Gewichteter Projektfortschritt: Bedeutung und Berechnung

„Wie weit sind wir?“ ist die Frage, die in einem Projekt am häufigsten gestellt und am schlechtesten beantwortet wird. Die naive Antwort zählt erledigte Aufgaben im Verhältnis zu allen Aufgaben, und sie scheitert, sobald die Aufgaben nicht gleich groß sind: Drei Ein-Stunden-Aufgaben abzuschließen ist etwas ganz anderes, als eine mit hundert Stunden zu beenden. Der gewichtete Fortschritt löst das Problem, indem jede Aufgabe das Gewicht erhält, das sie tatsächlich hat.

Warum der einfache Durchschnitt täuscht

Stellen Sie sich eine Phase mit zwei Aufgaben vor:

Der einfache Durchschnitt ergibt 50 %: Die Phase scheint halb fertig. Fast die gesamte Arbeit hat aber noch nicht begonnen, und die Wirklichkeit liegt viel näher bei 2 %. Steht im Bericht an den Kunden „50 %“, müssen Sie in einem Monat erklären, warum sich die 50 % nicht bewegen.

Die Formel

Gewichteter Fortschritt = Σ (Fortschritt je Element × geschätzte Stunden) ÷ Σ (geschätzte Stunden)

Jedes Element trägt im Verhältnis zu den Stunden bei, die es voraussichtlich kostet. Mit dem Beispiel oben:

(2 × 100 + 98 × 0) ÷ (2 + 98) = 2 %

Ein weiteres Beispiel, eine Analysephase mit zwei Aufgaben: eine mit 40 h bei 100 %, eine mit 10 h bei 50 %:

(40 × 100 + 10 × 50) ÷ 50 = 90 %

Die große Aufgabe wiegt viermal so viel wie die kleine, das Ergebnis liegt also deutlich näher an ihrem Wert.

Von der Aufgabe zur Phase und von der Phase zum Projekt

Die Berechnung baut von unten nach oben auf:

1. Aufgabe. Ihr Fortschritt ist das, was die Person angibt, die sie bearbeitet (0–100 %). Es ist eine menschliche Angabe: Sie wird nicht aus den verbrauchten Stunden abgeleitet, denn Stunden zu verbrauchen heißt nicht, voranzukommen.
2. Phase. Der nach geschätzten Stunden gewichtete Mittelwert ihrer Aufgaben. Hat die Phase Unterphasen, zählt jede Unterphase als ein weiteres Element, gewichtet mit allen ihren geschätzten Stunden.
3. Projekt. Der gewichtete Mittelwert seiner Phasen der obersten Ebene, wieder nach geschätzten Stunden.

So bewegt eine große Phase den Projektfortschritt stärker als eine kleine, und eine gut durchdachte Struktur aus Phasen und Unterphasen macht das Ergebnis verlässlich (mehr dazu im Ratgeber Projekt in Phasen und Unterphasen gliedern).

Fälle, die Sie vorher entscheiden sollten

• Aufgaben ohne Schätzung. Hat eine Aufgabe keine geschätzten Stunden, ist ihr Gewicht null und ihr Fortschritt zählt nicht. Alle Aufgaben zu schätzen, und sei es grob, ist die Voraussetzung dafür, dass die Kennzahl etwas aussagt.
• Kein Element mit Stunden. Hat nichts eine Schätzung, ist der einfache Durchschnitt die vernünftige Rückfalllösung statt eines irreführenden 0 %.
• Leere Phasen. Eine Phase ohne Aufgaben trägt 0 Fortschritt bei und hat, solange andere Phasen Stunden haben, kein Gewicht: Sie drückt den Prozentsatz nicht, verbessert ihn aber auch nicht.
• Probleme und Änderungen. Probleme sind Arbeit, die unterwegs entsteht, nicht Teil des ursprünglichen Plans. Mischen Sie sie mit den Aufgaben, kann der Fortschritt sinken, ohne dass jemand etwas falsch gemacht hat. Am klarsten ist es, den Fortschritt an den geplanten Aufgaben zu messen und Probleme getrennt zu verfolgen.
• Änderungen des Umfangs. Wächst der Umfang und kommen Aufgaben hinzu, sinkt der Fortschritt, auch wenn das Team genauso gut arbeitet. Das ist richtig: Es gibt jetzt mehr Arbeit. Deshalb sollten genehmigte Änderungen festgehalten werden (siehe Änderungsanträge).

Häufige Fehler bei der Fortschrittsmessung

1. Fortschritt nach Gefühl angeben. „Ich bin bei 80 %“ – drei Wochen lang. Eine nützliche Regel: Nicht über 90 % gehen, solange noch mehr als Prüfen oder Abschließen fehlt.
2. Verbrauchte Stunden als Fortschritt nehmen. Haben Sie 70 % der Stunden verbraucht und stehen bei 40 %, haben Sie nicht 70 %, sondern ein Problem. Vergleichen Sie die beiden Zahlen, verwechseln Sie sie nicht.
3. Sehr ungleiche Schätzungen. Eine Aufgabe mit 300 Stunden dominiert die ganze Berechnung. Ist eine Aufgabe riesig, teilen Sie sie auf.
4. Fortschritt nicht aktualisieren. Ein Fortschritt, der am Monatsende eingetragen wird, ist ein historischer Wert, keine Kennzahl.

So geht es in PjMan

PjMan wendet genau diese Regel an und lässt nicht zu, den Fortschritt einer Phase oder des Projekts von Hand einzutragen, damit ihn niemand „beschönigt“:

1. Schätzen Sie die Stunden jeder Aufgabe in ihrer Detailansicht. Leer bedeutet „nicht geschätzt“, das ist nicht dasselbe wie null.
2. Wer die Aufgabe bearbeitet, aktualisiert ihren Fortschritt in % in der Detailansicht. Ein zugewiesener Berater kann den Fortschritt seiner Aufgaben ändern, ohne etwas anderes anzufassen. (Aufgaben)
3. Jede Phase zeigt ihren Fortschritt, mit dem gewichteten Mittelwert berechnet, neben ihren erfassten und geschätzten Stunden. (Phasen und Unterphasen)
4. Die Projektübersicht zeigt den Gesamtfortschritt in einer Kennzahl und, eingeklappt, in einer Zeile neben den Stunden und der Abweichung. (Projektübersicht)
5. Berichte vergleicht den Fortschritt aller Ihrer Projekte, vom niedrigsten zum höchsten, sodass das Schwächste zuerst steht, und gliedert ein Projekt nach Phasen auf. (Berichte)

Probleme zählen nie zum Fortschritt: nur Aufgaben. Und der Fortschritt wird ganz natürlich mit der Stundenabweichung verglichen: Liegen die verbrauchten Stunden vor dem Fortschritt, läuft das Projekt aus dem Budget (der Ratgeber zur Stundenabweichung erklärt es).

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Häufige Fragen

Stammt der Fortschritt aus den erfassten Stunden? Nein. Erfasste Stunden messen den Aufwand; den Fortschritt gibt an, wer die jeweilige Aufgabe bearbeitet. Die beiden Zahlen werden verglichen, sind aber unabhängig.

Kann ich den Fortschritt einer Phase direkt korrigieren? Nein: Er wird immer aus ihren Aufgaben berechnet. Stimmt die Zahl nicht, prüfen Sie Fortschritt und geschätzte Stunden der Aufgaben.

Was passiert, wenn ich eine Schätzung ändere? Der Fortschritt wird sofort mit den neuen Gewichten neu berechnet, denn er wird nie gespeichert: Er wird jedes Mal berechnet.