Probleme

Ein Problem ist etwas, das im Projekt bereits eingetreten ist (ein Ausfall, eine Blockade, ein Datenfehler). Es ist eine eigene Entität, unabhängig von Aufgaben: Es hat seinen Status, seinen Schweregrad, seine Zuständigen und seine Stunden. Was passieren könnte, erfassen Sie als Risiko.

Jedes Problem gehört zu einem Projekt und, wenn Sie möchten, zu einer Phase und/oder einer Aufgabe desselben Projekts. Sein Kurzcode (zum Beispiel I0003) ist innerhalb des Projekts eindeutig und ändert sich nie.

Die Problemliste des Projekts

Im Projekt zeigt der Reiter Probleme (mit der Anzahl der Probleme in Klammern) eine Tabelle. Neben dem Titel finden Sie den Umschalter Liste | Kanban: Die Kanban-Ansicht zeigt dieselben Probleme in Statusspalten (siehe Kanban-Boards).

Hat das Projekt keine, sehen Sie: „Für dieses Projekt sind noch keine Probleme erfasst.“. Die Tabelle hat weder Filter noch Suchfeld; um Probleme mehrerer Projekte auszuwerten, nutzen Sie Abfragen oder Meine Arbeit.

Ein Problem anlegen

Es gibt zwei Wege:

1. Aus dem Projekt: Reiter Probleme → Problem anlegen.
2. Von überall: Die rote Schaltfläche Neues Problem in der Kopfzeile öffnet den Dialog Problem erfassen mit einer Auswahl Projekt (das Projekt, in dem Sie sich befinden, ist vorausgewählt, wenn Sie dort anlegen dürfen). Dürfen Sie in keinem Projekt Probleme erfassen, ist die Schaltfläche dennoch sichtbar, aber der Dialog sagt „Sie haben kein Projekt, in dem Sie ein Problem erfassen können.“. Solange Sie kein Projekt gewählt haben, sind Phase und Aufgabe deaktiviert, ebenso die Schaltfläche zum Absenden.

Wenn Sie auf Problem erfassen klicken, schließt sich der Dialog und das Problem erscheint in der Tabelle. Mögliche Fehler (rot unter dem Formular angezeigt):

Status

Die Status sind ein Katalog der Organisation, den der PM unter Problemstatus verwaltet (siehe Stammdaten und Kataloge). Werkseitig sind es Offen, In Analyse, In Lösung, Gelöst und Geschlossen. Jeder Status kann als final markiert werden: Werkseitig ist es nur Geschlossen (Gelöst nicht, weil dort meist noch der formale Abschluss aussteht).

Dass ein Status final ist, hat Folgen: Er setzt das Abschlussdatum und lässt das Problem in den Berichten als geschlossen zählen.

Deaktivieren Sie einen Status, der bereits Probleme enthält, behalten diese Probleme ihn; im Bearbeitungsformular erscheint er als „Name (inaktiv)“, damit er beim Speichern nicht verloren geht.

Abschlussdatum

Das Abschlussdatum verwaltet sich anhand des Status selbst, es sei denn, Sie tragen es selbst ein:

Prüfungen: Der Abschluss darf nicht vor der Erkennung liegen („Das Abschlussdatum darf nicht vor dem Erkennungsdatum liegen.“). Liegt das Erkennungsdatum nach dem heutigen Tag und Sie wechseln in einen finalen Status, ohne den Abschluss selbst einzutragen, sehen Sie „Das Erkennungsdatum liegt nach dem heutigen Tag: Korrigieren Sie es, bevor Sie das Problem in einen Endstatus setzen.“. Ändern Sie nur andere Felder, blockieren alte widersprüchliche Daten das Speichern nicht.

Das Detail eines Problems

Klicken Sie in der Liste (oder in einem Board, unter Meine Arbeit oder unter Abfragen) auf den Titel, um /incidents/… zu öffnen. Die Kopfzeile zeigt das Projekt und die Phase, den Titel mit seinem vollständigen Code (Projekt + Problem), die Aktionsschaltflächen und eine Karte mit Status, Schweregrad, Priorität, Geschätzte Stunden („Nicht geschätzt“, wenn es keine gibt), Erfasste Stunden, Erkennungsdatum, Abschlussdatum (nur, wenn es existiert) und Zugewiesen (Avatare; die ersten vier werden angezeigt, dazu „+N“; Personen ohne Konto tragen „(kein Konto)“ in ihrer Beschriftung).

Darunter drei Reiter: Problem, Zeiteinträge und Zugewiesen.

Reiter „Problem“: bearbeiten

Der verantwortliche PM sieht das vollständige, bereits ausgefüllte Formular mit denselben Feldern wie beim Anlegen (ohne die Projektauswahl). Klicken Sie auf Änderungen speichern; Sie sehen „Gespeichert.“ in Grün. Regeln:

• Das Ändern des Status wendet an, was unter Abschlussdatum beschrieben ist.
• Das Leeren von Geschätzte Stunden setzt sie auf „nicht geschätzt“.
• Die Wahl von „Keiner Phase/Aufgabe zugeordnet“ hebt die Verknüpfung auf.
• Phase und Aufgabe sind unabhängig: Es wird nicht geprüft, ob die Aufgabe zur gewählten Phase gehört. Die Tabelle der Liste zeigt die Phase und, wenn keine vorhanden ist, die Aufgabe; das Detail des PM erlaubt die Kombination.
• Schlägt das Speichern fehl, bleibt Ihre Eingabe erhalten und der Fehler erscheint in Rot.
• Das Ändern des Status per Ziehen im Kanban-Board folgt denselben Regeln und denselben Berechtigungen; hat jemand anderes den Status inzwischen geändert: „Jemand hat den Status dieses Problems inzwischen geändert. Ihre Änderung wurde nicht übernommen.“.

Reiter „Zugewiesen“

Listet die zugewiesenen Personen auf (mit „(kein Konto)“ bei denen ohne Konto). Ein Problem kann mehrere Zugewiesene haben, mit oder ohne Konto.

• Zuweisen: Schaltfläche in der Kopfzeile; öffnet „Dem Problem zuweisen“ mit einer Auswahl „Zuweisen an...“. Sie bietet nur Mitglieder des Projektteams an, die noch nicht zugewiesen sind; die Schaltfläche verschwindet, wenn alle schon zugewiesen sind. Wer bereits zugewiesen ist, wird bei erneuter Zuweisung nicht doppelt geführt.
• Entfernen: roter Link in jeder Zeile, mit der Bestätigung „{name} von diesem Problem entfernen?“.

Die Zuweisung zu einem Problem gibt einem Berater/Entwickler Zugriff darauf (es erscheint unter Meine Arbeit → Probleme) und erlaubt ihm, Stunden zu erfassen.

Reiter „Zeiteinträge“

Liste der erfassten Stunden (Code, Person, Dauer „H h M min“, Datum und Beschreibung). Sie funktioniert wie bei Aufgaben: siehe Zeiterfassung. Die Schaltfläche Zeit erfassen (Kopfzeile) öffnet „Gearbeitete Stunden erfassen“ mit Stunden, Minuten (0-59), Datum und einer verpflichtenden Beschreibung; die Auswahl „Wer hat die Arbeit erledigt?“ (standardmäßig „Ich selbst“) sieht nur der verantwortliche PM, und sie bietet das gesamte Projektteam an, mit oder ohne Konto.

Tatsächliche Regeln:

• Für sich selbst zu erfassen setzt voraus, verantwortlicher PM zu sein oder dem Problem direkt zugewiesen zu sein. Zugriff über eine verknüpfte Aufgabe oder als Teamleiter genügt nicht: Auch wenn Sie die Schaltfläche sehen, erscheint beim Absenden „Sie haben keinen Zugriff auf dieses Problem.“.
• Im Namen einer anderen Person zu erfassen ist nur dem verantwortlichen PM möglich („Nur der verantwortliche PM kann Stunden im Namen einer anderen Person erfassen.“).
• Fehler bei der Dauer: „Die Stunden müssen eine ganze Zahl größer oder gleich 0 sein.“, „Die Minuten müssen eine ganze Zahl zwischen 0 und 59 sein.“, „Ein Eintrag mit 0 Stunden und 0 Minuten kann nicht erfasst werden.“.
• Einen Zeiteintrag bearbeiten oder löschen: wer ihn erfasst hat oder der verantwortliche PM („Nur die Person, die den Zeiteintrag erfasst hat, oder der verantwortliche PM des Projekts kann ihn ändern oder löschen.“).
• Die Stunden der Probleme fließen in die Gesamtstunden des Projekts und der Berichte ein.

Ein Problem löschen

Es wird eine Bestätigung verlangt: „Möchten Sie dieses Problem wirklich löschen?“. Mit ihm werden seine Zuweisungen und alle seine Zeiteinträge gelöscht, und es lässt sich über die Oberfläche nicht rückgängig machen (der Assistent weist vor der Bestätigung dagegen auf die Auswirkungen hin). Löschen Sie aus dem Detail, kehren Sie zur Projektansicht zurück. Schlägt das Löschen fehl, zeigt eine Einblendung den Grund.

Wer was darf

Auch mit dem Assistenten

Der Assistent kann vorschlagen, Probleme anzulegen, zu ändern (Status, Schweregrad, Priorität, Titel, geschätzte Stunden) und zu löschen, mit denselben Berechtigungsregeln wie die Oberfläche und, wo es angebracht ist, immer über eine Bestätigungskarte.

Verwandte Themen

• Risiken
• Aufgaben
• Zeiterfassung
• Kanban-Boards
• Stammdaten und Kataloge
• Rollen und Zugriff