Avance ponderado de un proyecto: qué es y cómo se calcula

«¿Cuánto llevamos hecho?» es la pregunta que más se repite en un proyecto y la que peor se responde. La respuesta ingenua es contar tareas terminadas entre tareas totales, y falla en cuanto las tareas no son iguales: acabar tres tareas de una hora no se parece en nada a acabar una de cien. El avance ponderado corrige ese problema dando a cada tarea el peso que realmente tiene.

Por qué la media simple engaña

Imagina una fase con dos tareas:

La media simple da un 50 %: parece que la fase va por la mitad. Pero casi todo el trabajo está sin empezar, y la realidad está mucho más cerca del 2 %. Si tu informe al cliente dice «50 %», dentro de un mes tendrás que explicar por qué el 50 % no avanza.

La fórmula

Avance ponderado = Σ (avance de cada elemento × sus horas estimadas) ÷ Σ (horas estimadas)

Cada elemento aporta en proporción a las horas que se estimó que costaría. Con el ejemplo anterior:

(2 × 100 + 98 × 0) ÷ (2 + 98) = 2 %

Otro ejemplo, con una fase de análisis que tiene dos tareas: una de 40 h al 100 % y otra de 10 h al 50 %:

(40 × 100 + 10 × 50) ÷ 50 = 90 %

La tarea grande pesa cuatro veces más que la pequeña, así que el resultado queda mucho más cerca de su valor.

Subir de tarea a fase y de fase a proyecto

El cálculo se encadena de abajo arriba:

1. Tarea. Su avance es el que declara quien la lleva (0–100 %). Es un dato humano: no se deduce de las horas gastadas, porque gastar horas no es lo mismo que avanzar.
2. Fase. Es la media ponderada de sus tareas por horas estimadas. Si la fase tiene subfases, cada subfase cuenta como un elemento más, con el peso de todas sus horas estimadas.
3. Proyecto. Es la media ponderada de sus fases de primer nivel, de nuevo por horas estimadas.

Así, una fase grande mueve el avance del proyecto más que una fase pequeña, y una estructura de fases y subfases bien pensada hace que el resultado sea fiable (hay más sobre esto en la guía de cómo dividir un proyecto en fases y subfases).

Los casos que hay que decidir antes

• Tareas sin estimación. Si una tarea no tiene horas estimadas, su peso es cero y su avance no cuenta. Estimar todas las tareas, aunque sea de forma aproximada, es la condición para que el indicador signifique algo.
• Ningún elemento con horas. Si nada tiene estimación, lo razonable es volver a la media simple en lugar de mostrar un 0 % engañoso.
• Fases vacías. Una fase sin tareas aporta avance 0 y, mientras haya otras fases con horas, no tiene peso: no te hunde el porcentaje, pero tampoco lo mejora.
• Incidencias y cambios. Las incidencias son trabajo que aparece sobre la marcha, no parte del plan original. Si las mezclas con las tareas, el avance puede retroceder sin que nadie haya hecho nada mal. Lo más claro es medir el avance sobre las tareas del plan y seguir las incidencias por separado.
• Cambios de alcance. Si el alcance crece y se añaden tareas, el avance baja aunque el equipo trabaje igual de bien. Es correcto: ahora hay más trabajo. Por eso conviene registrar los cambios aprobados (ver solicitudes de cambio).

Errores habituales al medir el avance

1. Declarar avance por sensación. «Voy por el 80 %» durante tres semanas. Una regla útil: no pasar del 90 % hasta que lo que falta sea comprobar o cerrar.
2. Usar horas consumidas como avance. Si has gastado el 70 % de las horas y vas por el 40 %, no tienes un 70 %: tienes un problema. Compara las dos cifras, no las confundas.
3. Estimaciones muy desiguales. Una tarea de 300 horas domina todo el cálculo. Si una tarea es enorme, divídela.
4. No actualizar el avance. Un avance que se pone al final del mes es un dato histórico, no un indicador.

Cómo se hace en PjMan

PjMan aplica exactamente esta regla y no te deja escribir el avance de una fase o del proyecto a mano, para que nadie lo «maquille»:

1. Estima las horas de cada tarea en su ficha. Vacío significa «sin estimar», que no es lo mismo que cero.
2. Quien lleva la tarea actualiza su % de avance desde la ficha. Un consultor asignado puede cambiar el avance de sus tareas sin tocar nada más. (Tareas)
3. Cada fase muestra su avance calculado con la media ponderada, junto a sus horas imputadas y estimadas. (Fases y subfases)
4. El resumen del proyecto muestra el avance total en un indicador y, plegado, en una línea junto a las horas y la desviación. (Resumen del proyecto)
5. Informes compara el avance de todos tus proyectos, de menor a mayor para que lo que va peor salga primero, y desglosa un proyecto por fases. (Informes)

Las incidencias nunca entran en el avance: solo las tareas. Y el avance se compara de forma natural con la desviación de horas: si las horas consumidas van por delante del avance, el proyecto se está yendo de presupuesto (lo explica la guía de desviación de horas).

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Preguntas frecuentes

¿El avance sale de las horas imputadas? No. Las horas imputadas miden esfuerzo; el avance lo declara quien lleva cada tarea. Las dos cifras se comparan, pero son independientes.

¿Puedo corregir el avance de una fase directamente? No: se calcula siempre a partir de sus tareas. Si el número no te cuadra, revisa el avance y las horas estimadas de las tareas.

¿Qué pasa si cambio una estimación? El avance se recalcula en el acto con los nuevos pesos, porque nunca se guarda: se calcula cada vez.