Kontakte

Der Reiter Kontakte eines Projekts ist das Adressbuch der Personen, mit denen Sie in diesem Projekt zu tun haben: Menschen aus dem Kundenumfeld (ein Sponsor, die Leitung des Einkaufs …) und interne Personen (Ihr eigenes Team oder Dritte wie ein Lieferant). Jeder Kontakt gehört zu genau einem Projekt und ist das Element, mit dem Kommunikation verknüpft wird.

Ein Kontakt ist keine Person der Organisation und kein Teammitglied: Er meldet sich nicht an, erhält keine Aufgaben und erfasst keine Stunden. Dafür gibt es Personen und das Projektteam.

Die Tabelle

Jede Zeile zeigt:

1. Name, davor den Kurzcode des Kontakts (zum Beispiel C0003), im Projekt eindeutig, der sich nie ändert und nie wiederverwendet wird.
2. Seite: Kunde, Intern oder Nicht bestätigt (siehe unten).
3. Rolle: Freitext; „—“, wenn leer.
4. E-Mail und Telefon („—“, wenn nichts vorhanden ist).

Die jüngsten stehen oben. Hat das Projekt noch keine, sehen Sie „Für dieses Projekt sind noch keine Kontakte erfasst.“. Die Zahl der Kontakte erscheint auch auf dem Reiter und in der Projektübersicht.

Kontakt anlegen

Klicken Sie auf Kontakt anlegen und füllen Sie den Dialog aus:

Fehlt etwas, zeigt der Dialog den Fehler unter dem Formular: „Der Name ist erforderlich.“, „Die Seite (Kunde/intern) ist erforderlich.“ oder „Die E-Mail-Adresse ist erforderlich.“.

„Key-User“ und andere Rollen

PjMan unterscheidet Kontakttypen nur nach der Seite: Ein „Key-User“, ein Sponsor oder ein Techniker des Kunden sind einfach Kontakte auf der Seite Kunde mit der Rolle, die Sie eintragen. Verwenden Sie eine einheitliche Rolle (zum Beispiel „Key-User Einkauf“), damit Sie sie in der Tabelle auf einen Blick finden.

Kontakte mit „Nicht bestätigt“

Wenn Sie eine E-Mail importieren, legt PjMan automatisch für jeden Absender und Empfänger, dessen E-Mail-Adresse im Projekt noch nicht erfasst ist, einen Kontakt an. Da PjMan nicht wissen kann, ob er zum Kunden gehört oder intern ist, erhalten diese Kontakte die Seite Nicht bestätigt und eine leere Rolle: Es wird nie ein Wert erfunden.

Um sie zu bestätigen, klicken Sie in ihrer Zeile auf Bearbeiten, wählen die Seite (die Auswahl zeigt „Seite auswählen...“ und lässt das Speichern ohne Auswahl nicht zu) und tragen, wenn Sie möchten, die Rolle ein.

Kontakt bearbeiten

Bearbeiten öffnet den Dialog Kontakt bearbeiten mit denselben Feldern wie beim Anlegen, gefüllt mit den aktuellen Werten. Es gelten dieselben Prüfungen: Name, Seite und E-Mail-Adresse dürfen nicht leer bleiben. Die Rolle darf geleert werden, das Telefon ebenfalls (es erscheint „—“). Gespeichert wird mit Änderungen speichern.

Eine Änderung von Name, E-Mail-Adresse oder Seite eines Kontakts wirkt sich auf alle seine Kommunikationen aus, denn sie sind mit dem Kontakt verknüpft, nicht kopiert.

Kontakt löschen

Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie. Der Hinweis sagt es deutlich: „Möchten Sie diesen Kontakt wirklich löschen? Die erfassten Kommunikationen werden ebenfalls gelöscht.“.

Das ist wörtlich gemeint: Beim Löschen eines Kontakts werden alle mit ihm erfassten Kommunikationen gelöscht, ohne Möglichkeit zur Wiederherstellung (manuell erfasste oder importierte, mit ihrem Verlauf, ihrem Status und den Vorschlägen des Assistenten). Der Hinweis nennt nicht, wie viele es sind. Prüfen Sie vor dem Löschen unter Kommunikation, was mit diesem Kontakt verknüpft ist.

Das Löschen des gesamten Projekts löscht auch alle seine Kontakte und Kommunikationen.

Wer darf was

Versucht jemand ohne Berechtigung, den Reiter zu öffnen, sieht er „Sie haben keinen Zugriff auf dieses Projekt.“ oder „Projekt nicht gefunden.“.

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