Tägliche KI-Analyse von Projekten

Wer mehrere Projekte leitet, hat nicht das Problem, Daten zu haben: Schwer ist, jeden Morgen zu entscheiden, worauf man zuerst schaut. Eine Aufgabe, die seit einer Woche überfällig ist, ein Risiko ohne Plan, ein Änderungsantrag, über den niemand entscheidet, oder eine wachsende Stundenabweichung bleiben unter Hunderten von Einträgen unbemerkt. Die tägliche Analyse von PjMan prüft Ihre Projekte für Sie und hinterlässt eine kurze, priorisierte Liste von Empfehlungen, jede mit ihrem Grund und den Einträgen, aus denen sie stammt. Sie führt nichts von selbst aus: Sie entscheiden.

Was Sie jeden Tag erhalten

Ein Block auf dem Bildschirm Projekte (mit allen Ihren Projekten) und in der Übersicht jedes Projekts (nur dieses) mit bis zu acht Vorschlägen je Projekt, nach Priorität geordnet: hoch, mittel oder niedrig. (Tägliche Vorschläge)

Jeder Vorschlag enthält:

• Einen umsetzbaren Satz. Was heute sinnvoll ist: „T0004 entblockieren, bevor sie F002 mitzieht“.
• Den Grund, mit Daten. Warum er vorgeschlagen wird: „T0004 ist seit sechs Tagen überfällig und von T0002 blockiert“. Ohne Adjektive und Unschärfe.
• Die Herkunft. Chips mit Code und Titel der Aufgaben, Phasen, Probleme, Risiken, Änderungsanträge, Ausgaben oder Kommunikationen, auf denen er beruht; ein Klick führt zum Eintrag. Die Herkunft wird auf dem Server geprüft: Es erscheinen nur echte Einträge dieses Projekts, und Code und Titel werden aus der Datenbank gelesen, nie aus dem, was das Modell geschrieben hat.

Die Vorschläge beruhen auf dem tatsächlichen Zustand des Projekts: überfällige und blockierte Aufgaben, Abhängigkeiten, offene Risiken und Probleme, Änderungsanträge, Stunden- und Ausgabenabweichungen, die Kommentare der letzten Tage und ob Sie frühere Vorschläge erledigt haben. Gibt es nichts Relevantes, kann sie eine leere Liste liefern: Sie erfindet keine Daten.

Was Sie mit jedem Vorschlag tun

• Mit dem Assistenten erledigen. Schlägt der Vorschlag etwas vor, das der Assistent in PjMan kann (eine Aufgabe oder Phase anlegen, zuweisen, einen Status, eine Priorität oder Labels ändern, ein Risiko, eine Ausgabe oder Stunden erfassen …), erscheint diese Schaltfläche. Der Assistent öffnet sich und zeigt die Aktion auf einer Bestätigungskarte, oder mehrere als Stapel. Er verlangt immer eine Bestätigung, auch wenn Sie die fürs Anlegen abgeschaltet haben: Nichts geschieht, bis Sie Bestätigen drücken, und brechen Sie ab, bleibt der Vorschlag offen. Nach der Ausführung wird der Vorschlag Erledigt mit einem Link auf das Angelegte oder Geänderte. (Mit dem Assistenten erledigen)
• Assistenten fragen. Öffnet das Panel mit angehängtem Vorschlag, damit Sie mehr Details erfragen oder ihn in Aufgaben umwandeln.
• Als erledigt markieren. Für das, was Sie selbst lösen. Die nächste Analyse berücksichtigt es und schlägt es nicht erneut vor.
• Verwerfen. Löscht ihn endgültig, nach Bestätigung.

Ein Vorschlag, der sich nicht in PjMan umsetzen lässt („sprechen Sie mit dem Kunden über den Umfang“), hat keine Schaltfläche: nur Grund und Herkunft.

Wann sie erstellt wird

• Automatisch, einmal täglich je Projekt, früh an Ihrem Morgen (nach Ihrer Zeitzone), wenn Sie die automatische Analyse aktiviert haben. Abgeschlossene Projekte werden nicht analysiert.
• Von Hand mit Analyse jetzt erstellen, im allgemeinen Block (alle Ihre Projekte) oder in dem eines Projekts. Beim Neuerstellen werden nur die offenen Vorschläge von heute ersetzt; die bereits als erledigt markierten bleiben erhalten.

Sicher durch Konstruktion

Ein Assistent, der Aktionen vorschlägt und ausführt, muss gut angebunden sein. Das sind die Regeln von PjMan:

• Das Modell bestimmt nicht. Seine Antwort ist ein strukturiertes Format, das auf dem Server validiert wird; was nicht passt, wird verworfen. Ein Vorschlag ohne prüfbare Herkunft wird nur als Text angezeigt.
• Texte anderer Personen als Daten. Kommentare und Inhalte, die Dritte schreiben, werden als Information behandelt, nie als Anweisung.
• Immer Bestätigung. Nichts, was aus einem Vorschlag stammt, wird ohne Ihre Bestätigungskarte ausgeführt.
• Mit Ihren Rechten. Die Schaltfläche erscheint nur dem PM des Projekts, und alles läuft mit seinen Rechten, als täten Sie es von Hand.
• Kein Modellwechsel hinter Ihrem Rücken. Die Analyse nutzt das Modell, das Sie gewählt haben; ist es nicht verfügbar, sagt sie es und bietet an, in den Einstellungen zu wechseln.

Mit welchem Modell sie arbeitet

Die Analyse folgt immer dem Modell, das Sie unter Einstellungen → Assistent gewählt haben: dem kostenlosen Modell (ohne Kosten und mit Tageskontingent, nach Annahme seines Datenschutzhinweises und Aktivierung seines Kästchens für die Tagesanalyse) oder Ihrem eigenen Schlüssel des Anbieters, der verschlüsselt gespeichert und nur für Ihre Anfragen verwendet wird. Mit Ihrem Schlüssel geht der Verbrauch auf Ihr Konto, und die Verbrauchskarte in den Einstellungen zeigt, was die letzte Analyse verbraucht hat. (Modell des Assistenten)

Mehr als die Vorschläge

Der Assistent beantwortet auf Wunsch auch „Wie läuft dieses Projekt?“, „Wann werden wir bei diesem Tempo fertig?“ und „Welche Projekte laufen am schlechtesten?“, mit Zahlen, die PjMan berechnet, und kann den Entwurf des Statusberichts für den Kunden verfassen. (Statusbericht für den Kunden, Berichte und Abfragen)

Für wen sie ist

Es ist eine Funktion für PMs: Die Analyse deckt die Projekte ab, deren Eigentümer Sie sind, und Sie sehen oder erzeugen nie Vorschläge zu Projekten eines anderen PM. Berater und Leitung sehen den Block nicht. In der öffentlichen Demo ist sie abgeschaltet.

Probieren Sie es aus

Erstellen Sie Ihr Konto, legen Sie ein Projekt mit einigen Aufgaben an, aktivieren Sie den Assistenten in den Einstellungen und drücken Sie Analyse jetzt erstellen. Um den Assistenten zuvor in Aktion zu sehen, entdecken Sie die Demo.