Gestión de proyectos de arquitectura e ingeniería

Un estudio de arquitectura o una ingeniería vive de sus horas: el producto es el proyecto, y el margen depende de que el trabajo cueste lo estimado. A la vez, el proyecto pasa por etapas bien delimitadas (cada una con sus entregables y a menudo con sus honorarios), por administraciones que tardan lo que tardan y por un cliente que cambia de opinión cuando ve los planos. Llevarlo bien exige tres cosas: un plan por fases que coincida con las etapas del encargo, un control de horas por fase y un registro de cambios que los haga visibles.

Las fases de un proyecto de arquitectura o ingeniería

PjMan trae una plantilla de proyecto «Arquitectura / Ingeniería» con seis fases:

1. Anteproyecto: la propuesta inicial, con las soluciones generales y el encaje en el programa del cliente.
2. Proyecto básico: la definición de la solución elegida, con el nivel de detalle necesario para tramitar.
3. Proyecto de ejecución: el detalle completo para construir, con planos, memorias y mediciones.
4. Licencias: la tramitación de permisos y autorizaciones con las administraciones.
5. Obra/Ejecución: el seguimiento de la construcción o ejecución.
6. Recepción: la entrega, las comprobaciones finales y el cierre.

Al crear el proyecto eliges la plantilla y sus fases se copian al proyecto, con su código (F001, F002…). Son copias independientes: puedes renombrarlas, reordenarlas, añadir otras (una fase por disciplina, por ejemplo estructuras o instalaciones) o borrar las que no necesites, y cada fase admite subfases. Si más adelante cambias la plantilla, los proyectos ya creados no se tocan. Estas fases son una propuesta: adáptalas a la nomenclatura y a las etapas de tu país o de tu contrato. (Crear un proyecto, Maestros y catálogos)

Lo que suele salir mal

• Los honorarios se consumen antes que las etapas. Si no se sabe cuántas horas lleva cada fase, la desviación aparece cuando ya no tiene remedio.
• Los cambios del cliente se absorben sin cobrarlos. Un cambio de distribución «pequeño» obliga a rehacer planos y mediciones.
• Las licencias retrasan todo lo demás, y el calendario depende de terceros que no controlas.
• Muchas disciplinas, muchas personas. La coordinación entre arquitectura, estructuras e instalaciones se pierde en correos.
• Las decisiones no quedan por escrito. Lo que se acordó con el cliente en una visita se discute meses después.
• Los gastos del proyecto se olvidan: desplazamientos, copias, visados, tasas.

Cómo te ayuda PjMan

• Horas por fase, a la vista. Cada tarea lleva sus horas estimadas, el equipo imputa las suyas y cada fase muestra las horas imputadas frente a las estimadas. La cabecera del proyecto da la desviación total y puedes fijar un presupuesto de horas. (Control de horas y gastos)
• Gastos previstos y reales. Registra visados, tasas, desplazamientos o material, con su divisa, en el proyecto, en una fase o en una tarea, y compara previsto con real. (Gastos)
• Solicitudes de cambio. Cada modificación que pide el cliente se registra con su esfuerzo estimado y su decisión, para poder justificarla y, si procede, cobrarla. (Solicitudes de cambio)
• Contactos y comunicaciones. El registro de las personas del cliente, de las administraciones y de otras disciplinas, y el diario de correos del proyecto, enlazados a fases y tareas. (Contactos, Comunicaciones)
• Actas con tareas de seguimiento. Cada acuerdo de una reunión o visita genera su tarea, con responsable y fecha límite, para que quede por escrito. (Actas de reunión)
• Riesgos. Un registro con probabilidad, impacto y plan para lo que todavía no ha pasado: un permiso que se retrasa, un proveedor que no cumple. (Registro de riesgos)
• Plan y trabajo. El diagrama de Gantt de las fases (de lectura) para ver el calendario, y un tablero Kanban de las tareas. (Kanban y Gantt)
• Cada rol, lo suyo. El PM lleva el proyecto, la dirección ve el estado de la cartera en lectura y cada consultor, sus tareas.

Un punto de partida, no un molde

Las fases de la plantilla siguen la secuencia habitual de un encargo, pero cada proyecto tiene sus particularidades: una reforma pequeña puede no necesitar un proyecto básico separado, y uno grande puede dividir la ejecución por fases de obra. Si siempre trabajas con el mismo esquema de etapas, crea tu propia plantilla y úsala en todos tus proyectos. La plantilla predefinida no se modifica, pero puedes crear la tuya desde cero.

Pruébalo

Crea tu cuenta, crea un proyecto con la plantilla «Arquitectura / Ingeniería» y estima las horas de las primeras tareas. O explora la demo, que incluye proyectos de ejemplo.