Kurzcodes

Jedes Projekt und jeder Eintrag eines Projekts (Phase, Aufgabe, Problem, Ausgabe …) erhält beim Anlegen einen Kurzcode, der sich nie ändert. Er dient dazu, eindeutig etwas zu benennen, das sich per Titel wiederholen könnte: „die T0003“, „das Risiko R0002 des Projekts P02600001“. Die Codes sind in allen vier Sprachen gleich und werden nicht übersetzt.

Alle

Alle Rollen sehen die Codes dessen, was sie sehen können. Ein Code wird nur zu Einträgen aufgelöst, auf die Sie bereits Zugriff haben (siehe weiter unten).

Projektliste mit dem Code jedes Projekts neben seinem Namen

Format der Codes

Projekt: P + die letzten 3 Ziffern des Anlagejahres + eine fünfstellige laufende Nummer, die pro Organisation und Jahr zählt. Beispiel: P02600001 ist das erste im Jahr 2026 angelegte Projekt. Das Jahr ist das des Anlagedatums in der Zeitzone der Person, die es anlegt (die aus Einstellungen → Präferenzen).

Übrige Einträge: ein Buchstabe + eine laufende Nummer, die pro Projekt zählt. Phasen haben 3 Stellen; alles andere 4.

Eintrag	Buchstabe	Stellen	Beispiel
Projekt	P (+ Jahr)	3 + 5	`P02600001`
Phase (und Unterphase)	F	3	`F001`
Aufgabe	T	4	`T0003`
Problem	I	4	`I0001`
Ausgabe	G	4	`G0001`
Risiko	R	4	`R0001`
Änderungsantrag	S	4	`S0001`
Kontakt	C	4	`C0001`
Besprechungsprotokoll	A	4	`A0001`
Kommunikation	M	4	`M0001`
Dokument	D	4	`D0001`
Zeiteintrag	H	4	`H0001`

Gut zu wissen:

Unterphasen teilen sich die Nummerierung mit den Phasen (es sind Phasen mit einer übergeordneten Phase).
Das Auffüllen mit Nullen ist ein Minimum: Ab 9.999 wächst die Zahl weiter (T10000).
Die vollständige Referenz eines Eintrags ergänzt das Projekt: P02600001-T0003. Da sich die Nummerierung von T0003 in jedem Projekt wiederholt, identifiziert die vollständige Referenz einen Eintrag in der gesamten Organisation.
Liefergegenstände, Punkte einer Checkliste und Zuweisungen haben keinen eigenen Code.
Der Buchstabe E ist für Liefergegenstände reserviert, wird aber derzeit nicht verwendet.

Sie sind unveränderlich und werden nicht wiederverwendet

Ein Code lässt sich weder bearbeiten noch neu vergeben. Wenn Sie die Aufgabe T0003 löschen, wird die Nummer 3 nicht wieder verwendet: Die nächste Aufgabe wird T0004. Schlägt ein Anlegen auf halbem Weg fehl, kann eine Lücke in der Nummerierung entstehen; das ist normal. Die Zähler werden atomar erhöht, sodass zwei gleichzeitige Anlegevorgänge nie dieselbe Nummer erhalten.

Wo man sie sieht

Der Code erscheint in Grau, in kleiner Festbreitenschrift, neben dem Namen:

Karten und Liste der Projekte sowie Kopfbereich und Seitenmenü jedes Projekts.
Phasenkarten und Tabellen der Aufgaben, Probleme, Ausgaben, Risiken, Änderungsanträge, Kontakte, Kommunikation, Protokolle, Dokumente und Zeiteinträge.
Kopfbereich der Details einer Aufgabe und eines Problems.
Karten der Kanban-Boards.
Die Karten des Assistenten, die den Code dessen zeigen, was er anlegen oder ändern wird, und nach der Ausführung den des Angelegten.

Ein Klick auf den Code markiert ihn vollständig, damit Sie ihn kopieren und einfügen können (zum Beispiel im Assistenten).

So suchen Sie damit

Wo	Was Sie eingeben	Was gefunden wird
Befehlspalette (Strg/⌘+K)	`P02600001`, `T0003` oder `P02600001-T0003`	Ein Ergebnis in der Gruppe Zum Code, das Sie zum Eintrag führt
Filter Code in den Abfragen (Aufgaben, Zeiteinträge, Probleme)	`T0003` oder `P02600001-T0003`	Die Zeilen, deren vollständige Referenz das Eingegebene enthält
Filter Code oder Titel der Boards	`T0003` oder `P02600001-T0003` (Probleme: `I0003`)	Die passenden Karten
Assistent	„die T0003“, „die F002 des Projekts P02600001“ …	Der Eintrag, um darauf zu handeln

Der Filter nach Code arbeitet nach dem Inhalt der vollständigen Referenz:

T0003 findet diese Aufgabe in jedem Projekt.
P02600001 findet alles in diesem Projekt.
P02600001-T0003 findet genau diesen Eintrag.

Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen werden ignoriert (p02600001 - t0003 genügt).

In der Palette

Geben Sie den Code unverändert ein. Handelt es sich um ein Projekt oder eine vollständige Referenz, wird er immer aufgelöst. Wenn Sie nur T0003 eingeben (relativer Code), muss bekannt sein, von welchem Projekt Sie sprechen: Die Palette verwendet das Projekt des Bildschirms, auf dem Sie sich befinden (das eines Projekts, das der geöffneten Aufgabe, des Problems oder der Phase oder das von Meine Arbeit eines Projekts). Außerhalb eines Projekts liefert ein relativer Code kein Ergebnis: Verwenden Sie die vollständige Referenz.

Wenn Sie das Ergebnis wählen, gelangen Sie zu:

Code von …	Ziel
Projekt, Phase	Projektübersicht
Aufgabe, Problem	Ihre Details
Zeiteintrag	Zeiteinträge ihrer Aufgabe oder ihres Problems
Ausgabe, Risiko, Änderungsantrag, Kontakt, Protokoll, Kommunikation, Dokument	Dem entsprechenden Tab des Projekts, an dieser Zeile positioniert

Mit dem Assistenten

Sie können ihn eintippen oder diktieren. Der Assistent versteht „T0003“, „te null null null drei“, „Aufgabe 3“, „Phase zwei“, „Projekt 26-1“, „task three“ oder „tâche trois“ und wandelt das in den echten Code um. Wenn Sie ihn ohne Projekt eingeben, sucht er ihn im Projekt, das auf dem Bildschirm geöffnet ist; ist kein Projekt geöffnet, sucht er in allen Ihren Projekten und fragt Sie, welches Sie meinen, falls er in mehreren existiert. Findet er ihn nicht, sagt er es Ihnen mit dem Code, den er verstanden hat.

Berechtigungen: Ein Code gibt keinen Zugriff auf irgendetwas

Das Auflösen eines Codes wendet die gleichen Leseregeln an wie der Rest der Anwendung:

Projekt, Phasen, Ausgaben, Risiken, Änderungsanträge, Kontakte, Protokolle, Kommunikation und Dokumente: Sie müssen das gesamte Projekt sehen (PM als Eigentümer, Teammitglied mit der Stufe Director/PM/Team Leader oder CEO).
Aufgaben und Probleme: die, die Sie sehen können (ein Berater/Entwickler nur die ihm zugewiesenen).
Zeiteinträge: die einer Aufgabe oder eines Problems, die Sie sehen können.

Ein Code aus einer anderen Organisation, aus einem Projekt ohne Zugriff oder der nicht existiert, liefert genau dasselbe Ergebnis (keines): Es wird nicht verraten, ob er existiert.