Stammdaten und Kataloge

Die Stammdaten sind die Wertelisten, die die Auswahllisten Ihrer Projekte füllen: die Plattform bzw. Haupttechnologie, die Art des Liefergegenstands einer Aufgabe, die Ausgabenart, die Währung, der Status einer Aufgabe und eines Problems und die Vorlagen, mit denen Phasen angelegt werden. Sie gehören Ihrer Organisation: Was Sie hier ändern, gilt für alle Ihre Projekte. Sie erreichen sie über die Einstellungen.

Teamrollen und Organisationsmitglieder werden ebenfalls in den Einstellungen verwaltet, haben aber eigene Seiten: Teamrollen und Mitglieder der Organisation.

Gemeinsame Konzepte

Werkseitige und eigene Werte

Bei der Registrierung erhält Ihre Organisation einen Anfangskatalog (siehe Registrierung und erste Anmeldung). Diese werkseitigen Werte werden in der Sprache der jeweiligen Person angezeigt: „Cloud-Plattform“ erscheint auf Spanisch als „Plataforma en la nube“. Die Werte, die Sie selbst anlegen, werden genau so angezeigt, wie Sie sie geschrieben haben, in allen Sprachen.

• Wenn Sie einen werkseitigen Wert bearbeiten und seinen Text unverändert lassen, bleibt er werkseitig (und übersetzt).
• Ändern Sie seinen Text in etwas anderes, wird er zu Ihrem eigenen und wird nicht mehr übersetzt.
• Wenn Sie später einen werkseitigen Wert löschen und einen neuen mit seinem ursprünglichen Text anlegen (in einer beliebigen Sprache, ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung), erhält er seinen werkseitigen Status zurück und wird wieder übersetzt angezeigt.
• Zwei Werte dürfen nicht gleich aussehen: Der neue Name wird ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung mit dem gespeicherten Namen und mit den Übersetzungen der werkseitigen Werte in allen vier Sprachen verglichen. Gibt es eine Überschneidung, sehen Sie „Es gibt bereits eine Plattform / Technologie namens „…“.“ (oder das Pendant des jeweiligen Katalogs).

Aktivieren, deaktivieren und löschen

• Deaktivieren nimmt einen Wert aus den künftigen Optionen, ohne zu verlieren, was bereits erfasst ist: Die Auswahllisten beim Anlegen bieten ihn nicht mehr an und wird er trotzdem gewählt (zum Beispiel über den Assistenten oder die API), wird er mit „Der Wert „…“ ist deaktiviert und kann nicht gewählt werden. Aktivieren Sie ihn in den Stammdaten oder wählen Sie einen anderen.“ abgelehnt. Was ihn schon verwendet, behält ihn, und beim Bearbeiten wird der bisherige Wert auch dann noch angezeigt, wenn er inaktiv ist. Es ist umkehrbar.
• Löschen entfernt ihn vollständig. Vorher fragt die Anwendung mit einer Browsermeldung nach („… löschen?“). Wird der Wert verwendet, wird das Löschen mit einer Meldung abgelehnt, und Sie können ihn stattdessen deaktivieren (sofern der Katalog das zulässt).

Wer was darf

Plattformen / Haupttechnologien

Pfad: Einstellungen → Stammdaten → Plattformen / Haupttechnologien. Katalog der Plattform bzw. Haupttechnologie eines Projekts: das eingeführte ERP, das BI-Werkzeug, der Entwicklungs-Stack, die Design-Software … Sie ist in jedem Projekt optional (Feld „Plattform / Haupttechnologie (optional)“ beim Anlegen oder Bearbeiten eines Projekts).

Werkseitig: „Cloud-Plattform“, „Beim Kunden installierte Plattform“, „Individuallösung“ und „Andere“, jeweils mit ihrer Beschreibung.

Anlegen

Füllen Sie Name (Pflichtfeld) und gegebenenfalls Beschreibung aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Mögliche Fehler: „Der Name der Plattform / Technologie ist erforderlich.“ und „Es gibt bereits eine Plattform / Technologie namens „…“.“.

Bearbeiten

Jede Zeile hat ein Etikett Aktiv / Inaktiv, die Schaltfläche Bearbeiten (Dialog „Plattform / Technologie bearbeiten“ mit Name, Beschreibung und dem Kästchen „Aktiv (in neuen Projekten wählbar)“; gespeichert mit Änderungen speichern) und Löschen. Eine inaktive Plattform wird beim Anlegen von Projekten nicht mehr angeboten und beim Bearbeiten eines Projekts, das sie schon hat, weiter angezeigt. Das Umbenennen eines Standardwerts macht ihn zu Ihrem eigenen.

Löschen

Klicken Sie in der Zeile auf Löschen und bestätigen Sie die Meldung „Die Plattform / Technologie „…“ löschen?“. Wenn ein Projekt sie verwendet: „Löschen nicht möglich: Projekte verwenden diese Plattform / Technologie.“. Ändern Sie zuvor die Plattform dieser Projekte in deren Bearbeitung.

Arten von Liefergegenständen

Pfad: Einstellungen → Stammdaten → Arten von Liefergegenständen. Wenn eine Aufgabe einen Liefergegenstand erfordert, geben Sie an, von welcher Art er ist (zum Beispiel „Abschlussprotokoll“). Details unter Zuständige, Abhängigkeiten, Checkliste und Liefergegenstände.

Dieser Katalog hat keine werkseitigen Werte: Er beginnt leer („Noch keine Arten von Liefergegenständen konfiguriert.“).

Anlegen

Name (Pflichtfeld) und eine optionale Beschreibung, dann Hinzufügen. Namen dürfen sich innerhalb Ihrer Organisation nicht wiederholen (Groß-/Kleinschreibung und überzählige Leerzeichen zählen nicht als Unterschied): „Ein Liefergegenstandstyp namens "…" existiert in Ihrer Organisation bereits.“

Aktivieren und deaktivieren

Jede Zeile hat die Schaltfläche Deaktivieren / Aktivieren und ein Label Aktiv / Inaktiv. Es wird keine Bestätigung verlangt. Eine inaktive Art verschwindet aus der Auswahlliste für neue Aufgaben und beim Bearbeiten von Aufgaben, aber Aufgaben, die sie bereits hatten, behalten sie.

Löschen

Löschen mit der Bestätigung „Die Art „…“ löschen?“. Wenn eine Aufgabe sie verwendet: „Löschen nicht möglich: Aufgaben verwenden diese Art von Liefergegenstand.“. Deaktivieren Sie sie stattdessen.

Ausgabenarten

Pfad: Einstellungen → Stammdaten → Ausgabenarten. Jede Ausgabe eines Projekts wählt eine aus dieser Liste.

Werkseitig: „Dienstleistung“, „Material“, „Reisekosten“ und „Softwarelizenz“.

• Anlegen: Feld Name und Hinzufügen. Fehler: „Der Name der Ausgabenart ist erforderlich.“ und „In Ihrer Organisation gibt es bereits eine Ausgabenart namens „…“.“.
• Bearbeiten: Schaltfläche Bearbeiten → Dialog „Ausgabenart bearbeiten“ mit Name und dem Kästchen „Aktiv (kann Ausgaben zugewiesen werden)“. Gespeichert wird mit Änderungen speichern. Wenn Sie einen werkseitigen Wert umbenennen, wird er zu Ihrem eigenen.
• Deaktivieren: Kästchen abhaken. Das Etikett wechselt zu Inaktiv und die Art wird bei neuen Ausgaben nicht mehr angeboten; beim Bearbeiten einer Ausgabe, die sie schon hat, wird sie weiter angezeigt.
• Löschen: Bestätigung „Die Ausgabenart „…“ löschen?“. Gibt es Ausgaben mit dieser Art: „Löschen nicht möglich: Ausgaben verwenden diese Art.“.

Währungen

Pfad: Einstellungen → Stammdaten → Währungen. Jedes Projekt hat eine Währung, in der die Stundensätze seines Teams angezeigt werden, und jede Ausgabe wählt ihre eigene (standardmäßig die des Projekts).

Werkseitig: „EUR — Euro“, „USD — US-Dollar“ und „GBP — Pfund Sterling“. Beim Anlegen eines Projekts wählen Sie dessen Währung (standardmäßig EUR); später können Sie sie beim Bearbeiten des Projekts ändern.

• Anlegen: Code (ISO 4217) (genau drei Buchstaben; wird in Großbuchstaben umgewandelt) und Name; klicken Sie auf Hinzufügen. Fehler: „Der Währungscode muss genau 3 Großbuchstaben haben (ISO 4217).“, „Der Name der Währung ist erforderlich.“ und „In Ihrer Organisation gibt es bereits eine Währung mit dem Code „…“.“. Die Anwendung prüft nur, ob der Code die Form eines Währungscodes hat, nicht, ob er tatsächlich existiert.
• Bearbeiten: Bearbeiten → „Währung bearbeiten“ mit Code, Name und dem Kästchen „Aktiv (kann Projekten zugewiesen werden)“. Der Code einer Währung, die Projekte oder Ausgaben bereits verwenden, lässt sich nicht ändern („Der Code der Währung „…“ kann nicht geändert werden: Projekte oder Ausgaben verwenden sie, und ihre Beträge würden ohne Umrechnung in eine andere Währung wechseln. Legen Sie stattdessen eine neue Währung an.“): Legen Sie eine andere an. Den Namen können Sie ändern.
• Deaktivieren: wie bei den Ausgabenarten wechselt das Etikett zu Inaktiv und die Währung wird bei neuen Projekten und Ausgaben nicht mehr angeboten; wo sie schon verwendet wird, bleibt sie beim Bearbeiten sichtbar.
• Löschen: „Die Währung „…“ löschen?“. Wenn ein Projekt sie verwendet: „Löschen nicht möglich: Projekte verwenden diese Währung.“. Die Währung EUR lässt sich nie löschen, auch wenn niemand sie verwendet: „Die Währung „EUR“ ist die Standardwährung für neue Projekte und kann nicht gelöscht werden.“.

Aufgabenstatus

Pfad: Einstellungen → Stammdaten → Aufgabenstatus. Das ist die Statusliste, mit der jedes neue Projekt startet: Sie wird einmal für die ganze Organisation festgelegt und beim Anlegen des Projekts kopiert, genau wie die Phasen einer Vorlage. Jede Organisation startet mit den fünf Standardstatus: Offen, In Bearbeitung, Blockiert, In Prüfung und Abgeschlossen.

• Hinzufügen, umbenennen und neu anordnen. Wie im Reiter Status eines Projekts (Aufgaben): die Schaltfläche Status hinzufügen, Bearbeiten (Name und die Markierungen final und entspricht blockiert) und Nach oben / Nach unten. Es gelten dieselben Regeln: Es muss mindestens einen Endstatus und einen normalen Status geben, nur einer darf „blockiert“ sein, und ein Endstatus darf nicht „blockiert“ sein.
• Die Standardstatus lassen sich nicht löschen. Sie können umbenannt und neu angeordnet werden, haben aber keine Schaltfläche Löschen; selbst hinzugefügte lassen sich löschen.
• Nicht rückwirkend. Eine Änderung des Katalogs berührt bereits angelegte Projekte nicht: Jedes Projekt behält seine Status und kann sie in seinem eigenen Reiter Status anpassen.
• Nur PM. Andere Rollen sehen diese Karte in den Stammdaten nicht.

Problemstatus

Pfad: Einstellungen → Stammdaten → Problemstatus. Das ist der Lebenszyklus der Probleme der gesamten Organisation (anders als die Aufgabenstatus, die pro Projekt gelten).

Werkseitig (in dieser Reihenfolge): 1 Offen, 2 In Analyse, 3 In Lösung, 4 Gelöst, 5 Geschlossen. Nur „Geschlossen“ gilt als final.

Anlegen

Felder: Name, Reihenfolge (ganze Zahl ab 1; die nächste freie wird vorgeschlagen) und das Kästchen Gilt als gelöst/geschlossen. Klicken Sie auf Hinzufügen. Fehler: „Der Name des Problemstatus ist erforderlich.“, „Die Reihenfolge muss eine Zahl größer oder gleich 1 sein.“ und „Es gibt bereits einen Problemstatus namens „…“.“.

Das Kästchen ist wichtig: Wenn ein Problem in einen Status wechselt, der als gelöst/geschlossen gilt, setzt die Anwendung automatisch sein Abschlussdatum; kehrt es in einen nicht finalen Status zurück, wird das Datum gelöscht. Die Zahlen offener und geschlossener Probleme werden anhand dieser Markierung berechnet. Die Reihenfolge bestimmt die Reihenfolge der Board-Spalten und der Listen, und der Anfangsstatus eines neuen Problems ist der aktive mit der niedrigsten Reihenfolge.

Aktivieren, deaktivieren und löschen

• Deaktivieren / Aktivieren (ohne Bestätigung): Ein inaktiver Status wird in den Formularen und im Board nicht angeboten, außer für die Probleme, die ihn bereits haben.
• Löschen: „Den Problemstatus „…“ löschen?“. Bei Problemen in diesem Status: „Löschen nicht möglich: Probleme verwenden diesen Status.“.
• Wenn Sie alle deaktivieren oder löschen, schlägt das Anlegen eines Problems fehl mit „Ihre Organisation hat keinen Problemstatus konfiguriert. Legen Sie mindestens einen unter Einstellungen → Problemstatus an.“.

Projektvorlagen

Pfad: Einstellungen → Stammdaten → Projektvorlagen. Eine Vorlage ist eine geordnete Liste von Phasen. Beim Anlegen eines Projekts wählen Sie eine (oder „Leeres Projekt (ohne Anfangsphasen)“), und ihre Phasen werden in das Projekt kopiert, mit ihrem Code F001, F002 … und in der Sprache der Person, die es anlegt. Spätere Änderungen an der Vorlage wirken sich nie auf bereits angelegte Projekte aus.

Vordefinierte Vorlagen

Sie tragen das Label Vordefiniert und können weder gelöscht noch geändert werden: weder Name noch Beschreibung noch Phasen.

Die Schaltfläche Bearbeiten erscheint bei ihnen durchaus: Sie öffnet den Dialog mit deaktivierten Feldern und dem Text „Vordefinierte Vorlagen haben feste Namen, Beschreibungen und Phasen.“. Er ist schreibgeschützt: Es gibt keine Speichern-Schaltfläche. Schließen Sie ihn, wenn Sie fertig sind. Benötigen Sie eine Variante, legen Sie eine eigene Vorlage an.

Eine eigene Vorlage anlegen

1. Geben Sie den Namen ein (Pflichtfeld, eindeutig) und gegebenenfalls die Beschreibung (optional).
2. Geben Sie unter Phasen den Namen der ersten ein. Mit Phase hinzufügen fügen Sie weitere Zeilen hinzu („Phase 2“, „Phase 3“ …).
3. Sortieren Sie sie mit Phase nach oben und Phase nach unten; entfernen Sie eine mit Phase entfernen (mindestens eine Zeile bleibt immer).
4. Klicken Sie auf Vorlage anlegen.

Regeln: Leere Phasenzeilen werden nicht gespeichert und das Formular weist Sie darauf hin („Leere Phasenzeilen werden nicht gespeichert: Füllen Sie sie aus oder entfernen Sie sie. Eine Vorlage ganz ohne Phasen ist zulässig.“; Sie können eine Vorlage ohne Phasen anlegen; sie zeigt dann „Phasen: keine“); zwei Phasen dürfen innerhalb der Vorlage nicht gleich heißen, ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung („Die Phase „…“ kommt in der Vorlage mehrfach vor.“); und zwei Vorlagen dürfen nicht gleich heißen („Es gibt bereits eine Projektvorlage namens „…“.“). Ihre eigenen Vorlagen erscheinen in der Auswahlliste für neue Projekte unter „Eigene“.

Bearbeiten und löschen

• Bearbeiten einer eigenen Vorlage öffnet „Projektvorlage bearbeiten“ mit denselben Feldern. Beim Speichern werden die Phasen vollständig durch die neue Liste ersetzt. Kein bestehendes Projekt ändert sich.
• Löschen (nur eigene Vorlagen): „Die Projektvorlage „…“ löschen?“. Wurde ein Projekt damit angelegt: „Löschen nicht möglich: Projekte verwenden diese Vorlage.“. Dieses Projekt behält seine Phasen; es verhindert nur das Löschen der Vorlage.
• Vorlagen gehören der Organisation: Jeder PM der Organisation kann sie verwenden und verwalten.

Zusammenfassung: was in jedem Katalog möglich ist

Verwandte Themen

• Einstellungen
• Teamrollen
• Ein Projekt anlegen
• Ausgaben
• Probleme