Besprechungsprotokolle mit Nachverfolgung von Vereinbarungen

Projektbesprechungen erzeugen Entscheidungen, und Entscheidungen, die nicht schriftlich vorliegen, werden drei Wochen später diskutiert. Ein gutes Protokoll löst das, aber nur, wenn jede Vereinbarung jemanden hat, der sie umsetzt, und ein Datum, und jemanden, der prüft, ob es geschah. Genau hier scheitert es fast immer: Das Protokoll wird abgelegt und die Vereinbarungen werden vergessen. In PjMan sind Protokoll und Nachverfolgung dasselbe: Beim Speichern wird jede Vereinbarung zu einer Aufgabe mit Fälligkeit.

Was ein Protokoll in PjMan ist

Ein Protokoll hält schriftlich fest, was in einer Projektbesprechung besprochen und entschieden wurde: Titel, Datum, Phase (optional), Notizen und eine Liste von Vereinbarungen. Jede Vereinbarung hat drei Angaben: was vereinbart wurde, wer sich verpflichtet und bis wann. Der Verantwortliche ist Freitext, kann also jemand beim Kunden oder eine Person ohne Konto sein. Jedes Protokoll hat seinen Kurzcode (zum Beispiel A0001). (Besprechungsprotokolle)

Was beim Speichern geschieht

Beim Speichern des Protokolls tut PjMan drei Dinge zugleich:

1. Es speichert das Protokoll mit Notizen und Vereinbarungen.
2. Es legt je Vereinbarung eine Folgeaufgabe an, in der gewählten Phase: Die Vereinbarung ist der Titel der Aufgabe, das zugesagte Datum ihre Fälligkeit, und der Verantwortliche steht in ihrer Beschreibung. Die Aufgaben erscheinen im Plan, im Kanban-Board und in den Abfragen wie jede andere und zählen in den Kennzahlen.
3. Es erzeugt ein Textdokument mit dem Inhalt des Protokolls (Titel, Datum, Phase, Notizen und die nummerierte Liste der Vereinbarungen), das Sie im Reiter Protokolle herunterladen können und das auch in den Dokumenten des Projekts erscheint.

Folgeaufgaben entstehen ohne Zuständige und mit null geschätzten Stunden: Sie weisen sie zu und schätzen sie. Beim Bearbeiten des Protokolls wird das Dokument neu erzeugt, und ändern Sie eine Vereinbarung, deren Aufgabe noch offen ist, wird die Aufgabe aktualisiert; war sie schon abgeschlossen, bleibt sie unberührt. Beim Löschen des Protokolls werden seine Vereinbarungen und sein Dokument gelöscht, aber die Folgeaufgaben bleiben erhalten, mit ihren Stunden und ihrem Fortschritt.

Jede Vereinbarung mit ihrer Nachverfolgung

Die Detailansicht jedes Protokolls zeigt die Vereinbarungen mit Verantwortlichem, zugesagtem Datum und dem Status ihrer Folgeaufgabe: Abgeschlossen oder In Arbeit. Ein Klick führt zur Aufgabe. So beantwortet sich die Frage der nächsten Besprechung („Was ist aus dem Vereinbarten geworden?“) mit einem Bildschirm, ohne in E-Mails oder Notizbüchern zu suchen. Und bei der Vorbereitung der Statusbesprechung stellt der Assistent die Vereinbarungen des letzten Protokolls zusammen, erledigte und offene, und markiert die überfälligen.

Aus eingefügten Notizen

Das Protokoll muss nicht getippt werden. Fügen Sie dem Assistenten die Besprechungsnotizen ein (auch ungeordnete), schlägt er das vollständige Protokoll vor, mit Vereinbarungen, Phase und, wenn der Verantwortliche zweifelsfrei einer Person im Team entspricht, der Zuweisung der Aufgabe. Aus demselben Text kann er außerdem die Risiken, Änderungsanträge und Aufgaben vorschlagen, die er in den Notizen sieht. Alles kommt auf einer einzigen Bestätigungskarte: Sie prüfen, entfernen, was Sie nicht brauchen, und bestätigen; bis dahin wird nichts angelegt. (Eingefügter Text)

Sie können ihn auch per Sprache oder Text bitten, ein Protokoll anzulegen oder Titel, Datum oder Notizen zu ändern. (KI-Sprachassistent)

Vom Protokoll zum Rest

Eine Besprechung bringt nicht nur Vereinbarungen hervor: Sie bringt auch Probleme und Wünsche ans Licht. In PjMan kommt jedes in sein Register: was schon passiert ist, in die Probleme; was passieren könnte, in die Risiken; was der Kunde außerhalb des Umfangs verlangt, in die Änderungsanträge. (Probleme, Risiken und Änderungen) Und die tägliche Analyse des Assistenten berücksichtigt überfällige Folgeaufgaben, wenn sie Ihnen vorschlägt, worauf Sie achten sollten. (Tägliche KI-Analyse)

Jede Rolle sieht das Passende

Der PM des Projekts legt die Protokolle seines Projekts an, bearbeitet und löscht sie. Die Projektleitung (Ebenen 1 und 2) und Mitglieder der gesamten Organisation sehen und laden sie nur lesend herunter. Ein Berater oder Entwickler mit Aufgaben im Projekt kann Protokolle mit Einschränkungen anlegen: Er sieht und bearbeitet nur seine eigenen, ist immer Verantwortlicher seiner Vereinbarungen, und die Aufgaben werden ihm zugewiesen, und er kann sie nur mit Phasen verknüpfen, in denen er Aufgaben hat. Protokolle anderer Personen sieht er nicht. (Rollen und Berechtigungen)

Brauchen Sie eine Protokollvorlage?

Suchen Sie wie man ein Protokoll schreibt, mit Beispiel, erklärt der Ratgeber Vorlage für Besprechungsprotokolle im Projekt es Schritt für Schritt, mit einem Muster zum Kopieren.

Probieren Sie es aus

Erstellen Sie Ihr Konto, öffnen Sie ein Projekt, erfassen Sie das Protokoll einer Besprechung mit ein paar Vereinbarungen und sehen Sie, wie ihre Aufgaben erscheinen. Oder entdecken Sie die Demo mit Beispieldaten.