Suivi des temps et des dépenses d’un projet : le prévu face au réel, toujours à jour

Un projet dépasse rarement son budget d’un seul coup : il dérive un peu plus chaque semaine. Pour le voir à temps, il faut que les heures et les dépenses soient enregistrées là où travaille l’équipe et comparées à ce que vous aviez estimé au départ. Dans PjMan, chaque heure et chaque dépense est rattachée à une tâche ou à un projet, et les chiffres se calculent tout seuls.

Heures : une saisie de temps pour chaque travail effectué

Une saisie de temps est un enregistrement de travail : qui a travaillé, combien de temps, quel jour et sur quoi. Elle est ajoutée chaque fois que quelqu’un travaille ; un total n’est jamais écrasé, donc l’historique reste complet. (Saisie des temps)

• D’où vous voulez. Depuis la fiche de la tâche avec Saisir du temps, depuis Mon travail, ou en le demandant à l’assistant : « saisis 2 heures sur T0003 », à la voix ou par écrit. L’assistant prépare une carte que vous confirmez avant d’enregistrer.
• Avec une date, une durée et une description. Heures et minutes (par exemple 1 h 30 min), la date — ce peut être un jour passé — et ce qui a été fait.
• Le PM peut saisir du temps au nom de son équipe, y compris pour des personnes qui n’ont pas encore de compte. Un consultant ne saisit que sur les tâches auxquelles il est affecté, et seulement pour lui-même.
• Votre calendrier. Dans Mon travail, chaque personne voit un calendrier mensuel avec les heures de chaque jour et le détail du jour choisi.

Dépenses : prévu, réel et écart

Tout n’est pas heures : un déplacement, une licence, une location, du matériel. Chaque dépense porte un montant prévu et, quand la facture arrive, le montant réel. La différence est l’écart : si l’on a dépensé plus que prévu, il apparaît avec « + » et en rouge. (Dépenses)

• Elles s’enregistrent sur le projet ou sur une tâche, avec leur type de dépense (un catalogue que vous configurez).
• Chaque dépense dans sa devise. Les totaux sont regroupés par devise et des devises différentes ne sont jamais additionnées : vous ne verrez pas un chiffre mélangé qui ne veut rien dire.
• Le total réel additionne les dépenses qui ont déjà un montant réel, sans attendre qu’elles l’aient toutes.

L’écart d’heures, d’un coup d’œil

Chaque projet affiche dans son en-tête les heures saisies par rapport aux heures estimées, et l’écart : heures saisies moins heures estimées. S’il est positif, on a travaillé plus que prévu et il apparaît en rouge. Le même chiffre figure sur la carte de chaque projet de la liste et dans Rapports, à côté des tâches terminées, en attente et en retard. Dans chaque phase, vous voyez ses heures saisies et estimées, pour savoir où part l’effort. (Résumé du projet, Rapports)

Vous voulez comprendre le calcul ? Le guide pour calculer l’écart d’heures explique la formule avec un exemple.

Des tableaux à votre tableur, seulement si vous en avez besoin

Requêtes croise les heures de tous vos projets à la fois, avec des filtres par projet, phase, personne, dates ou code, et exporte le résultat vers un tableur (.xlsx) avec les mêmes filtres. Le PM l’utilise sur ses projets et la direction (CEO) sur toute l’organisation ; un consultant voit ses propres heures dans Mon travail. (Requêtes)

Chacun voit ce qui le concerne

Le PM propriétaire contrôle tout dans son projet. La direction voit tout le portefeuille en lecture seule. Chaque consultant ne voit et n’enregistre que ce qui le concerne. Les permissions s’appliquent de la même façon dans l’application et dans l’assistant. (Rôles et accès)

Essayez

Créez votre compte et saisissez vos premières heures dans un projet issu d’un modèle, ou explorez la démo avec des données d’exemple.