Probleme, Risiken und Änderungsanträge verwalten

Ein Projekt scheitert nicht an einer großen Katastrophe, sondern an kleinen Dingen, die niemand ordnet: ein Fehler ohne Verantwortlichen, ein absehbares Risiko, das niemand notiert hat, eine Kundenbitte, die mündlich angenommen wurde. Alles in eine Liste offener Punkte zu werfen verwischt den Unterschied zwischen dringend und wichtig. PjMan gibt jedem Ding in jedem Projekt sein eigenes Register mit den passenden Feldern: Probleme für das, was schon passiert ist, Risiken für das, was passieren könnte, und Änderungsanträge für das, was außerhalb des vereinbarten Umfangs verlangt wird. Wenn Sie nicht sicher sind, was was ist, erklärt es der Ratgeber Problem, Risiko oder Änderungsantrag mit Beispielen.

Probleme: was schon passiert ist

Ein Problem ist etwas, das bereits eingetreten ist (ein Fehler, eine Blockade, ein Datenfehler) und gelöst werden muss. Es ist eine von den Aufgaben unabhängige Einheit. (Probleme)

• Konfigurierbarer Status. Die Status sind ein Katalog der Organisation, den der PM pflegt; standardmäßig Offen, In Analyse, In Bearbeitung, Gelöst und Geschlossen. Jeder Status kann als Endstatus markiert werden.
• Schweregrad und Priorität getrennt. Wie gravierend das Problem ist und wie dringend es bearbeitet wird, sind zwei verschiedene Achsen: Ein Problem kann gravierend, aber nicht dringend sein.
• Zuständige und Stunden. Sie werden einer oder mehreren Personen zugewiesen, mit oder ohne Konto, und es werden Stunden darauf erfasst, mit optionaler Schätzung, um zu wissen, was ihre Lösung kostet.
• Erkennungs- und Abschlussdatum. Das Abschlussdatum wird beim Wechsel in einen Endstatus automatisch gesetzt und beim Wiederöffnen gelöscht.
• Verknüpfung mit der betroffenen Phase oder Aufgabe und Labels, um sie nach eigenem Kriterium zu gruppieren.
• Liste und Kanban-Board, mit denselben Problemen in Statusspalten. (Kanban und Gantt)
• Kommentare zu jedem Problem, mit @-Erwähnungen, die innerhalb der Anwendung benachrichtigen.

Anlegen können sie der PM des Projekts, die Projektleitung (um auf Festgestelltes hinzuweisen) und Berater in Projekten, in denen ihnen eine Aufgabe zugewiesen ist, mit Einschränkungen. Es ist die einzige der drei, die ein Berater öffnen kann.

Risiken: was passieren könnte

Ein Risiko ist etwas, das eintreten könnte und das Projekt beeinträchtigen würde. Es dient dazu, vorauszudenken. (Risiken)

• Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, je drei Stufen, und eine Priorität von niedrig bis kritisch. Es sind drei unabhängige Angaben, die Sie festlegen: PjMan berechnet keine Risikoexposition und zeichnet keine Matrix, und die Priorität entscheidet, was zuerst drankommt.
• Status: identifiziert, in Beobachtung, gemindert oder geschlossen.
• Notfall- bzw. Maßnahmenplan, damit das Risiko nicht nur eine aufgeschriebene Sorge ist.
• Optionale Verknüpfung mit einer Phase oder Aufgabe.

Tritt ein Risiko ein, wird es als Problem erfasst. Der Ratgeber zum Risikoregister erklärt, wie Sie sie erkennen und priorisieren.

Änderungsanträge: was außerhalb des Umfangs verlangt wird

Ein Änderungsantrag ist eine Bitte außerhalb des vereinbarten Umfangs: eine neue Funktion, ein zusätzlicher Bericht, ein Meinungswechsel des Kunden. Ihn zu erfassen hält fest, wer ihn gestellt hat, was er kosten würde und was entschieden wurde, bevor er in den Plan kommt. (Änderungsanträge)

• Antragsteller (Freitext, muss kein Benutzer sein), Beschreibung, geschätzter Aufwand in Stunden, geschätzte Kosten und Dauer (Freitext).
• Ein einfacher Ablauf: Jeder Antrag beginnt als offen und wird mit einer Auswahl direkt in der Tabelle genehmigt oder abgelehnt; gespeichert wird, wer wann entschieden hat.
• Genehmigen erzeugt von selbst nichts: Es ist die Dokumentation der Entscheidung; die daraus folgenden Aufgaben oder Phasen legen Sie im Plan an.

Der Ratgeber zu Änderungsanträgen zeigt, wie Sie sie verwalten, damit der Umfang nicht ausufert.

Vom Protokoll oder der E-Mail zum Register

Die drei Register lassen sich füllen, ohne jedes Feld zu tippen. Fügen Sie dem Assistenten die Notizen einer Besprechung oder eine E-Mail mit Wünschen ein, kann er Ihnen auf einmal das Protokoll, die Folgeaufgaben, die Risiken und die Änderungsanträge vorschlagen, die er im Text sieht, auf einer einzigen Bestätigungskarte. Nichts wird angelegt, bis Sie bestätigen. (Eingefügter Text) Und vor einer Statusbesprechung stellt der Assistent die offenen gravierenden Probleme, die Risiken und die unentschiedenen Änderungsanträge zusammen, mit den Tagen, die sie offen sind.

Alles im Überblick

• Berichte bündelt die Kennzahlen zu Problemen: offene, geschlossene, durchschnittliche Lösungsdauer, erfasste Stunden und nicht zugewiesene, mit ihrer Verteilung nach Projekt oder Phase. (Berichte und Abfragen)
• Abfragen erlaubt, Probleme aller Ihrer Projekte nach Status, Schweregrad, Person, Labels und Datum zu filtern und in eine Tabellenkalkulation zu exportieren.
• Die Projektübersicht zeigt, wie viele es von jeder Art gibt, und verlinkt auf jedes Register.
• Der Projektstatus, den der Assistent liefert, enthält die offenen Probleme nach Schweregrad, die Risiken und die offenen Anträge.

Jede Rolle sieht das Passende

Der PM des Projekts verwaltet alles. Die Projektleitung sieht die drei Register nur lesend und kann Probleme anlegen. Ein Berater sieht die Probleme, die ihn betreffen, und kann sie zu seiner Arbeit anlegen, hat aber keinen Zugriff auf Risiken oder Änderungsanträge. (Rollen und Berechtigungen)

Probieren Sie es aus

Erstellen Sie Ihr Konto, öffnen Sie ein Projekt und erfassen Sie ein Problem, ein Risiko und einen Änderungsantrag. Oder entdecken Sie die Demo mit Beispieldaten.