Projektmanagement für Architektur und Ingenieurwesen

Ein Architekturbüro oder ein Ingenieurbüro lebt von seinen Stunden: Das Produkt ist das Projekt, und die Marge hängt davon ab, dass die Arbeit so viel kostet wie geschätzt. Zugleich durchläuft das Projekt klar abgegrenzte Etappen (jede mit eigenen Ergebnissen und oft eigenem Honorar), Behörden, die so lange brauchen, wie sie brauchen, und einen Kunden, der beim Anblick der Pläne seine Meinung ändert. Gut steuern heißt dreierlei: ein Phasenplan, der den Etappen des Auftrags entspricht, Stundenkontrolle je Phase und ein Änderungsregister, das sie sichtbar macht.

Die Phasen eines Architektur- oder Ingenieurprojekts

PjMan bringt eine Projektvorlage „Architektur / Ingenieurwesen“ mit sechs Phasen mit:

1. Vorentwurf: der erste Vorschlag, mit den allgemeinen Lösungen und ihrer Einordnung in das Programm des Kunden.
2. Entwurfsplanung: die Festlegung der gewählten Lösung, mit dem für die Genehmigung nötigen Detaillierungsgrad.
3. Ausführungsplanung: das vollständige Detail für den Bau, mit Plänen, Beschreibungen und Massenermittlungen.
4. Genehmigungen: die Abwicklung von Genehmigungen und Zulassungen bei den Behörden.
5. Bau/Ausführung: die Begleitung von Bau oder Ausführung.
6. Abnahme: Übergabe, Abschlussprüfungen und Abschluss.

Beim Anlegen des Projekts wählen Sie die Vorlage, und ihre Phasen werden ins Projekt kopiert, mit ihrem Code (F001, F002 …). Es sind unabhängige Kopien: Sie können sie umbenennen, umordnen, weitere ergänzen (zum Beispiel eine Phase je Fachdisziplin, etwa Tragwerk oder Haustechnik) oder nicht benötigte löschen, und jede Phase nimmt Unterphasen auf. Ändern Sie die Vorlage später, bleiben bereits angelegte Projekte unberührt. Diese Phasen sind ein Vorschlag: Passen Sie sie an die Begriffe und Etappen Ihres Landes oder Ihres Vertrags an. (Projekt anlegen, Stammdaten und Kataloge)

Was oft schiefgeht

• Das Honorar ist aufgebraucht, bevor die Etappen es sind. Weiß niemand, wie viele Stunden jede Phase braucht, zeigt sich die Abweichung, wenn sie nicht mehr zu beheben ist.
• Kundenänderungen werden aufgefangen, ohne sie zu berechnen. Eine „kleine“ Änderung der Raumaufteilung zwingt dazu, Pläne und Massen neu zu erstellen.
• Genehmigungen verzögern alles andere, und der Zeitplan hängt von Dritten ab, die Sie nicht kontrollieren.
• Viele Fachdisziplinen, viele Personen. Die Abstimmung zwischen Architektur, Tragwerk und Haustechnik geht in E-Mails unter.
• Entscheidungen werden nicht schriftlich festgehalten. Was mit dem Kunden bei einem Ortstermin vereinbart wurde, wird Monate später diskutiert.
• Projektausgaben werden vergessen: Fahrten, Kopien, Gebühren, Abgaben.

So hilft PjMan

• Stunden je Phase auf einen Blick. Jede Aufgabe trägt ihre geschätzten Stunden, das Team erfasst seine, und jede Phase zeigt erfasste gegen geschätzte Stunden. Der Projektkopf gibt die Gesamtabweichung an, und Sie können ein Stundenbudget festlegen. (Zeit- und Ausgabenerfassung)
• Geplante und tatsächliche Ausgaben. Erfassen Sie Gebühren, Abgaben, Fahrten oder Material, mit Währung, im Projekt, in einer Phase oder einer Aufgabe, und vergleichen Sie geplant mit tatsächlich. (Ausgaben)
• Änderungsanträge. Jede vom Kunden gewünschte Änderung wird mit geschätztem Aufwand und Entscheidung erfasst, damit sie begründet und gegebenenfalls berechnet werden kann. (Änderungsanträge)
• Kontakte und Kommunikation. Das Register der Personen beim Kunden, bei den Behörden und anderer Fachdisziplinen und das E-Mail-Journal des Projekts, verknüpft mit Phasen und Aufgaben. (Kontakte, Kommunikation)
• Protokolle mit Folgeaufgaben. Jede Vereinbarung einer Besprechung oder eines Ortstermins erzeugt ihre Aufgabe mit Verantwortlichem und Fälligkeit, damit sie schriftlich vorliegt. (Besprechungsprotokolle)
• Risiken. Ein Register mit Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Plan für das, was noch nicht passiert ist: eine verzögerte Genehmigung, ein Lieferant, der nicht liefert. (Risikoregister)
• Plan und Arbeit. Das Gantt-Diagramm der Phasen (nur lesend) für den Terminplan und ein Kanban-Board der Aufgaben. (Kanban und Gantt)
• Jede Rolle sieht das Ihre. Der PM steuert das Projekt, die Leitung sieht den Portfoliostatus lesend, und jeder Berater sieht seine Aufgaben.

Ein Ausgangspunkt, keine Gussform

Die Phasen der Vorlage folgen der üblichen Abfolge eines Auftrags, doch jedes Projekt hat seine Besonderheiten: Ein kleiner Umbau braucht vielleicht keine eigene Entwurfsplanung, ein großes Projekt kann die Ausführung in Bauabschnitte teilen. Arbeiten Sie immer mit demselben Etappenschema, legen Sie Ihre eigene Vorlage an und verwenden Sie sie in allen Projekten. Die vordefinierte Vorlage lässt sich nicht ändern, aber Sie können eine eigene von Grund auf erstellen.

Probieren Sie es aus

Erstellen Sie Ihr Konto, legen Sie ein Projekt mit der Vorlage „Architektur / Ingenieurwesen“ an und schätzen Sie die Stunden der ersten Aufgaben. Oder entdecken Sie die Demo mit Beispielprojekten.