Stundenabweichung im Projekt berechnen

Die Stundenabweichung beantwortet eine einfache Frage: Wird mehr oder weniger gearbeitet, als geplant war? Sie ist die schnellste Kennzahl, um zu erkennen, ob ein Projekt das Budget überschreitet, und sie wird mit einer Subtraktion berechnet.

Die Formel

Stundenabweichung = Ist-Stunden − geschätzte Stunden

• Geschätzte Stunden: was die Arbeit Ihrer Berechnung nach kosten würde, normalerweise Aufgabe für Aufgabe, vor dem Start.
• Ist-Stunden (bzw. erfasste Stunden): was das Team tatsächlich erfasst hat.
• Positiv: Es wurde mehr gearbeitet als geplant (Überschreitung). Negativ: weniger.

Um sie zwischen Projekten unterschiedlicher Größe zu vergleichen, rechnen Sie sie in Prozent um:

Abweichung (%) = Stundenabweichung ÷ geschätzte Stunden × 100

Beispiel Schritt für Schritt

Ein Projekt hat drei Aufgaben:

1. Addieren Sie die geschätzten Stunden: 40 + 80 + 30 = 150 Std.
2. Addieren Sie die erfassten Stunden: 46 + 74 + 42 = 162 Std.
3. Subtrahieren Sie: 162 − 150 = +12 Std. Abweichung.
4. In Prozent: 12 ÷ 150 × 100 = 8 % über Plan.

Beachten Sie, dass sie auf die Gesamtsumme berechnet wird und nicht durch Addieren von Prozentwerten pro Aufgabe: Die Konfigurationsaufgabe, die unter dem Plan liegt, gleicht die anderen teilweise aus.

Wie Sie sie deuten

• Eine kleine, stabile Abweichung (zum Beispiel 5 %) ist meist normal: Schätzungen sind nie perfekt.
• Eine Abweichung, die jede Woche wächst, ist das Warnsignal: Prüfen Sie, welche Aufgaben sie verursachen und warum (zu knappe Schätzung, ungeplante Arbeit, Kundenänderungen).
• Vergleichen Sie Erledigtes mit dem Fortschritt. 8 % Abweichung bei 90 % erledigter Arbeit ist etwas ganz anderes als bei 30 %. Hinkt der Fortschritt den verbrauchten Stunden hinterher, ist das Problem größer, als es aussieht.
• Schauen Sie, wo sie liegt, nicht nur wie groß sie ist. Eine auf eine Phase konzentrierte Abweichung weist auf diese Phase hin.
• Verbrauchen Änderungswünsche des Kunden Stunden, erfassen Sie sie als Änderungsanträge, damit Sie sie begründen können.

Die häufigsten Fehler

1. Nur die Projektsumme schätzen, ohne sie auf Aufgaben herunterzubrechen: Sie wissen dann nicht, wo die Abweichung entsteht.
2. Zu spät oder pauschal erfassen (ein einziger Eintrag am Monatsende): Die Abweichung zeigt sich, wenn man nicht mehr gegensteuern kann.
3. Projektaufgaben mit Supportarbeit vermischen, ohne sie zu unterscheiden.
4. Die Schätzung nicht überprüfen, wenn sich der Umfang ändert: Die Abweichung sieht „schlecht“ aus, obwohl das Team gut arbeitet.

So geht es in PjMan

PjMan berechnet die Abweichung ohne Tabellenkalkulation:

1. Schätzen Sie die Stunden jeder Aufgabe auf ihrer Seite (Feld für geschätzte Stunden).
2. Das Team erfasst seine Stunden auf den Aufgaben: von der Aufgabenseite, aus Meine Arbeit oder indem es den Assistenten bittet („Erfasse 2 Stunden auf T0003“). Der PM kann Zeiten im Namen seines Teams erfassen.
3. Schauen Sie in den Projektkopf: Er zeigt die erfassten und die geschätzten Stunden sowie die Abweichung (rot, wenn positiv). Dieselbe Zahl steht auf der Karte jedes Projekts in der Liste, und jede Phase zeigt ihre erfassten und geschätzten Stunden. (Projektübersicht)
4. Berichte führt die Abweichung neben den abgeschlossenen, offenen und überfälligen Aufgaben zusammen, filterbar nach Projekt. (Berichte)
5. Wenn Sie die Daten mitnehmen möchten, exportiert Abfragen die Zeiteinträge mit denselben Filtern in eine Tabellenkalkulation (.xlsx). (Abfragen)

Die Abweichung in PjMan vergleicht die erfassten Stunden mit der Summe der Aufgabenschätzungen und ist unabhängig vom Stundenbudget des Projekts, das eine eigene Kennzahl hat.

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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Stundenabweichung und Kostenabweichung? Die Stundenabweichung misst Aufwand; die Kostenabweichung misst Geld. In PjMan haben Ausgaben ihre eigene Abweichung (Ist − Plan), berechnet pro Währung. (Ausgaben)

Ist es schlecht, wenn sie negativ ist? Nicht unbedingt: Die Schätzung kann Puffer enthalten haben, oder die Arbeit ist noch nicht abgeschlossen. Vergleichen Sie sie mit dem Fortschritt.

Wie oft sollte ich sie ansehen? Wöchentlich, solange das Projekt läuft.