Gestión de incidencias, riesgos y solicitudes de cambio

Un proyecto no se rompe por una gran catástrofe, sino por cosas pequeñas que nadie ordena: un fallo que se queda sin dueño, un riesgo que se veía venir y que nadie anotó, una petición del cliente que se aceptó de palabra. Mezclar todo en una lista de pendientes borra la diferencia entre lo urgente y lo importante. PjMan da a cada cosa su propio registro dentro de cada proyecto, con los campos que le corresponden: incidencias para lo que ya ha pasado, riesgos para lo que podría pasar y solicitudes de cambio para lo que se pide fuera del alcance acordado. Si dudas de cuál es cuál, la guía incidencia, riesgo o solicitud de cambio lo explica con ejemplos.

Incidencias: lo que ya ha pasado

Una incidencia es algo que ya ha ocurrido (un fallo, un bloqueo, un error de datos) y hay que resolver. Es una entidad independiente de las tareas. (Incidencias)

• Estado configurable. Los estados son un catálogo de la organización que gestiona el PM; de fábrica, Abierta, En análisis, En resolución, Resuelta y Cerrada. Cada estado puede marcarse como final.
• Severidad y prioridad, por separado. La gravedad del problema y la urgencia con que se atiende son dos ejes distintos: una incidencia puede ser grave pero no urgente.
• Asignados y horas. Se asignan a una o varias personas, con o sin cuenta, y se les imputan horas, con una estimación opcional, para saber lo que cuesta resolverlas.
• Fecha de detección y de cierre. La de cierre se pone sola al pasar a un estado final y se borra al reabrirla.
• Vínculo a la fase o la tarea afectada, y etiquetas para agruparlas con tu criterio.
• Lista y tablero Kanban, con las mismas incidencias por columnas de estado. (Kanban y Gantt)
• Comentarios en cada incidencia, con menciones con @ que avisan dentro de la aplicación.

Pueden crearlas el PM propietario, la dirección del proyecto (para avisar de lo que detectan) y los consultores en los proyectos donde tienen alguna tarea asignada, con limitaciones. Es la única de las tres que un consultor puede abrir.

Riesgos: lo que podría pasar

Un riesgo es algo que podría ocurrir y afectaría al proyecto. Sirve para anticiparse. (Riesgos)

• Probabilidad e impacto, en tres niveles cada uno, y una prioridad de baja a crítica. Son tres datos independientes que fijas tú: PjMan no calcula una exposición ni dibuja una matriz, y la prioridad es la que decide qué atender antes.
• Estado: identificado, en seguimiento, mitigado o cerrado.
• Plan de contingencia o mitigación, para que el riesgo no sea solo una preocupación escrita.
• Vínculo opcional a una fase o a una tarea.

Cuando un riesgo se materializa se registra como incidencia. La guía sobre el registro de riesgos explica cómo identificarlos y priorizarlos.

Solicitudes de cambio: lo que se pide fuera de alcance

Una solicitud de cambio es una petición que queda fuera del alcance acordado: una funcionalidad nueva, un informe extra, un cambio de criterio del cliente. Registrarla deja constancia de quién la pidió, cuánto costaría y qué se decidió, antes de meterla en el plan. (Solicitudes de cambio)

• Solicitante (texto libre, no tiene por qué ser un usuario), descripción, esfuerzo estimado en horas, coste y plazo estimados (texto libre).
• Un flujo simple: toda solicitud nace pendiente y se aprueba o se rechaza con un selector en la propia tabla; se guarda quién decidió y cuándo.
• Aprobar no crea nada por sí solo: es el registro de la decisión; las tareas o fases que se deriven las creas tú en el plan.

La guía sobre solicitudes de cambio cuenta cómo gestionarlas para que el alcance no se descontrole.

Del acta o del correo al registro

Los tres registros se pueden alimentar sin teclear cada campo. Si pegas en el asistente las notas de una reunión o un correo con peticiones, el asistente puede proponerte de una vez el acta, las tareas de seguimiento, los riesgos y las solicitudes de cambio que ve en el texto, en una única tarjeta de confirmación. Nada se crea hasta que la confirmas. (Texto pegado) Y antes de una reunión de seguimiento, el asistente reúne las incidencias graves abiertas, los riesgos y las solicitudes de cambio sin resolver, con los días que llevan pendientes.

Verlo en conjunto

• Informes reúne los indicadores de incidencias: abiertas, cerradas, tiempo medio de resolución, horas imputadas y sin asignar, con su distribución por proyecto o por fase. (Informes y consultas)
• Consultas permite filtrar incidencias de todos tus proyectos por estado, severidad, persona, etiquetas y fechas, y exportarlas a una hoja de cálculo.
• El resumen del proyecto muestra cuántas hay de cada tipo y enlaza a cada registro.
• El estado del proyecto que te da el asistente incluye las incidencias abiertas por severidad, los riesgos y las solicitudes pendientes.

Cada rol ve lo que le corresponde

El PM propietario lo gestiona todo. La dirección del proyecto ve los tres registros en solo lectura y puede crear incidencias. Un consultor ve las incidencias que le afectan y puede crearlas ligadas a su trabajo, pero no accede a los riesgos ni a las solicitudes de cambio. (Roles y permisos)

Pruébalo

Crea tu cuenta, abre un proyecto y registra una incidencia, un riesgo y una solicitud de cambio. O explora la demo con datos de ejemplo.