Gestión de proyectos de implantación de ERP

Implantar un ERP es un proyecto largo, con muchas personas del lado del cliente y del lado de quien implanta, y con una característica que lo hace delicado: casi todo depende de todo. Los datos migrados condicionan las pruebas, las pruebas condicionan la formación y la fecha de puesta en marcha no se mueve con facilidad. Llevarlo bien pide dos cosas: un plan por fases que todos entiendan y un seguimiento de horas y de cambios que no dependa de la memoria de nadie.

Las fases de una implantación

PjMan trae una plantilla de proyecto «Implantación de ERP» con las ocho fases que suele tener este tipo de proyecto:

1. Análisis: entender los procesos del cliente y fijar el alcance.
2. Configuración/parametrización: dejar el sistema listo para esos procesos.
3. Migración de datos: preparar, cargar y validar los datos históricos.
4. Desarrollos a medida: lo que el estándar no cubre.
5. Formación: usuarios clave y usuarios finales.
6. Pruebas/UAT: pruebas de aceptación con el cliente.
7. Go-live: la puesta en marcha.
8. Soporte post go-live: estabilización tras la salida.

Al crear el proyecto eliges la plantilla y sus fases se copian al proyecto, con su código (F001, F002…). Son copias independientes: puedes renombrarlas, reordenarlas, añadir otras o borrar las que no necesites, y cada fase admite subfases. Si más adelante cambias la plantilla, los proyectos ya creados no se tocan. (Crear un proyecto, Maestros y catálogos)

Lo que suele salir mal

Cada proyecto es distinto, pero hay problemas que se repiten:

• La migración de datos se subestima. Suele ser la fase donde más se desvían las horas. Si estimas por fase y tarea, la desviación se ve en cuanto empieza.
• El alcance crece sin que nadie lo decida. Pequeñas peticiones que se aceptan por cortesía acaban consumiendo horas que no estaban en el presupuesto.
• Las decisiones se pierden. Lo que se acordó en una reunión de seguimiento se olvida si no queda escrito con responsable y fecha.
• Las pruebas se comprimen. Cuando se retrasa lo anterior, el margen que se recorta es el de las pruebas de aceptación.
• Los problemas aparecen tarde. Tras la salida llegan incidencias que hay que ordenar, asignar y cerrar.

Cómo te ayuda PjMan

• Horas por fase, a la vista. Cada tarea lleva sus horas estimadas, el equipo imputa las suyas y cada fase muestra las horas imputadas frente a las estimadas. La cabecera del proyecto da la desviación total. (Control de horas y gastos)
• Presupuesto de horas. Puedes fijar un presupuesto de horas al crear el proyecto y compararlo con lo imputado.
• Solicitudes de cambio. Cada petición fuera de alcance se registra con su impacto estimado y su aprobación, en lugar de absorberse en silencio. (Solicitudes de cambio)
• Riesgos. Un registro con probabilidad, impacto y plan de mitigación, para las cosas que todavía no han pasado. (Riesgos)
• Actas con tareas de seguimiento. Cada acuerdo de una reunión genera su tarea, con fecha límite, para que no se pierda. (Actas de reunión)
• Incidencias tras el go-live. Con severidad, prioridad, estados configurables y personas asignadas. (Incidencias)
• Plan y trabajo. El diagrama de Gantt de las fases y un tablero Kanban de las tareas, sobre los mismos datos. (Kanban y Gantt)
• Cada rol, lo suyo. El PM lleva el proyecto, la dirección ve la cartera en lectura y cada consultor, sus tareas. Opcionalmente, puedes indicar la plataforma o tecnología principal del proyecto desde un catálogo propio de tu organización.

Un punto de partida, no un molde

La plantilla es una propuesta razonable, no una obligación: un proyecto de implantación pequeño puede no necesitar desarrollos a medida, y uno grande puede dividir la migración en varias fases. Si trabajas siempre con las mismas fases, crea tu propia plantilla y úsala en todos tus proyectos. La plantilla predefinida no se modifica, pero puedes crear la tuya desde cero.

Pruébalo

Crea tu cuenta, crea un proyecto con la plantilla «Implantación de ERP» y estima las horas de las primeras tareas. O explora la demo, que incluye proyectos de ejemplo.