Comment calculer l’écart d’heures d’un projet

L’écart d’heures répond à une question simple : travaille-t-on plus ou moins que prévu ? C’est l’indicateur le plus rapide pour savoir si un projet dérive par rapport à son budget, et il se calcule par une soustraction.

La formule

Écart d’heures = heures réelles − heures estimées

• Heures estimées : ce que vous aviez calculé que le travail coûterait, normalement tâche par tâche, avant de commencer.
• Heures réelles (ou saisies) : ce que l’équipe a réellement enregistré.
• Positif : on a travaillé plus que prévu (dépassement). Négatif : moins.

Pour le comparer entre projets de tailles différentes, passez-le en pourcentage :

Écart (%) = écart d’heures ÷ heures estimées × 100

Exemple pas à pas

Un projet comporte trois tâches :

1. Additionnez les heures estimées : 40 + 80 + 30 = 150 h.
2. Additionnez les heures saisies : 46 + 74 + 42 = 162 h.
3. Soustrayez : 162 − 150 = +12 h d’écart.
4. En pourcentage : 12 ÷ 150 × 100 = 8 % au-dessus du prévu.

Notez qu’il se calcule sur le total, et non en additionnant des pourcentages par tâche : la tâche de configuration, qui est en dessous, compense en partie les autres.

Comment l’interpréter

• Un écart faible et stable (par exemple 5 %) est généralement normal : les estimations ne sont jamais parfaites.
• Un écart qui grandit chaque semaine est le signal d’alarme : regardez quelles tâches le causent et pourquoi (estimation trop courte, travail imprévu, changements du client).
• Comparez le réalisé à l’avancement. Un écart de 8 % avec 90 % du travail fait n’a rien à voir avec le même écart à 30 %. Si l’avancement est en retard sur les heures consommées, le problème est plus grand qu’il n’y paraît.
• Regardez où il se trouve, pas seulement son ampleur. Un écart concentré sur une phase désigne cette phase.
• Si les changements demandés par le client consomment des heures, enregistrez-les comme demandes de modification pour pouvoir les justifier.

Les erreurs les plus courantes

1. N’estimer que le total du projet, sans le décomposer par tâche : vous ne saurez pas où se produit l’écart.
2. Saisir tard ou en bloc (une seule saisie en fin de mois) : l’écart arrive quand on ne peut plus corriger.
3. Mélanger les tâches du projet et le travail de support sans les distinguer.
4. Ne pas réviser l’estimation quand le périmètre change : l’écart paraît « mauvais » alors que l’équipe travaille bien.

Comment on le fait dans PjMan

PjMan calcule l’écart sans tableur :

1. Estimez les heures de chaque tâche dans sa fiche (champ d’heures estimées).
2. L’équipe saisit ses heures sur les tâches : depuis la fiche, depuis Mon travail ou en le demandant à l’assistant (« saisis 2 heures sur T0003 »). Le PM peut saisir du temps au nom de son équipe.
3. Regardez l’en-tête du projet : il affiche les heures saisies, les heures estimées et l’écart (en rouge s’il est positif). Le même chiffre figure sur la carte de chaque projet de la liste, et chaque phase affiche ses heures saisies et estimées. (Résumé du projet)
4. Rapports réunit l’écart avec les tâches terminées, en attente et en retard, filtrable par projet. (Rapports)
5. Si vous avez besoin de l’emporter, Requêtes exporte les saisies de temps vers un tableur (.xlsx) avec les mêmes filtres. (Requêtes)

L’écart de PjMan compare les heures saisies à la somme des estimations des tâches et il est indépendant du budget d’heures du projet, qui a son propre indicateur.

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Questions fréquentes

Quelle différence entre écart d’heures et écart de coût ? L’écart d’heures mesure l’effort ; l’écart de coût mesure l’argent. Dans PjMan, les dépenses ont leur propre écart (réel − prévu), calculé par devise. (Dépenses)

Est-ce mauvais s’il est négatif ? Pas nécessairement : l’estimation avait peut-être de la marge, ou le travail n’est pas terminé. Comparez-le à l’avancement.

À quelle fréquence le consulter ? Chaque semaine, tant que le projet est en cours.