Arbeitszeit richtig erfassen: Ratgeber für Projektteams

Zeit erfassen heißt festzuhalten, wie viel Zeit auf welche Arbeit entfallen ist. Es wirkt wie Verwaltungskram, und deshalb wird es fast immer schlecht gemacht: spät, aus dem Gedächtnis und pauschal. Das Ergebnis ist eine Zahl, der niemand traut – und ohne verlässliche Stunden lässt sich nicht sagen, ob ein Projekt das Budget sprengt, was eine Lieferung wirklich gekostet hat oder was die nächste kosten soll. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie es so machen, dass die Stunden etwas taugen.

Wozu die Zeiterfassung dient

Erfasste Stunden beantworten Fragen, die sich das Team ständig stellt:

• Wie viel haben wir im Vergleich zum Plan verbraucht? (die Stundenabweichung)
• Welche Phasen oder Aufgaben brauchen mehr Zeit als geschätzt?
• Wie viel Arbeit hat jede Person geleistet, und woran?
• Was ist abzurechnen, wenn nach Stunden abgerechnet wird?
• Mit welchen Daten lässt sich das nächste ähnliche Projekt schätzen?

Ist die Erfassung schlecht, ist keine der Antworten etwas wert. Ist sie gut, fallen sie fast von selbst ab.

Was ein guter Zeiteintrag ist

Ein brauchbarer Eintrag enthält vier Angaben: wer gearbeitet hat, wie lange, an welchem Tag und woran. Dazu zwei Eigenschaften, die wichtiger sind als diese Angaben:

1. Er ist eine Summe, keine Gesamtzahl, die überschrieben wird. Jedes Mal, wenn jemand arbeitet, kommt ein Eintrag hinzu. Die Stunden einer Aufgabe, einer Phase oder des Projekts sind die Summe ihrer Einträge – so sieht man, wer wann was beigetragen hat.
2. Er gehört zur konkreten Arbeit, nicht nur zum Projekt. Wer auf eine Aufgabe bucht, kann Ist und Schätzung Aufgabe für Aufgabe vergleichen; „aufs Projekt“ zu buchen liefert nur eine Summe, die nichts erklärt.

Praktische Regeln für das Team

• Erfassen Sie täglich oder mindestens nach jedem Arbeitsblock. Nach drei Tagen wissen Sie nicht mehr, ob es drei oder vier Stunden waren; nach drei Wochen erfinden Sie.
• Buchen Sie auf die richtige Aufgabe. Gibt es für Ihre Arbeit keine Aufgabe, ist das ein Signal: Entweder fehlt eine Aufgabe, oder die Arbeit war nicht geplant. Beides sollte man wissen.
• Beschreiben Sie in einer Zeile, was Sie getan haben. „Mapping mit dem Kunden geprüft“ hilft; „Arbeit“ nicht. Die Beschreibung ermöglicht es, die Zahl später zu besprechen.
• Runden Sie nicht ab, damit es „aufgeht“. Eine versteckte Abweichung ist die, die sich am schwersten erklären lässt, wenn sie ans Licht kommt.
• Trennen Sie geplante Arbeit von Supportarbeit. Mischen verdeckt, was jedes tatsächlich kostet.
• Erfassen Sie auch Besprechungen und Projektsteuerung, wenn sie zu den Projektkosten gehören – nach demselben Maßstab für alle.

Die häufigsten Fehler

1. Ein einziger Eintrag am Monatsende. Er verliert jedes Detail und zwingt zum Verteilen aus dem Gedächtnis.
2. Immer acht Stunden buchen. Die Pflicht ist erfüllt, aber die Zahl bildet die Arbeit nicht mehr ab.
3. Nur einige erfassen. Erfasst ein Teil des Teams nicht, unterschätzt die Summe den tatsächlichen Aufwand, und die Abweichung sieht besser aus, als sie ist.
4. Nicht korrigieren können. Lässt sich ein Fehler nicht beheben, verlieren die Leute das Vertrauen in die Erfassung. Sinnvoll ist: eigene Einträge bearbeiten können, und wer das Projekt leitet, kann die übrigen korrigieren.
5. Erfassen ohne Schätzung. Ist-Stunden lassen sich nur an einer Schätzung deuten. Schätzen Sie von Anfang an je Aufgabe.

So geht es in PjMan

PjMan behandelt Stunden als Einträge, die sich summieren, und bietet mehrere Wege, sie zu erfassen:

1. In der Aufgabe (oder Problemansicht) mit der Schaltfläche Zeit erfassen: Sie wählen Stunden und Minuten, ein Datum (standardmäßig heute) und eine Pflichtbeschreibung. (Zeiterfassung)
2. Per Sprache oder Text mit dem Assistenten: „Erfasse 2 Stunden auf T0003 für die Mapping-Prüfung“. Der Assistent bereitet den Eintrag vor und zeigt ihn Ihnen, sofern Sie das nicht abgeschaltet haben, zur Bestätigung auf einer Karte. (Sprache)
3. Im Namen einer anderen Person, wenn Sie der PM des Projekts sind. Das gilt für Personen ohne Konto oder um zu ergänzen, was jemand nicht festgehalten hat. Jeder Eintrag speichert, wessen Stunden es sind und wer ihn erfasst hat.
4. Ein Berater erfasst nur auf das, was ihm zugewiesen ist und nur für sich. Er kann bearbeiten und löschen, was er selbst erfasst hat; der PM alles in seinem Projekt.
5. Meine Arbeit → Meine Zeiteinträge zeigt einen Monatskalender mit der Tagessumme und die Liste des gewählten Tages, damit Sie Ihre eigenen Stunden auf einen Blick prüfen. (Meine Arbeit)
6. Optionale Erinnerung: Haben Sie Ihren eigenen Assistenten-Schlüssel gespeichert, kann der Assistent Sie in PjMan daran erinnern, dass Sie gestern keine Zeit erfasst haben, mit einer Schaltfläche, um es sofort nachzuholen. In den Einstellungen lässt sie sich abschalten.

Zum Ansehen und Herausziehen der Daten sammelt Abfragen alle Zeiteinträge Ihrer Projekte, filterbar nach Projekt, Phase, Person, Erfasser und Datum, und exportiert sie mit denselben Filtern in eine Tabellenkalkulation (.xlsx). (Abfragen) Kopfbereich des Projekts und jede Phase vergleichen erfasste mit geschätzten Stunden, sodass jeder Eintrag sofort in der Abweichung sichtbar wird.

Konto erstellen oder Demo ausprobieren.

Häufige Fragen

Kann man Stunden auf ein Problem buchen? Ja, mit denselben Regeln wie bei einer Aufgabe: Das hilft zu wissen, was die Lösung von Problemen gekostet hat.

Kann ich einen vergangenen Tag erfassen? Ja, das Datum ist änderbar, und es gibt keine Stundengrenze pro Tag. Je später Sie es festhalten, desto unzuverlässiger wird es.

Wie lang soll ein Eintrag sein? So lang wie der Arbeitsblock. Manche bevorzugen einen je Aufgabe und Tag; wichtig ist, immer denselben Maßstab zu verwenden.

Was, wenn ich mich irre? Bearbeiten Sie den Eintrag oder löschen Sie ihn und erfassen Sie neu. Wessen Stunden es sind und die Aufgabe eines Eintrags lassen sich nicht ändern: In dem Fall löschen und neu anlegen.