Rollen und Berechtigungen im Projektmanagement

An einem Projekt arbeiten Menschen mit ganz verschiedenen Aufgaben: wer es leitet, wer es von oben führt, wer die Arbeit erledigt und manchmal, wer nur sehen muss, wie es läuft. Allen denselben Bildschirm zu geben ist in beide Richtungen ein Fehler: Entweder sieht der Berater Kosten und Kommunikation, die ihn nichts angehen, oder die Leitung muss einen Bericht per E-Mail anfordern, um den Stand des Portfolios zu kennen. PjMan löst das mit Rollen, die entscheiden, was jede Person sieht und was sie tun darf, auf jedem Bildschirm und bei jeder Aktion.

Zwei Ideen: Kontorolle und Teamrolle

PjMan trennt zwei Dinge, die oft vermischt werden:

• Die Kontorolle entscheidet, was Sie in der Anwendung tun können. PM: verwaltet die Organisation und legt ihre Projekte an und leitet sie. Berater/Entwickler: arbeitet an den Aufgaben und Problemen, die ihm zugewiesen sind. Wer sich registriert, ist PM; wer eine Einladung annimmt, ist Berater/Entwickler.
• Die Teamrolle ist die Rolle einer Person in einem bestimmten Projekt (Director, Team Leader, PM, Berater, Entwickler) und trägt eine Ebene von 1 bis 3. Was wirklich zählt, ist Ebene 1-2 gegenüber Ebene 3: Die Ebenen 1 und 2 (Leitung und Führung) sehen das gesamte Projekt nur lesend; Ebene 3 (Ausführung) sieht nur, was ihr zugewiesen ist.

Dazu gibt es Teamrollen mit der Markierung „gesamte Organisation“, etwa den CEO: Wer sie hat, sieht alle Projekte der Organisation, ohne im Team jedes einzelnen zu sein. Teamrollen lassen sich um eigene ergänzen. (Rollen und Zugriff, Teamrollen)

Was jede Person sieht und tun darf

Die vollständige Tabelle, Bildschirm für Bildschirm, steht in der Hilfe. (Rollen und Zugriff)

Der PM des Projekts

Jedes Projekt hat einen PM als Eigentümer: die einzige Person, die es ändern darf (bearbeiten, Phasen, Aufgaben, Risiken, Änderungen, Ausgaben, Team und Zuweisungen verwalten). Es gilt der Grundsatz, dass ein PM die Projekte eines anderen PM weder sieht noch ändert, auch wenn sie dieselbe Organisation teilen. Wechselt das Projekt die Hände, kann der Eigentümer oder ein Team Leader des Projekts den PM neu zuweisen. (Projektteam)

Leitung und Sicht auf die gesamte Organisation

Die Leitung muss sehen, ohne etwas anzufassen. Ein Director oder Team Leader des Projekts sieht es vollständig und nur lesend, mit dem Team und den Stundensätzen, und kann Probleme anlegen, um auf Festgestelltes hinzuweisen. Ein Mitglied „gesamte Organisation“ verfügt über ein Organisationspanel mit allen Projekten und ihrem Fortschritt sowie über Berichte und Abfragen zum gesamten Portfolio, immer nur lesend. Ein CEO kann Kommentare lesen, aber nicht veröffentlichen. (Mitglieder der Organisation, Berichte und Abfragen)

Berater und Entwickler: nur das Eigene

Eine Person mit Ausführungsrolle meldet sich in PjMan an und sieht Meine Arbeit: ihre zugewiesenen Aufgaben und Probleme, ihre Stunden in einem Kalender und die Protokolle, die sie selbst angelegt hat. Sie sieht weder das ganze Projekt noch Kontakte, Kommunikation oder Kosten. Sie kann Status und Fortschritt ihrer Aufgaben ändern, Stunden auf den eigenen Namen erfassen, die Einträge kommentieren, die sie sieht, und ihre Karten im Kanban-Board verschieben. Das schützt den Kunden und den PM und lässt den Berater ohne Rauschen. (Meine Arbeit)

Personen mit und ohne Konto

Nicht jede Person, die an einem Projekt arbeitet, braucht ein Konto. Eine Person ohne Konto existiert als Name: Sie kann Aufgaben und Stunden haben, die der PM führt, und meldet sich nicht an. Braucht jemand Zugang, lädt der PM die Person ein, und sie nimmt mit ihrer E-Mail-Adresse an. Ein Konto kann mehreren Organisationen angehören, mit einer Auswahl im Kopfbereich. (Personen, Einladungen)

Der Assistent beachtet die Rollen

Der KI-Assistent tut für Sie was Ihre Rolle erlaubt, nicht mehr: Er öffnet keinen neuen Zugang. Bittet ihn ein Berater um etwas, das nur ein PM darf, tut er es nicht und erklärt, warum. Aktionen, die Daten ändern, durchlaufen dieselben Regeln wie die Bildschirme. (KI-Sprachassistent)

Berechtigungen dort geprüft, wo es zählt

Berechtigungen sind nicht nur ausgeblendete Schaltflächen. Sie werden bei jeder Aktion auf dem Server geprüft: Versucht ein Berater, die Adresse eines fremden Projekts von Hand zu öffnen, sieht er nichts und erhält den Hinweis, dass er keinen Zugriff hat. Jede Organisation ist von den anderen getrennt.

Probieren Sie es aus

Erstellen Sie Ihr Konto, legen Sie ein Projekt an, laden Sie eine Person als Berater ein und prüfen Sie, was jeder sieht. Oder entdecken Sie die Demo mit Beispieldaten.