Gestion de projet de déploiement d’ERP

Déployer un ERP est un projet long, avec de nombreuses personnes côté client et côté intégrateur, et une caractéristique qui le rend délicat : presque tout dépend de tout. Les données migrées conditionnent les tests, les tests conditionnent la formation, et la date de mise en production ne bouge pas facilement. Bien le mener demande deux choses : un plan par phases que tout le monde comprend et un suivi des heures et des changements qui ne dépende pas de la mémoire de chacun.

Les phases d’un déploiement

PjMan propose un modèle de projet « Déploiement d’ERP » avec les huit phases que comporte habituellement ce type de projet :

1. Analyse : comprendre les processus du client et fixer le périmètre.
2. Configuration/paramétrage : préparer le système pour ces processus.
3. Migration des données : préparer, charger et valider les données historiques.
4. Développements spécifiques : ce que le standard ne couvre pas.
5. Formation : utilisateurs clés et utilisateurs finaux.
6. Recette/UAT : tests d’acceptation avec le client.
7. Mise en production : le démarrage.
8. Support post-mise en production : la stabilisation après le lancement.

À la création du projet, vous choisissez le modèle et ses phases sont copiées dans le projet, avec leur code (F001, F002…). Ce sont des copies indépendantes : vous pouvez les renommer, les réordonner, en ajouter d’autres ou supprimer celles dont vous n’avez pas besoin, et chaque phase accepte des sous-phases. Si vous modifiez ensuite le modèle, les projets déjà créés ne changent pas. (Créer un projet, Données de référence et catalogues)

Ce qui tourne souvent mal

Chaque projet est différent, mais certains problèmes reviennent :

• La migration des données est sous-estimée. C’est souvent la phase où les heures dérivent le plus. Si vous estimez par phase et par tâche, l’écart se voit dès que le travail commence.
• Le périmètre grandit sans que personne ne l’ait décidé. De petites demandes acceptées par courtoisie finissent par consommer des heures qui n’étaient pas au budget.
• Les décisions se perdent. Ce qui a été convenu en réunion de suivi s’oublie si ce n’est pas écrit, avec un responsable et une date.
• Les tests sont comprimés. Quand ce qui précède prend du retard, la marge rognée est celle de la recette.
• Les problèmes apparaissent tard. Après la mise en production arrivent des incidents qu’il faut trier, affecter et clore.

Comment PjMan vous aide

• Les heures par phase, d’un coup d’œil. Chaque tâche porte ses heures estimées, l’équipe saisit les siennes et chaque phase affiche les heures saisies par rapport aux heures estimées. L’en-tête du projet donne l’écart total. (Suivi des temps et des dépenses)
• Budget d’heures. Vous pouvez fixer un budget d’heures à la création du projet et le comparer à ce qui a été saisi.
• Demandes de modification. Chaque demande hors périmètre est enregistrée avec son impact estimé et son approbation, au lieu d’être absorbée en silence. (Demandes de modification)
• Risques. Un registre avec probabilité, impact et plan d’atténuation, pour ce qui ne s’est pas encore produit. (Risques)
• Comptes rendus avec tâches de suivi. Chaque décision d’une réunion génère sa tâche, avec une échéance, pour qu’elle ne se perde pas. (Comptes rendus)
• Incidents après la mise en production. Avec gravité, priorité, statuts configurables et personnes affectées. (Incidents)
• Plan et travail. Le diagramme de Gantt des phases et un tableau Kanban des tâches, sur les mêmes données. (Kanban et Gantt)
• Chaque rôle, sa vue. Le PM mène le projet, la direction voit le portefeuille en lecture seule et chaque consultant voit ses tâches. En option, vous pouvez indiquer la plateforme ou technologie principale du projet depuis un catalogue propre à votre organisation.

Un point de départ, pas un moule

Le modèle est une proposition raisonnable, pas une obligation : un petit déploiement peut se passer de développements spécifiques, et un grand peut découper la migration en plusieurs phases. Si vous travaillez toujours avec les mêmes phases, créez votre propre modèle et utilisez-le dans tous vos projets. Le modèle prédéfini ne se modifie pas, mais vous pouvez créer le vôtre de zéro.

Essayez

Créez votre compte, créez un projet avec le modèle « Déploiement d’ERP » et estimez les heures des premières tâches. Ou explorez la démo, qui comprend des projets d’exemple.