlägt das Protokoll mit seiner Vereinbarung vor, die eine Folgeaufgabe erzeugt (die Phase muss angegeben werden).	PM

Einträge ändern

Änderungen fragen immer nach Bestätigung, und die Karte zeigt „vorher → nachher“. Ändert jemand den Eintrag inzwischen, wird die Änderung abgelehnt.

Formulierung	Was er tut	Wer
„Setze die T0003 auf In Bearbeitung“	Fragt die Status des Projekts ab und schlägt die Statusänderung vor.	PM; Berater, wenn zugewiesen
„Setze diese Aufgabe auf 80 % Fortschritt“	Ändert den Fortschritt in %.	PM; Berater, wenn zugewiesen
„Markiere diese Aufgabe als abgeschlossen“	Setzt sie auf abgeschlossen.	PM; Berater, wenn zugewiesen
„Verschiebe das Fälligkeitsdatum dieser Aufgabe auf den 15. November“	Ändert Beginn- oder Enddatum.	PM (der Berater ändert nur Status, Fortschritt in % und abgeschlossen)
„Setze die Priorität des Problems I0002 auf kritisch“	Ändert Status, Schweregrad, Priorität, Titel oder geschätzte Stunden eines Problems.	PM
„Genehmige den Änderungsantrag S0002“	Setzt seinen Status auf genehmigt (oder abgelehnt); ebenso Titel, Aufwand, Kosten oder Verzögerung.	PM
„Setze das Risiko R0001 auf gemindert“	Ändert Status, Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Priorität oder Notfallplan.	PM
„Ändere den tatsächlichen Betrag der Ausgabe G0003 auf 180 €“	Sucht die Ausgabe und schlägt die Änderung vor.	PM
„Weise Priya Nair dieser Aufgabe zu“	Schlägt die Zuweisung vor (sie muss im Projektteam sein).	PM
„Entferne Priya Nair von der T0003“	Schlägt vor, die Zuweisung zu entfernen.	PM

Löschen

Löschen fragt immer nach Bestätigung. Die Karte sagt, was sonst noch gelöscht wird und ob es sich rückgängig machen lässt; wenn nicht, müssen Sie zweimal bestätigen.

Formulierung	Was er tut	Wer
„Lösche die Ausgabe G0003“	Lässt sich 10 Minuten lang rückgängig machen.	PM
„Lösche die Aufgabe T0007“	Löscht auch ihre Zeiteinträge und Zuweisungen. Lässt sich nicht rückgängig machen.	PM

Status, Prognose und Berichte

Details unter Status, Prognose, Portfolio, Kundenbericht und Besprechungen.

Formulierung	Was er tut	Wer
„Wie läuft dieses Projekt?“	Statusübersicht: Fortschritt, Stunden, Probleme, Verzögerungen, Risiken und Prognose.	Wer das ganze Projekt sieht
„Wann sind wir bei diesem Tempo fertig?“	Voraussichtliches Datum mit Erklärung und Grenzen, oder der Grund, warum sich nichts schätzen lässt.	Wer das ganze Projekt sieht
„Welche Projekte laufen am schlechtesten?“	Portfolio mit Ampel und Gründen, vom schlechtesten zum besten.	PM; Mitglieder „gesamte Organisation“
„Bereite den Statusbericht für den Kunden vor“	E-Mail-Entwurf zum Kopieren; er wird nicht versendet. Mit „für die letzten 30 Tage“ oder „auf Englisch“ passen Sie Zeitraum und Sprache an.	Wer das ganze Projekt sieht
„Bereite das Folgemeeting mit dem Kunden vor“	Dokument mit offenen Vereinbarungen, Entscheidungen, Risiken und nächsten Schritten.	Wer das ganze Projekt sieht

Mit eingefügtem Text

Fügen Sie den Text in das Panel ein (mehr als 400 Zeichen oder 4 Zeilen) und schreiben Sie zum Beispiel: „Mach aus diesen Notizen ein Protokoll für Retail ERP rollout, mit den Risiken und den Aufgaben“ oder „Schlage mit diesen Anforderungen die Phasen und Aufgaben mit geschätzten Stunden vor“. Es entsteht immer ein Stapel, den Sie prüfen, bevor etwas angelegt wird. Details unter Eingefügter Text.

Was der Assistent heute nicht kann

E-Mails oder Nachrichten senden, Dokumente hochladen oder lesen, Kommunikation erfassen.
Zeit auf Probleme erfassen oder bereits angelegte Phasen, Kontakte oder Protokolle ändern (anlegen und löschen kann er sie).
Projekte löschen, ein bestehendes Projekt bearbeiten, Personen, Einladungen, Rollen oder Stammdaten verwalten und Ihre Einstellungen ändern.
Rückgängig machen: Das tun Sie selbst mit der Schaltfläche Rückgängig auf der Karte, 10 Minuten lang.
Für Sie bestätigen. Sagt er Ihnen, etwas „sei erledigt“, prüfen Sie, ob die Karte den Status „Erledigt“ zeigt.