Projektmanagement bei der ERP-Einführung

Eine ERP-Einführung ist ein langes Projekt, mit vielen Beteiligten auf Kundenseite und auf Seite des Einführenden, und mit einem Merkmal, das es heikel macht: Fast alles hängt von allem ab. Die migrierten Daten bedingen die Tests, die Tests bedingen die Schulung, und der Go-live-Termin lässt sich nicht leicht verschieben. Es gut zu steuern erfordert zweierlei: einen Phasenplan, den alle verstehen, und eine Nachverfolgung von Stunden und Änderungen, die nicht vom Gedächtnis einzelner abhängt.

Die Phasen einer Einführung

PjMan bringt eine Projektvorlage „ERP-Einführung“ mit den acht Phasen mit, die diese Art von Projekt üblicherweise hat:

1. Analyse: die Prozesse des Kunden verstehen und den Umfang festlegen.
2. Konfiguration/Parametrierung: das System für diese Prozesse vorbereiten.
3. Datenmigration: die historischen Daten vorbereiten, laden und validieren.
4. Individualentwicklungen: was der Standard nicht abdeckt.
5. Schulung: Schlüsselanwender und Endanwender.
6. Tests/UAT: Abnahmetests mit dem Kunden.
7. Go-live: die Inbetriebnahme.
8. Support nach Go-live: Stabilisierung nach dem Start.

Beim Anlegen des Projekts wählen Sie die Vorlage, und ihre Phasen werden mit ihrem Code (F001, F002 …) ins Projekt kopiert. Es sind unabhängige Kopien: Sie können sie umbenennen, umsortieren, weitere hinzufügen oder nicht benötigte löschen, und jede Phase kann Unterphasen haben. Ändern Sie später die Vorlage, bleiben bereits angelegte Projekte unberührt. (Projekt anlegen, Stammdaten und Kataloge)

Was typischerweise schiefgeht

Jedes Projekt ist anders, aber einige Probleme wiederholen sich:

• Die Datenmigration wird unterschätzt. Oft ist sie die Phase, in der die Stunden am stärksten abweichen. Wer pro Phase und Aufgabe schätzt, sieht die Abweichung, sobald die Arbeit beginnt.
• Der Umfang wächst, ohne dass jemand es entscheidet. Kleine Wünsche, aus Höflichkeit angenommen, verbrauchen am Ende Stunden, die nicht im Budget waren.
• Entscheidungen gehen verloren. Was in einer Abstimmungsbesprechung vereinbart wurde, ist vergessen, wenn es nicht mit Verantwortlichem und Datum festgehalten wird.
• Die Tests werden zusammengedrückt. Verzögert sich, was davor liegt, wird der Puffer der Abnahmetests gekürzt.
• Probleme zeigen sich spät. Nach dem Go-live treffen Probleme ein, die sortiert, zugewiesen und geschlossen werden müssen.

Wie PjMan hilft

• Stunden pro Phase auf einen Blick. Jede Aufgabe trägt ihre geschätzten Stunden, das Team erfasst seine, und jede Phase zeigt die erfassten im Vergleich zu den geschätzten Stunden. Der Projektkopf liefert die Gesamtabweichung. (Zeit- und Ausgabenerfassung)
• Stundenbudget. Sie können beim Anlegen des Projekts ein Stundenbudget festlegen und mit dem Erfassten vergleichen.
• Änderungsanträge. Jeder Wunsch außerhalb des Umfangs wird mit seiner geschätzten Auswirkung und seiner Genehmigung erfasst, statt stillschweigend aufgefangen zu werden. (Änderungsanträge)
• Risiken. Ein Register mit Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Maßnahmenplan, für das, was noch nicht eingetreten ist. (Risiken)
• Protokolle mit Folgeaufgaben. Jede Vereinbarung einer Besprechung erzeugt ihre Aufgabe mit Fälligkeitsdatum, damit sie nicht verloren geht. (Protokolle)
• Probleme nach dem Go-live. Mit Schweregrad, Priorität, konfigurierbaren Status und zugewiesenen Personen. (Probleme)
• Plan und Arbeit. Das Gantt-Diagramm der Phasen und ein Kanban-Board der Aufgaben, auf denselben Daten. (Kanban und Gantt)
• Jede Rolle mit ihrer Sicht. Der PM leitet das Projekt, die Geschäftsleitung sieht das Portfolio schreibgeschützt, und jeder Berater sieht seine Aufgaben. Optional können Sie die Hauptplattform oder -technologie des Projekts aus einem Katalog Ihrer eigenen Organisation angeben.

Ein Ausgangspunkt, keine Gussform

Die Vorlage ist ein vernünftiger Vorschlag, keine Pflicht: Eine kleine Einführung braucht vielleicht keine Individualentwicklungen, und eine große teilt die Migration vielleicht in mehrere Phasen. Wenn Sie immer mit denselben Phasen arbeiten, legen Sie Ihre eigene Vorlage an und nutzen Sie sie in allen Projekten. Die vordefinierte Vorlage lässt sich nicht ändern, aber Sie können Ihre von Grund auf neu erstellen.

Probieren Sie es aus

Legen Sie Ihr Konto an, erstellen Sie ein Projekt mit der Vorlage „ERP-Einführung“ und schätzen Sie die Stunden der ersten Aufgaben. Oder erkunden Sie die Demo, die Beispielprojekte enthält.