Business-Intelligence-Projekte (BI) steuern

Ein BI-Projekt macht aus verstreuten Daten Informationen, mit denen jemand entscheidet: Berichte, Dashboards und dahinter ein Datenmodell und die Prozesse, die es speisen. In der Umsetzung ähnelt es einem Softwareprojekt, hat aber ein eigenes Merkmal, das es heikel macht: Was herauskommt, hängt von Daten ab, die Sie nicht kontrollieren. Ein gutes Dashboard auf schlechten Daten ist ein Dashboard, dem niemand glaubt. Gut steuern heißt: ein Phasenplan, Stundenverfolgung je Arbeitspaket und ein sehr lebendiges Register für Risiken und Änderungen.

Die Phasen eines BI-Projekts

PjMan bringt eine Projektvorlage „BI-Projekt“ mit sechs Phasen mit:

1. Anforderungen: welche Entscheidungen das Fachgebiet unterstützen will, mit welchen Kennzahlen und in welchem Rhythmus.
2. Datenmodellierung: das Modell entwerfen, das diese Fragen beantwortet, mit seinen Quellen und Definitionen.
3. ETL: die Daten aus ihren Quellen extrahieren, transformieren und laden.
4. Visualisierung/Dashboards: die Berichte und Dashboards bauen.
5. Validierung: mit dem Fachbereich prüfen, dass die Zahlen stimmen und nützlich sind.
6. Produktivsetzung: Inbetriebnahme, Automatisierung und Übergabe an die Nutzer.

Beim Anlegen des Projekts wählen Sie die Vorlage, und ihre Phasen werden ins Projekt kopiert, mit ihrem Code (F001, F002 …). Es sind unabhängige Kopien: Sie können sie umbenennen, umordnen, weitere ergänzen (zum Beispiel eine Phase je Fachbereich) oder nicht benötigte löschen, und jede Phase nimmt Unterphasen auf. Ändern Sie die Vorlage später, bleiben bereits angelegte Projekte unberührt. (Projekt anlegen, Stammdaten und Kataloge)

Was oft schiefgeht

• Anforderungen sind vage. „Wir wollen den Umsatz sehen“ definiert keine Kennzahl: netto oder brutto? Nach welchem Datum? Mit oder ohne Retouren?
• Die Datenqualität zeigt sich spät. Probleme in der Quelle treten beim Laden auf und reißen den Zeitplan der ETL-Phase mit.
• ETL wird unterschätzt. Meist weichen hier die Stunden am stärksten ab, weil jede Quelle ihre eigenen Überraschungen mitbringt.
• Die Zahlen stimmen nicht mit denen überein, die der Fachbereich schon kennt, und die Diskussion zieht sich durch die Validierung.
• Jede Besprechung ändert den Umfang. Beim ersten Bericht fällt jedem ein weiterer ein.
• Vereinbarungen gehen verloren. Eine in einer Besprechung vereinbarte Kennzahldefinition wird vergessen, wenn sie nicht aufgeschrieben ist.

So hilft PjMan

• Stunden je Phase auf einen Blick. Jede Aufgabe trägt ihre geschätzten Stunden, das Team erfasst seine, und jede Phase zeigt erfasste gegen geschätzte Stunden. Läuft das ETL aus dem Ruder, zeigt sich die Abweichung vom ersten Tag an. (Zeit- und Ausgabenerfassung)
• Risiken mit Plan. Ein Register mit Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Maßnahmenplan, ideal für das Typischste eines Datenprojekts: „Die Quelle ist nicht rechtzeitig fertig“, „die Daten enthalten Dubletten“. (Risikoregister)
• Änderungsanträge. Jedes „Könnten wir diese Kennzahl ergänzen?“ wird mit geschätztem Aufwand und Entscheidung erfasst, statt stillschweigend aufgefangen zu werden. (Änderungsanträge)
• Protokolle mit Folgeaufgaben. Jede Vereinbarung einer Besprechung (eine Kennzahldefinition, eine Entscheidung zu einer Quelle) erzeugt ihre Aufgabe mit Verantwortlichem und Fälligkeit, damit sie nicht verloren geht. (Besprechungsprotokolle)
• Datenprobleme. Ein Fehler in einem Ladevorgang oder eine Zahl, die nicht aufgeht, wird als Problem erfasst, mit Schweregrad, Priorität, Zuständigen und Stunden. (Probleme)
• Berichte zum Projekt selbst. Die Projektübersicht zeigt gewichteten Fortschritt und Stundenabweichung; der Berichtsbildschirm vergleicht Ihre Projekte und gliedert die Phasen auf. (Berichte)
• Plan und Arbeit. Das Gantt-Diagramm der Phasen (nur lesend) und ein Kanban-Board der Aufgaben, auf denselben Daten. (Kanban und Gantt)
• Jede Rolle sieht das Ihre. Der PM steuert das Projekt, die Leitung sieht den Stand lesend, und jeder Berater sieht seine Aufgaben.

Ein Ausgangspunkt, keine Gussform

Die Vorlage ist ein vernünftiger Vorschlag, keine Pflicht: In einem kleinen BI-Projekt können Modellierung und ETL eine Phase sein, in einem großen lohnt es sich, den Bau auf eine Phase je Bereich aufzuteilen (Vertrieb, Finanzen, Betrieb). Mit Unterphasen je Dashboard sehen Sie den Fortschritt jeder Lieferung. Arbeiten Sie immer mit demselben Schema, legen Sie Ihre Vorlage an und verwenden Sie sie in allen Projekten. Die vordefinierte Vorlage lässt sich nicht ändern, aber Sie können eine eigene von Grund auf erstellen.

Probieren Sie es aus

Erstellen Sie Ihr Konto, legen Sie ein Projekt mit der Vorlage „BI-Projekt“ an und schätzen Sie die Stunden der ersten Aufgaben. Oder entdecken Sie die Demo mit Beispielprojekten.