Besprechungsprotokolle

Ein Protokoll hält schriftlich fest, was in einer Projektbesprechung besprochen und entschieden wurde: Titel, Datum, optional eine Phase, Notizen und eine Liste von Vereinbarungen (was, wer und bis wann). Beim Speichern erledigt PjMan drei Dinge gleichzeitig:

1. Es speichert das Protokoll.
2. Es legt für jede Vereinbarung eine Folgeaufgabe an, damit nichts verloren geht.
3. Es erzeugt ein Textdokument mit dem Inhalt des Protokolls, das Sie herunterladen können.

Sein Kurzcode lautet zum Beispiel A0001, eindeutig innerhalb des Projekts.

Der Reiter Protokolle

Die Tabelle ist nach Besprechungsdatum sortiert, das neueste zuerst:

Ohne Protokolle: „Für dieses Projekt sind noch keine Besprechungsprotokolle erfasst.“. Es gibt weder Filter noch Suchfeld. Klicken Sie auf den Titel eines Protokolls, um seine Seite zu öffnen.

Die Protokollseite

Jedes Protokoll hat eine eigene Seite mit eigener Adresse. Sie erreichen sie über den Titel in der Tabelle, über die Codesuche (geben Sie A0001 in die Befehlspalette ein) oder über einen direkten Link. Es ist eine schreibgeschützte Seite mit:

• Code, Titel, Besprechungsdatum und Phase sowie „Bearbeitet von {Name} am {Datum}“, falls es nach dem Erstellen geändert wurde;
• den vollständigen Notizen (oder „Keine Notizen.“);
• der Tabelle der Vereinbarungen in der Reihenfolge des Protokolls, mit Verantwortlichem, zugesagtem Datum und der Folgeaufgabe (ihr Code ist ein Link zur Aufgabe, dazu steht, ob sie Abgeschlossen oder In Arbeit ist; „Keine Folgeaufgabe“, wenn die Aufgabe gelöscht wurde);
• dem Link Herunterladen zum erzeugten Dokument und, wenn Sie es bearbeiten dürfen, der Schaltfläche Bearbeiten (dasselbe Formular wie in der Tabelle, siehe Protokoll bearbeiten). Der Pfeil im Kopf führt zurück zur Protokollliste.

Wer sie sieht, ist wie in der Liste: der Eigentümer-PM, Mitglieder der Ebene 1-2 und CEOs sehen alle Protokolle des Projekts (nur der Eigentümer-PM bearbeitet); ein Berater sieht und bearbeitet nur seine eigenen, und das Öffnen eines fremden ergibt dasselbe „Protokoll nicht gefunden.“ wie bei einem nicht vorhandenen. Der Assistent erkennt das geöffnete Protokoll: Sie können sagen „ändere das Datum dieses Protokolls“, ohne den Code zu nennen.

Protokoll erstellen

Klicken Sie auf Protokoll erstellen. Der Dialog trägt denselben Titel.

Die Vereinbarungen

Vereinbarung hinzufügen fügt eine Zeile mit drei Feldern ein, und das X (Vereinbarung entfernen) löscht sie:

Was beim Speichern erzeugt wird

Für jede Vereinbarung wird in der gewählten Phase eine Aufgabe mit diesen Daten angelegt:

Das erzeugte Dokument ist eine Textdatei mit dem Namen „Protokoll - {Titel} - {Datum}.txt“ (auf Englisch „Minutes - …“), mit Titel, Datum, Phase, Notizen und der nummerierten Liste der Vereinbarungen mit Verantwortlichem und Datum. Es wird in der Sprache erstellt, die Sie beim Speichern eingestellt hatten, und danach nicht mehr aktualisiert. Es erscheint auch im Reiter Dokumente des Projekts.

Fehler beim Speichern

Schlägt etwas fehl, wird nichts gespeichert (weder Protokoll noch Aufgaben), und Sie sehen die Meldung in Rot:

Protokoll bearbeiten

In der Zeile öffnet Bearbeiten dasselbe Formular wie beim Anlegen mit den aktuellen Werten: Titel, Datum, Phase, Notizen und die Liste der Vereinbarungen. Es gelten dieselben Prüfungen wie beim Anlegen, und Ihre Eingaben bleiben bei einem Fehler erhalten. Der Code (A0001) ändert sich nie. Beim Speichern wird das Protokolldokument neu erzeugt (es ist dasselbe Dokument mit demselben Code; die alte Datei wird ersetzt), und unter dem Titel erscheint „Bearbeitet von {Name} am {Datum}“. Hat jemand anderes es geändert, während Sie das Formular offen hatten, wird seine Änderung nicht überschrieben: „Jemand hat diesen Datensatz inzwischen geändert. Ihre Änderung wurde nicht übernommen.“.

Vereinbarungen:

• Hinzufügen legt wie beim Anlegen des Protokolls die Folgeaufgabe an (als Berater wird sie Ihnen zugewiesen). Beim Bearbeiten werden nie Aufgaben dupliziert.
• Bearbeiten einer bestehenden Vereinbarung (Text, Verantwortlicher oder zugesagtes Datum): Ist ihre Folgeaufgabe nicht abgeschlossen, werden auch ihr Titel, ihr Verantwortlicher (in der Beschreibung) und ihre Fälligkeit aktualisiert. Ist sie bereits abgeschlossen, wird die Aufgabe nicht angetastet (das Formular weist bei dieser Vereinbarung darauf hin, und beim Speichern erscheint ein Hinweis).
• Entfernen einer Vereinbarung (Schaltfläche X) nimmt sie aus dem Protokoll, ihre Folgeaufgabe bleibt jedoch erhalten, wie beim Löschen des Protokolls; auch dazu erscheint ein Hinweis.
• Bereits angelegte Folgeaufgaben wechseln nicht die Phase, auch wenn Sie die Phase des Protokolls ändern; die der neuen Vereinbarungen verwenden die Phase des Protokolls.

Ein Berater behält außerdem die üblichen Grenzen (siehe unten): Verantwortlicher ist er selbst, und er kann nur Phasen wählen, in denen er Aufgaben hat.

Sie können es auch mit dem Assistenten anlegen; mit dem Assistenten können Sie ihre Daten (Titel, Datum, Notizen) ändern, nicht ihre Vereinbarungen.

Protokolle mit dem Assistenten erstellen

Wenn Sie die Notizen einer Besprechung in den Assistenten einfügen, kann er Ihnen das vollständige Protokoll vorschlagen (mit Vereinbarungen, Phase und, wenn die verantwortliche Person eindeutig mit jemandem aus dem Team übereinstimmt, der Zuweisung der Aufgabe) zusammen mit Risiken, Änderungsanträgen und Aufgaben, damit Sie alles auf einmal bestätigen. Nur so wird eine verantwortliche Person automatisch zugewiesen. Einen Import von Protokolldateien gibt es nicht.

Protokoll löschen

Klicken Sie in der Zeile auf Löschen. Bestätigung: „Möchten Sie dieses Protokoll wirklich löschen? Das erzeugte Dokument wird ebenfalls gelöscht; bereits angelegte Folgeaufgaben werden NICHT gelöscht.“.

• Das Protokoll, seine Vereinbarungen und sein Dokument (auch die gespeicherte Datei) werden gelöscht.
• Die Folgeaufgaben bleiben erhalten, mit ihren Stunden, ihrem Fortschritt und ihren Kommentaren; sie werden zu normalen Aufgaben ohne Verknüpfung zum Protokoll.
• Das Löschen ist über die Oberfläche endgültig.

Protokolle eines Beraters oder Entwicklers

Ein Berater/Entwickler, dem eine Aufgabe eines Projekts zugewiesen ist, kann dort Protokolle anlegen, mit diesen Einschränkungen. Sie erreichen die Funktion über Meine Arbeit: Unter dem Aufgabenpanel steht für jedes Projekt mit Aufgaben ein Link Meine Protokolle von {Projekt} ansehen (und die Befehlspalette bietet „Protokoll erstellen in {Projekt}“).

• Er sieht nur seine eigenen. Die Seite Protokolle von {Projekt} zeigt nur die von ihm angelegten Protokolle und von den Dokumenten des Projekts nur die, die aus diesen Protokollen entstanden sind. Die anderer Personen (des PM oder anderer Berater) sieht und lädt er nicht herunter: auch nicht über die direkte Adresse, die Codesuche oder den Assistenten.
• Die Vereinbarungen sind seine. Im Formular ist der Verantwortliche jeder Vereinbarung er selbst („{Name} (Sie)“), ohne Möglichkeit, jemand anderen zu wählen, und die erzeugten Folgeaufgaben werden ihm zugewiesen. Über ein Protokoll kann er keine Arbeit an andere Personen zuweisen: Der Server erzwingt das auch bei manipulierter Anfrage.
• Phasen. Er kann das Protokoll und seine Vereinbarungen nur mit Phasen verknüpfen, in denen ihm Aufgaben zugewiesen sind; wählt er eine andere, sieht er „Sie können das Protokoll nur mit einer Phase verknüpfen, in der Ihnen Aufgaben zugewiesen sind.“.
• Löschen. Nur die selbst angelegten, mit derselben Bestätigung wie beim PM; seine Folgeaufgaben bleiben erhalten.
• Bearbeiten. Er kann die selbst angelegten bearbeiten (Daten und Vereinbarungen), nach den obigen Regeln.
• Der verantwortliche PM sieht alle Protokolle seines Projekts mit ihren Dokumenten, und die aus dem Protokoll eines Beraters entstandenen Aufgaben sind normale Aufgaben des Projekts.
• Werden ihm alle Aufgaben des Projekts entzogen, sieht er seine Protokolle nicht mehr.
• Mit dem Assistenten kann ein Berater mit Schlüssel seine eigenen Protokolle vorschlagen und löschen, mit den üblichen Bestätigungen (siehe Bestätigung nach Risikostufe).

Wer was darf

Verwandte Themen

• Aufgaben
• Dokumente
• Phasen und Unterphasen
• Eingefügter Text: Notizen und Anforderungen
• Rollen und Zugriff