Cómo calcular la desviación de horas de un proyecto

La desviación de horas responde a una pregunta sencilla: ¿se está trabajando más o menos de lo que se había previsto? Es el indicador más rápido para saber si un proyecto se está yendo de presupuesto, y se calcula con una resta.

La fórmula

Desviación de horas = horas reales − horas estimadas

• Horas estimadas: lo que calculaste que costaría el trabajo, normalmente tarea a tarea, antes de empezar.
• Horas reales (o imputadas): lo que el equipo ha registrado de verdad.
• Positiva: se ha trabajado más de lo previsto (desviación «por exceso»). Negativa: menos.

Para compararla entre proyectos de distinto tamaño, pásala a porcentaje:

Desviación (%) = desviación de horas ÷ horas estimadas × 100

Ejemplo paso a paso

Un proyecto tiene tres tareas:

1. Suma las estimadas: 40 + 80 + 30 = 150 h.
2. Suma las imputadas: 46 + 74 + 42 = 162 h.
3. Resta: 162 − 150 = +12 h de desviación.
4. En porcentaje: 12 ÷ 150 × 100 = 8 % por encima de lo previsto.

Fíjate en que se calcula sobre el total, no sumando porcentajes por tarea: la tarea de configuración, que va por debajo, compensa en parte a las demás.

Cómo interpretarla

• Una desviación pequeña y estable (por ejemplo, un 5 %) suele ser normal: las estimaciones nunca son perfectas.
• Una desviación que crece cada semana es la señal de alarma: mira qué tareas la causan y por qué (estimación corta, trabajo no previsto, cambios del cliente).
• Compara lo hecho con el avance. Un 8 % de desviación con el 90 % del trabajo hecho es muy distinto que con el 30 %. Si el avance va por detrás de las horas consumidas, el problema es mayor de lo que parece.
• Mira dónde está, no solo cuánto. Una desviación concentrada en una fase apunta a esa fase.
• Si los cambios que pide el cliente consumen horas, regístralos como solicitudes de cambio para poder justificarlos.

Los errores más habituales

1. Estimar solo el total del proyecto, sin desglosar por tareas: no sabrás dónde se produce la desviación.
2. Imputar tarde o a lo bruto (una sola entrada a fin de mes): la desviación llega cuando ya no se puede corregir.
3. Mezclar tareas del proyecto con trabajo de soporte sin distinguirlos.
4. No revisar la estimación cuando cambia el alcance: la desviación sale «mala» aunque el equipo trabaje bien.

Cómo se hace en PjMan

PjMan calcula la desviación sin hojas de cálculo:

1. Estima las horas de cada tarea en su ficha (campo de horas estimadas).
2. El equipo imputa sus horas a las tareas: desde la ficha, desde Mi trabajo o pidiéndoselo al asistente («imputa 2 horas a la T0003»). El PM puede imputar en nombre de su equipo.
3. Mira la cabecera del proyecto: muestra las horas imputadas, las estimadas y la desviación (en rojo si es positiva). La misma cifra aparece en la tarjeta de cada proyecto de la lista, y cada fase muestra sus horas imputadas y estimadas. (Resumen del proyecto)
4. Informes reúne la desviación junto a las tareas completadas, pendientes y atrasadas, filtrable por proyecto. (Informes)
5. Si necesitas llevártelo, Consultas exporta las imputaciones a una hoja de cálculo (.xlsx) con los mismos filtros. (Consultas)

La desviación de PjMan compara las horas imputadas con la suma de las estimaciones de las tareas y es independiente del presupuesto de horas del proyecto, que tiene su propio indicador.

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Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre desviación de horas y desviación de coste? La de horas mide esfuerzo; la de coste mide dinero. En PjMan los gastos tienen su propia desviación (real − previsto), calculada por divisa. (Gastos)

¿Es malo que sea negativa? No necesariamente: puede ser que se estimara con margen o que el trabajo esté sin terminar. Compárala con el avance.

¿Cada cuánto debo mirarla? Semanalmente, mientras el proyecto está en marcha.