Zeit- und Ausgabenerfassung im Projekt: Plan und Ist, immer aktuell

Ein Projekt überschreitet sein Budget selten auf einen Schlag: Es driftet jede Woche ein Stück weiter ab. Um das rechtzeitig zu sehen, müssen Stunden und Ausgaben dort erfasst werden, wo das Team arbeitet, und mit dem verglichen werden, was Sie zu Beginn geschätzt haben. In PjMan hängt jede Stunde und jede Ausgabe an einer Aufgabe oder einem Projekt, und die Zahlen berechnen sich von selbst.

Stunden: ein Zeiteintrag für jede geleistete Arbeit

Ein Zeiteintrag ist ein Arbeitsnachweis: wer gearbeitet hat, wie lange, an welchem Tag und woran. Er wird jedes Mal hinzugefügt, wenn jemand arbeitet; eine Summe wird nie überschrieben, sodass der Verlauf vollständig bleibt. (Zeiterfassung)

• Von dort, wo es Ihnen passt. Auf der Aufgabenseite mit Zeit erfassen, in Meine Arbeit oder indem Sie den Assistenten bitten: „Erfasse 2 Stunden auf T0003“, gesprochen oder getippt. Der Assistent bereitet eine Karte vor, die Sie bestätigen, bevor etwas gespeichert wird.
• Mit Datum, Dauer und Beschreibung. Stunden und Minuten (zum Beispiel 1 Std. 30 Min.), das Datum —es kann ein vergangener Tag sein— und was getan wurde.
• Der PM kann Zeiten im Namen seines Teams erfassen, auch für Personen, die noch kein Konto haben. Ein Berater erfasst nur auf Aufgaben, denen er zugewiesen ist, und nur für sich selbst.
• Ihr Kalender. In Meine Arbeit sieht jede Person einen Monatskalender mit den Stunden jedes Tages und dem Detail des gewählten Tages. So fällt auf, wenn ein Tag ohne Erfassung geblieben ist, und es lässt sich nachtragen, solange man sich noch erinnert.

Ausgaben: geplant, tatsächlich und Abweichung

Nicht alles sind Stunden: eine Reise, eine Lizenz, eine Miete, Material. Jede Ausgabe hat einen geplanten Betrag und, wenn die Rechnung eintrifft, den tatsächlichen Betrag. Die Differenz ist die Abweichung: Wurde mehr ausgegeben als geplant, erscheint sie mit „+“ und in Rot. (Ausgaben)

• Sie werden am Projekt oder an einer Aufgabe erfasst, mit ihrer Ausgabenart (ein Katalog, den Sie selbst konfigurieren).
• Jede Ausgabe in ihrer eigenen Währung. Die Summen werden nach Währung gruppiert, und verschiedene Währungen werden nie addiert: Sie sehen keine gemischte Zahl, die nichts bedeutet.
• Die tatsächliche Summe addiert die Ausgaben, die bereits einen tatsächlichen Betrag haben, ohne auf alle zu warten.

Die Stundenabweichung auf einen Blick

Jedes Projekt zeigt in seinem Kopfbereich die erfassten Stunden im Vergleich zu den geschätzten sowie die Abweichung: erfasste Stunden minus geschätzte Stunden. Ist sie positiv, wurde mehr gearbeitet als geplant, und sie erscheint in Rot. Dieselbe Zahl steht auf der Karte jedes Projekts in der Liste und in Berichte, neben den abgeschlossenen, offenen und überfälligen Aufgaben. In jeder Phase sehen Sie die erfassten und geschätzten Stunden und erkennen so, wohin der Aufwand fließt. (Projektübersicht, Berichte)

Sie möchten die Rechnung nachvollziehen? Der Ratgeber zur Berechnung der Stundenabweichung erklärt die Formel an einem Beispiel.

Von den Tabellen in Ihre Tabellenkalkulation, nur wenn Sie es brauchen

Abfragen wertet die Stunden aller Ihrer Projekte gleichzeitig aus, mit Filtern nach Projekt, Phase, Person, Datum oder Code, und exportiert das Ergebnis mit denselben Filtern in eine Tabellenkalkulation (.xlsx). Der PM nutzt es für seine Projekte und die Geschäftsleitung (CEO) für die gesamte Organisation; ein Berater sieht seine eigenen Stunden in Meine Arbeit. (Abfragen)

Jede Person sieht, was für sie bestimmt ist

Der verantwortliche PM steuert alles in seinem Projekt. Die Geschäftsleitung sieht das gesamte Portfolio schreibgeschützt. Jeder Berater sieht und erfasst nur das Seine. Die Berechtigungen gelten in der Anwendung und im Assistenten gleichermaßen. (Rollen und Zugriff)

Probieren Sie es aus

Legen Sie Ihr Konto an und erfassen Sie Ihre ersten Stunden in einem Projekt aus einer Vorlage, oder erkunden Sie die Demo mit Beispieldaten.