Änderungsanträge im Projekt verwalten

Fast kein Projekt endet mit dem Umfang, mit dem es begonnen hat. Der Kunde ändert seine Meinung, eine Anforderung taucht auf, die niemand gesehen hat, oder jemand bittet um „nur noch eine Kleinigkeit“. Das ist nicht das Problem: Das Problem ist, dass die Änderung angenommen wird, ohne dass jemand etwas entscheidet. Ein Änderungsantrag ist das Werkzeug, mit dem aus jeder Bitte eine bewusste Entscheidung wird, mit sichtbaren Kosten, bevor sie in den Plan gelangt.

Was ein Änderungsantrag ist

Ein Änderungsantrag ist eine Bitte, die außerhalb des vereinbarten Umfangs liegt: eine neue Funktion, ein zusätzlicher Bericht, eine Änderung an etwas bereits Abgenommenem. Es ist kein Fehler (das ist ein Problem) und nichts, was passieren könnte (das ist ein Risiko): Es ist etwas, das jemand verlangt und das bei Annahme Aufwand, Kosten oder Termin verändert.

Warum ein Verfahren nötig ist, auch ein einfaches

Ohne Erfassung werden kleine Änderungen aus Höflichkeit aufgefangen und summieren sich. Jede wirkt harmlos; zusammen verbrauchen sie einen erheblichen Teil des Budgets. Mit Erfassung passiert das Gegenteil:

• Es gibt einen Nachweis, wer wann was verlangt hat.
• Der Kunde sieht den Preis dessen, was er verlangt, bevor er entscheidet.
• Man kann Nein oder „jetzt nicht“ sagen, mit einem Argument statt einer Meinung.
• Am Ende des Projekts lässt sich erklären, warum die geplanten Stunden überschritten wurden: Was nicht im Umfang war, steht auf der Liste.

Was festgehalten werden sollte

Ein guter Änderungsantrag ist kurz, aber vollständig:

Wichtig ist, die Auswirkung vor der Entscheidung zu schätzen, nicht danach.

Der minimale Ablauf

1. Die Bitte geht ein und wird als Antrag erfasst, mit der Person, die sie stellt.
2. Die Auswirkung wird bewertet: Aufwand, Kosten und Termin. Bei Bedarf wird das Team befragt.
3. Es wird entschieden: genehmigen (kommt in den Plan), ablehnen (der Grund wird mitgeteilt) oder offen lassen, bis mehr Informationen vorliegen.
4. Der Plan wird angepasst: Bei Genehmigung werden die entsprechenden Aufgaben oder Phasen angelegt und Termine und Budget angepasst. Genehmigen, ohne den Plan zu aktualisieren, ist der häufigste Fehler: Die Entscheidung existiert, aber das Projekt bildet sie nicht ab.
5. Die Entscheidung wird mitgeteilt an die Person, die gefragt hat.

Beispiel

Der Kunde verlangt einen zusätzlichen Umsatzbericht nach Region, der nicht im Umfang war.

• Antragsteller: die Vertriebsleitung des Kunden.
• Geschätzter Aufwand: 24 h.
• Dauer: eine Woche mehr in der Umsetzungsphase.
• Entscheidung: genehmigt, weil der Kunde die Zusatzkosten übernimmt.
• Maßnahme: In der entsprechenden Phase wird eine Aufgabe mit 24 h angelegt und das Stundenbudget aktualisiert.

Akzeptiert der Kunde nicht, wird der Antrag nachvollziehbar abgelehnt, und die Spur, dass er gestellt wurde, geht nicht verloren.

Häufige Fehler

1. Änderungen mündlich annehmen. Ohne Erfassung lässt sich nicht rekonstruieren, was vereinbart wurde.
2. Genehmigen ohne zu schätzen. Man entscheidet, ohne die Kosten zu kennen.
3. Änderungen mit Fehlern vermischen. Ein Fehler ist ein Problem und wird im Umfang behoben; eine Änderung ist etwas Neues. Der Ratgeber zu Problem, Risiko oder Änderungsantrag hilft bei der Unterscheidung.
4. Den Plan nach der Genehmigung nicht aktualisieren.
5. Unverhältnismäßige Bürokratie. Ein kleines Projekt braucht kein Gremium: Es braucht eine Erfassung und eine klare Entscheidung.

So geht es in PjMan

PjMan enthält je Projekt ein Register für Änderungsanträge mit einem einfachen Ablauf:

1. Erfassen Sie den Antrag im Reiter Änderungsanträge des Projekts: Titel, Herkunft bzw. Antragsteller (Freitext, muss kein Benutzer sein), Beschreibung, geschätzter Aufwand in Stunden, geschätzte Kosten und Dauer. (Änderungsanträge)
2. Jeder Antrag beginnt als offen. Er wird mit einer Auswahl direkt in der Tabelle genehmigt oder abgelehnt; gespeichert wird, wer den Status wann geändert hat.
3. Kosten und Dauer sind Freitext, sodass Sie „mit dem Lieferanten zu bewerten“ oder „zwei Wochen“ schreiben können; PjMan addiert oder rechnet sie nicht um. Der Aufwand ist eine Stundenzahl.
4. Genehmigen erzeugt von selbst nichts: Es ist die Dokumentation der Entscheidung. Die daraus folgenden Aufgaben oder Phasen legen Sie im Plan an. (Aufgaben, Phasen und Unterphasen)
5. Sie können auch den Assistenten bitten: Änderungen an einem bereits erfassten Antrag werden auf einer Karte mit Vorher und Nachher vorgeschlagen, die Sie bestätigen, und sie lassen sich zehn Minuten lang rückgängig machen.

Nur der PM des Projekts legt Anträge an und entscheidet über sie; die Projektleitung sieht sie lesend, ein Berater hat keinen Zugriff. Zur Vorbereitung eines Statusgesprächs stellt der Assistent die unentschiedenen Anträge zusammen, mit Antragsteller, Aufwand und Tagen, die sie offen sind.

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Häufige Fragen

Und wenn die Änderung sehr klein ist? Erfassen Sie sie trotzdem, in ein, zwei Zeilen. Die Summe kleiner Änderungen ist die häufigste Ursache für Abweichungen.

Kann ich eine bereits getroffene Entscheidung ändern? Ja, aber hinterlassen Sie einen Nachweis: PjMan speichert, wer den Status wann geändert hat, und das Formular weist darauf hin, dass Sie eine bereits getroffene Entscheidung ändern.

Ist ein Änderungsantrag dasselbe wie eine neue Aufgabe? Nein. Der Antrag ist die Bitte samt Entscheidung; die Aufgabe ist die Arbeit, die bei Genehmigung geleistet wird.