Kanban und Gantt online: Arbeit und Plan auf denselben Daten

Ein Projekt betrachtet man auf zwei Arten. Im Tagesgeschäft möchten Sie sehen, was offen ist, was läuft und was erledigt ist, und Dinge von einem Status in den nächsten verschieben. Bei der Planung möchten Sie den Kalender sehen: welche Phase zuerst kommt, was sich überschneidet und wie weit alles ist. PjMan bietet beide Ansichten auf denselben Aufgaben und Phasen: Es gibt keinen separaten Plan zu pflegen und nichts von einem Ort an den anderen zu kopieren.

Kanban-Boards: Jede Spalte ist ein Status

Ein Kanban-Board ist eine weitere Art, die Aufgaben (oder Probleme) zu sehen, die Sie schon in einer Liste haben: Jede Spalte ist ein Status und jede Karte eine Aufgabe. Den Status zu ändern heißt, die Karte in eine andere Spalte zu ziehen. (Kanban-Boards)

• Sechs Boards. Ein Aufgaben-Board und ein Problem-Board an drei Orten: innerhalb eines Projekts, in Meine Arbeit (nur das, was Ihnen zugewiesen ist) und in Abfragen (mehrere Projekte gleichzeitig). Sie gelangen dorthin mit dem Umschalter Liste | Kanban neben dem Titel jeder Ansicht.
• Die Spalten sind Ihre Status. In einem Projekt die Aufgabenstatus dieses Projekts, in ihrer Reihenfolge. Endstatus sind markiert.
• Jede Karte fasst zusammen. Code, Titel, Priorität, Phase, Fälligkeitsdatum —rot, wenn überfällig—, Fortschrittsbalken, erfasste im Vergleich zu geschätzten Stunden und Zugewiesene. Hat der Eintrag Kommentare, auch deren Zahl.
• Verschieben mit Rückgängig. Per Ziehen oder mit dem Menü Verschieben nach … der Karte, das auch per Tastatur funktioniert. Nach dem Ablegen erscheint ein Hinweis mit Rückgängig. Hat jemand die Karte inzwischen geändert, wird seine Änderung nicht überschrieben.
• Verschieben ist dasselbe wie Bearbeiten. Es durchläuft dieselben Regeln und Berechtigungen wie die Statusänderung im Aufgabenformular.
• Filter. Nach Code oder Titel, Phase, Person, Priorität, „nur überfällige“ oder „nur meine“; in Meine Arbeit und Abfragen auch nach Projekt.
• Die Aufgabe, ohne das Board zu verlassen. Ein Klick auf eine Karte öffnet ihr Detail in einem Fenster über dem Board. Im Modal sind Kommentare ein weiterer Tab. (Die Karte im Modal)

Gantt-Diagramm: der Plan auf einen Blick

Die Registerkarte Planung jedes Projekts zeichnet ein Gantt-Diagramm seiner Phasen, Unterphasen und Aufgaben aus den Daten, die Sie ohnehin erfassen. (Planung und Gantt)

• Balken pro Phase und pro Aufgabe, auf einem Wochenkalender mit einer Markierung für heute. Die kräftigere Füllung jedes Balkens ist der Fortschritt.
• Ein- und ausklappen. Jede Phase lässt sich einklappen, um ihre Unterphasen und Aufgaben auszublenden (bis zu drei Phasenebenen).
• Details beim Darüberfahren. Name, Daten, Fortschrittsprozent und erfasste im Vergleich zu geschätzten Stunden.
• Keine versteckten Lücken. Zeilen ohne Datum erscheinen in der Liste ohne Balken, und ein Hinweis nennt, wie viele es sind.

Es ist wichtig, klar zu sagen, was es nicht tut: Das Gantt von PjMan ist eine reine Leseansicht. Balken lassen sich nicht ziehen, zwischen Aufgaben werden keine Abhängigkeitspfeile gezeichnet, und der Maßstab ist fest, wöchentlich. Daten ändert man dort, wo sie entstehen, in der Phase oder in der Aufgabe, und das Diagramm aktualisiert sich bei der Rückkehr. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben verwalten Sie auf der Seite jeder Aufgabe.

Wann welche Ansicht

• Kanban für laufende Arbeit: was jetzt gemacht wird, wer es hat, was feststeckt.
• Gantt für den Plan: wie lange jede Phase dauert, was sich überschneidet, ob der Kalender realistisch ist.

Wenn Sie zwischen beiden schwanken, erklärt der Ratgeber Kanban oder Gantt: wann welches es mit praktischen Kriterien.

Jede Rolle sieht, was für sie bestimmt ist

Alle Rollen haben Boards, aber jede sieht eine andere Auswahl an Karten. Der verantwortliche PM sieht und verschiebt alles in seinem Projekt; ein Berater in seinem Board unter Meine Arbeit nur das, was ihm zugewiesen ist. Das Gantt sehen der verantwortliche PM, die Teamleitung der Ebenen 1 und 2 und die Mitglieder der gesamten Organisation (zum Beispiel ein CEO), stets schreibgeschützt; ein Berater sieht seine Termine in Meine Arbeit. (Rollen und Zugriff)

Probieren Sie es aus

Legen Sie Ihr Konto an, erstellen Sie ein Projekt aus einer Vorlage und wechseln Sie zwischen Liste, Kanban und Planung. Oder gehen Sie zuerst durch die Demo mit Beispieldaten.