Plantilla de acta de reunión de proyecto

Un acta de reunión no sirve para tener papeles: sirve para que lo que se decidió no dependa de la memoria de nadie. Un buen acta se escribe en pocos minutos, se lee en uno y deja claro quién hace qué y para cuándo. Esta guía explica qué debe contener, te da una plantilla para copiar y muestra un ejemplo.

Qué debe tener un acta

1. Datos de la reunión: título, fecha y proyecto (y, si procede, la fase a la que se refiere).
2. Asistentes: quién estuvo, para saber quién conoce lo decidido.
3. Orden del día o temas tratados: una línea por tema.
4. Decisiones: lo que quedó resuelto, sin la discusión que llevó a ello.
5. Acuerdos y acciones: cada uno con qué, quién y para cuándo. Es la parte más importante.
6. Riesgos o puntos abiertos: lo que preocupa y todavía no está resuelto.
7. Próxima reunión: fecha y objetivo.

Cada acuerdo debe poder responderse con un sí o un no en la fecha comprometida. «Revisar los precios» es vago; «Priya revisa la lista de precios de los 40 artículos principales antes del viernes 23» no lo es.

Plantilla para copiar

ACTA DE REUNIÓN
Proyecto:
Reunión:            Fecha:
Asistentes:

TEMAS TRATADOS
1.
2.

DECISIONES
-

ACUERDOS
  Qué                         Quién          Para cuándo
1.
2.

RIESGOS Y PUNTOS ABIERTOS
-

PRÓXIMA REUNIÓN
Fecha:        Objetivo:

Ejemplo

ACTA DE REUNIÓN
Proyecto: Renovación del portal de clientes
Reunión: Seguimiento semanal      Fecha: 14/10/2026
Asistentes: Marta (PM), Priya (consultora), Hugo (cliente)

TEMAS TRATADOS
1. Estado de la migración de datos.
2. Fecha de las pruebas de aceptación.

DECISIONES
- Las pruebas de aceptación empiezan el 3 de noviembre.

ACUERDOS
  Qué                                      Quién    Para cuándo
1. Entregar el fichero de clientes limpio  Hugo     21/10/2026
2. Revisar la lista de precios             Priya    23/10/2026

RIESGOS Y PUNTOS ABIERTOS
- Si el fichero de clientes se retrasa, las pruebas se mueven.

PRÓXIMA REUNIÓN
Fecha: 21/10/2026      Objetivo: validar la migración

Errores habituales

• Transcribirlo todo. Un acta no es una grabación: recoge decisiones y acciones, no la conversación.
• Acuerdos sin responsable o sin fecha. Si nadie es responsable, no lo hará nadie.
• Enviarla tarde. Un acta útil llega el mismo día o al siguiente; después ya se está discutiendo otra cosa.
• No seguir los acuerdos. Un acta que no se revisa en la reunión siguiente se convierte en archivo.

Cómo se hace en PjMan

En PjMan el acta y sus acuerdos están en el mismo sitio que las tareas, así que el seguimiento no depende de que alguien copie los acuerdos a otra herramienta. (Actas de reunión)

1. En la pestaña Actas del proyecto, el PM pulsa Crear acta de reunión y rellena el título, la fecha, la fase (obligatoria si hay acuerdos) y las notas.
2. Añade los acuerdos: qué se acordó, el responsable (texto libre, puede ser alguien del cliente) y la fecha comprometida, que no puede ser anterior a la de la reunión.
3. Al guardar, PjMan guarda el acta, crea una tarea de seguimiento por cada acuerdo en la fase elegida, con la fecha comprometida como fecha límite, y genera un documento de texto descargable. Las tareas nacen sin asignar: el responsable queda escrito en la descripción y lo asignas tú después.
4. También puedes pegar las notas de la reunión en el asistente y pedirle el acta: propone el acta completa con sus acuerdos y, si quieres, los riesgos y las tareas, para que confirmes todo de una vez. (Texto pegado; necesita tu propia clave de IA.)

Algunos límites, para que no te sorprendan: las actas se pueden editar (datos y acuerdos; el documento se regenera y las tareas de seguimiento no se duplican), solo las crea, edita y borra el PM propietario (el consultor, las suyas), y las tareas de seguimiento ya generadas no se borran junto con el acta.

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Preguntas frecuentes

¿Quién redacta el acta? Quien dirige la reunión o quien tenga más facilidad para escribir rápido; lo importante es que se revise con los asistentes.

¿Cuánto debe durar redactarla? Si lleva más de diez minutos, probablemente se está transcribiendo en lugar de resumir.

¿Hace falta firma? Depende del contrato y de la empresa. Para el seguimiento del proyecto, basta con que los asistentes la reciban y puedan corregirla.