Registro de riesgos de un proyecto: cómo hacerlo y priorizar

Un riesgo es algo que podría pasar y afectaría al proyecto si pasara. Un registro de riesgos es la lista, con su estado, de todo lo que podría salir mal (o, a veces, mejor) y de lo que vas a hacer al respecto. No sirve para dar miedo ni para cubrirse las espaldas: sirve para pensar con tiempo en lo que, si se piensa tarde, se convierte en una crisis.

Qué es y qué no es un riesgo

• Un riesgo es futuro e incierto: puede ocurrir o no. «El proveedor podría retrasar la entrega de los datos» es un riesgo.
• Si ya ha ocurrido, es una incidencia: se resuelve, no se vigila. «El proveedor no ha entregado los datos» es una incidencia.
• Si es una petición de cambiar el alcance, es una solicitud de cambio.

Un riesgo que se materializa se convierte en incidencia. De ahí la importancia de haberlo registrado antes: ya tienes el plan de respuesta. La guía incidencia, riesgo o solicitud de cambio explica estas diferencias con ejemplos.

Cómo identificar riesgos

Una buena sesión de identificación no necesita más de una hora. Algunas fuentes que suelen dar frutos:

• Proyectos anteriores parecidos: ¿qué se complicó entonces?
• Dependencias externas: del cliente, de proveedores, de otros equipos. Todo lo que no controlas.
• Lo que nadie ha hecho antes en el equipo: una tecnología nueva, un tipo de cliente nuevo.
• Las estimaciones más inciertas: donde hay un «depende», hay un riesgo.
• Las personas clave: ¿qué pasa si se van o se ponen enfermas?
• El calendario: fechas fijas, vacaciones, cierres contables del cliente.

Escribe cada riesgo como una frase con causa y efecto: «Si el cliente tarda en validar el análisis, la fase de configuración empezará tarde». Una frase así se puede evaluar y gestionar; «problemas con el cliente», no.

Qué datos registrar

Cómo priorizar: probabilidad e impacto

El método clásico cruza los dos ejes: lo que es probable y de alto impacto va primero; lo improbable y de poco impacto se registra y se deja. Una matriz de tres por tres basta:

Para cada riesgo atendible, elige una respuesta: evitarlo (cambiar el plan para que no pueda ocurrir), mitigarlo (reducir su probabilidad o su impacto), transferirlo (por ejemplo, con un contrato o un seguro) o aceptarlo (asumirlo con un plan de contingencia si ocurre). Lo único que no vale es no decidir.

Cómo mantener el registro vivo

Un registro de riesgos que se rellena al inicio y no se vuelve a abrir no sirve. Algunos hábitos:

1. Revísalo en cada reunión de seguimiento, cinco minutos: ¿ha cambiado algo?
2. Cambia el estado a medida que avanza la mitigación: de identificado a en seguimiento, a mitigado, a cerrado.
3. Añade riesgos nuevos cuando aparezcan, y cierra los que ya no aplican.
4. Convierte en incidencia los que se hayan materializado, enlazando con el riesgo original.
5. Cuenta cuántos hay abiertos: una lista que crece sin parar es una señal en sí misma.

Errores habituales

1. Registrar solo riesgos obvios («podría haber retrasos»): son tan genéricos que no se pueden gestionar.
2. No poner un plan. Un riesgo sin respuesta es solo una preocupación escrita.
3. Sobrevalorar la matriz. Probabilidad e impacto son estimaciones: sirven para ordenar la conversación, no para calcular con falsa precisión.
4. Esconder los riesgos al cliente. Un riesgo compartido a tiempo suele resolverse con ayuda del cliente; escondido, estalla.

Cómo se hace en PjMan

PjMan incluye un registro de riesgos por proyecto:

1. Crea el riesgo desde la pestaña Riesgos del proyecto con título, descripción, probabilidad (baja, media, alta), impacto (bajo, medio, alto), prioridad (baja, media, alta o crítica), estado (identificado, en seguimiento, mitigado, cerrado) y plan de contingencia o mitigación. (Riesgos)
2. Vincúlalo a una fase o a una tarea, para saber qué parte del plan amenaza.
3. Edítalo cuando cambie: se guarda quién lo editó y cuándo, y si otra persona lo cambió a la vez no se pisa su cambio.
4. Probabilidad, impacto y prioridad son tres datos independientes que fijas tú: PjMan no calcula una exposición ni dibuja la matriz; la prioridad es la que decide qué atender antes.
5. Pídele al asistente el estado del proyecto: incluye los riesgos abiertos ordenados por probabilidad × impacto, y al preparar una reunión de seguimiento los incluye entre los temas a comentar. (Estado, previsión e informe para el cliente)
6. Un riesgo materializado se registra como incidencia, con su severidad, asignados y horas.

Solo el PM propietario crea, edita y borra riesgos; la dirección del proyecto los ve en lectura y un consultor no accede al registro.

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Preguntas frecuentes

¿Cuántos riesgos debe tener un proyecto? Los que valgan la pena gestionar: en un proyecto mediano, entre diez y veinte bien escritos suelen bastar.

¿Hay riesgos positivos? Sí, las oportunidades, pero un registro sencillo se centra en las amenazas. Si quieres anotar una oportunidad, hazlo igualmente con su plan para aprovecharla.

¿Cuándo cierro un riesgo? Cuando ya no puede ocurrir (el plazo pasó, el proveedor entregó) o cuando se ha mitigado del todo y no necesita seguimiento.