Status, Prognose, Portfolio, Kundenbericht und Besprechungen

Neben dem Anlegen und Ändern von Datensätzen kann der Assistent ein ganzes Projekt lesen und zusammenfassen. Die Zahlen, die er nennt, berechnet nicht das Modell: PjMan berechnet sie auf dem Server nach denselben Regeln wie der Rest der Anwendung, und der Assistent gibt sie wieder. Alle diese Anfragen sind nur lesend: Sie verlangen nie eine Bestätigung und ändern nichts.

Projektstatus: „Wie läuft dieses Projekt?“

Fragen Sie bei geöffnetem Projekt oder mit Namensnennung. Der Assistent fragt ab und fasst das Wichtigste zuerst zusammen. Folgende Daten stehen zur Verfügung:

• Aktueller Fortschritt und seine Veränderung in den letzten 7 und 28 Tagen (sofern ein Verlauf vorliegt).
• Stunden: geschätzt, erfasst, Abweichung, Budget, Prozent des verbrauchten Budgets und der Verbrauchsindex (verbrauchte Stunden im Verhältnis zu den geschätzten, verglichen mit dem Fortschritt: über 1 bedeutet, dass mehr verbraucht wird, als vorangeht).
• Ausgaben nach Währung (geplant, tatsächlich, Abweichung). Verschiedene Währungen werden nie addiert.
• Offene Probleme nach Schweregrad und die ältesten, mit den Tagen, die sie offen sind.
• Überfällige Aufgaben (mit den Tagen der Verspätung) und blockierte.
• Offene Risiken (identifiziert oder in Beobachtung), geordnet nach Wahrscheinlichkeit × Auswirkung.
• Nächste Meilensteine der kommenden 30 Tage: Phasenende und Liefergegenstände.
• Ausstehende Änderungsanträge (mit den Tagen, die sie bereits ausstehen) und die letzte Besprechung mit ihren offenen Vereinbarungen.
• Prognose des Endtermins (siehe unten).

Lange Listen werden auf die 5 relevantesten Einträge jeder Art begrenzt.

Prognose des Endtermins: „Wann sind wir in diesem Tempo fertig?“

Sie schätzt den Endtermin anhand des jüngsten Fortschrittstempos, auf Grundlage täglicher Momentaufnahmen des Fortschritts in Prozent. Die Antwort erklärt immer, worauf sie beruht:

• Das prognostizierte Datum und die Differenz zum geplanten Endtermin (Wochen früher oder später; hat das Projekt keinen geplanten Termin, sagt sie das).
• Das Tempo der letzten Wochen (Fortschrittspunkte pro Woche) und, wenn genügend Verlauf vorliegt, das Tempo der letzten 2 Wochen zum Vergleich.
• Ihre Grenzen: Sie setzt voraus, dass das Tempo gleich bleibt; zusätzliche Aufgaben senken den Fortschritt in Prozent und verschlechtern die Prognose; der Fortschritt ist der nach geschätzten Stunden gewichtete Prozentwert, den die Beteiligten bei ihren Aufgaben eintragen.

Lässt sich nichts schätzen, nennt der Assistent den Grund, statt ein Datum zu erfinden:

Portfolio: „Welche Projekte stehen am schlechtesten?“

Es listet Ihre Projekte auf (die des PM; alle der Organisation bei vollständiger Sicht), ohne geschlossene, vom schlechtesten zum besten geordnet, mit einer Ampel nach festen Regeln und deren Gründen. Standardmäßig zeigt es 10 Projekte (zwischen 5 und 15, wenn Sie danach fragen, „die 15 schlechtesten“).

Die Gründe erscheinen neben jedem Projekt (zum Beispiel „2 von 9 aktiven Aufgaben überfällig“). Dieselben Daten auf dem Bildschirm finden Sie unter Berichte.

Statusbericht für den Kunden

„Bereite den Statusbericht für den Kunden vor“ (Sie können den Zeitraum ergänzen: „der letzten 30 Tage“; von 7 bis 31 Tage, standardmäßig 14; und die Sprache: „auf Spanisch“). Der Assistent sammelt die Daten und verfasst einen E-Mail-Entwurf, der auf einer Karte Bericht für den Kunden mit dem Label Entwurf, dem Betreff: und dem Text erscheint, in professionellem, freundlichem Ton. Der übliche Aufbau: Anrede (an den Kundenkontakt, falls vorhanden), Zusammenfassung in 2-3 Sätzen, Fortschritt, im Zeitraum Erledigtes, nächste Schritte, Aufmerksamkeitspunkte (Blockaden und Verzögerungen), „Was wir von Ihnen brauchen“ nur bei offenen Vereinbarungen, offene Risiken und Probleme, verbrauchte Stunden im Verhältnis zum Budget (sofern es ein Budget gibt) und Grußformel.

Welche Daten er verwendet. Nur eine geschlossene Liste von Feldern: Fortschritt, im Zeitraum abgeschlossene Aufgaben (mit der Einschränkung, dass das Datum der letzten Änderung herangezogen wird, weil es kein Abschlussdatum gibt), laufende und anstehende, Blockaden und Verzögerungen (Titel, Phase und Termine), offene Probleme (Titel und Schweregrad), offene Risiken, Änderungsanträge (Titel und Status), offene Vereinbarungen des letzten Protokolls und verbrauchte Stunden im Verhältnis zum Budget. Er verwendet nie Aufgabenbeschreibungen, Notizen aus Protokollen oder Betreffzeilen und Texte der Kommunikation. Der Assistent berichtet nur Tatsachen, die in den Daten stehen, und nennt keine Ursachen, die dort nicht vorkommen.

Interne Daten. Standardmäßig enthält der Bericht keine Kosten, Margen, Ausgaben oder internen Notizen. Unter dem Entwurf fordert die Schaltfläche Interne Daten einbeziehen den Bericht erneut an, mit diesem freigegebenen Abschnitt (Stundensätze für Verkauf und Kosten, Kosten und Marge der Stunden, Ausgaben, Projektnotizen und die Notfallpläne der Risiken). Nur diese Schaltfläche aktiviert es: Weder das Modell noch ein eingefügter Text können es. Sind sie enthalten, warnt die Karte: „Enthält interne Daten (Kosten, Margen oder Notizen): Prüfen Sie ihn vor dem Versand.“.

Kopieren, nicht senden. Die Schaltfläche Kopieren legt Betreff und Text in die Zwischenablage („Kopiert“). PjMan versendet keine E-Mails: Die Karte erinnert daran („Es wurde nichts versendet: Prüfen Sie den Text und kopieren Sie ihn, wohin Sie ihn brauchen.“). Prüfen Sie den Entwurf immer, bevor Sie ihn abschicken. Lassen Sie ihn sich vorlesen (Sprache: Diktieren und Vorlesen), erfahren Sie nur, dass er auf dem Bildschirm steht.

Eine Folgebesprechung vorbereiten

„Bereite die Folgebesprechung mit dem Kunden vor“ erzeugt eine Karte Besprechungsvorbereitung (ebenfalls als kopierbarer Entwurf) mit: Ziel, Offenes seit der letzten Besprechung, zu behandelnde Themen, zu treffende Entscheidungen, zu besprechende Risiken und Vorschlag für die nächsten Schritte. Sie entsteht aus:

• Den Vereinbarungen des letzten Protokolls, erledigt und offen (die überfälligen werden markiert).
• Den offenen Entscheidungen: ungelöste Änderungsanträge, mit der Person, die sie gestellt hat, Aufwand, geschätzter Verzögerung und Tagen, die sie ausstehen.
• Offenen Risiken und schwerwiegenden Problemen (plus der Anzahl weiterer offener).
• Blockierten und überfälligen Aufgaben sowie den anstehenden Aufgaben.
• Offener Kommunikation, wahlweise nur eines Kontakts („Bereite die Besprechung mit Sofía Lang vor“).
• Der Prognose des Endtermins.

Wollen Sie anschließend das Besprochene festhalten, fügen Sie die Notizen ein und legen Sie mit Eingefügter Text: Notizen und Anforderungen das Protokoll an.

Wer darf was

Ein PM sieht die Projekte eines anderen PM nicht: Für ihn existieren sie in diesen Antworten nicht.

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