Gestion de projets d’architecture et d’ingénierie

Une agence d’architecture ou un bureau d’études vit de ses heures : le produit est le projet, et la marge dépend du fait que le travail coûte ce qui était estimé. En même temps, le projet traverse des étapes bien délimitées (chacune avec ses livrables et souvent ses honoraires), des administrations qui prennent le temps qu’elles prennent et un client qui change d’avis en voyant les plans. Bien le mener demande trois choses : un plan par phases qui corresponde aux étapes de la mission, un contrôle des heures par phase et un registre des changements qui les rend visibles.

Les phases d’un projet d’architecture ou d’ingénierie

PjMan propose un modèle de projet « Architecture / Ingénierie » en six phases :

1. Esquisse : la proposition initiale, avec les solutions générales et leur adéquation au programme du client.
2. Avant-projet : la définition de la solution retenue, avec le niveau de détail nécessaire aux démarches.
3. Projet d’exécution : le détail complet pour construire, avec plans, notices et métrés.
4. Autorisations : l’instruction des permis et autorisations auprès des administrations.
5. Chantier/Exécution : le suivi de la construction ou de l’exécution.
6. Réception : la livraison, les vérifications finales et la clôture.

À la création du projet, vous choisissez le modèle et ses phases sont copiées dans le projet, avec leur code (F001, F002…). Ce sont des copies indépendantes : vous pouvez les renommer, les réordonner, en ajouter d’autres (une phase par discipline, par exemple structures ou lots techniques) ou supprimer celles dont vous n’avez pas besoin, et chaque phase accepte des sous-phases. Si vous modifiez ensuite le modèle, les projets déjà créés ne sont pas touchés. Ces phases sont une proposition : adaptez-les à la terminologie et aux étapes de votre pays ou de votre contrat. (Créer un projet, Données de référence)

Ce qui tourne souvent mal

• Les honoraires sont consommés avant les étapes. Si l’on ignore combien d’heures prend chaque phase, l’écart apparaît quand il n’est plus rattrapable.
• Les changements du client sont absorbés sans être facturés. Une « petite » modification de distribution oblige à refaire plans et métrés.
• Les autorisations retardent tout le reste, et le calendrier dépend de tiers que vous ne maîtrisez pas.
• Beaucoup de disciplines, beaucoup de personnes. La coordination entre architecture, structures et lots techniques se perd dans les courriels.
• Les décisions ne sont pas écrites. Ce qui a été convenu avec le client lors d’une visite se rediscute des mois plus tard.
• Les dépenses du projet sont oubliées : déplacements, tirages, visas, taxes.

Comment PjMan vous aide

• Les heures par phase, à la vue de tous. Chaque tâche porte ses heures estimées, l’équipe saisit les siennes et chaque phase affiche les heures saisies face aux estimées. L’en-tête du projet donne l’écart total et vous pouvez fixer un budget d’heures. (Suivi des temps et des dépenses)
• Dépenses prévues et réelles. Enregistrez visas, taxes, déplacements ou matériel, avec leur devise, sur le projet, une phase ou une tâche, et comparez prévu et réel. (Dépenses)
• Demandes de modification. Chaque modification demandée par le client est enregistrée avec son effort estimé et sa décision, pour pouvoir la justifier et, le cas échéant, la facturer. (Demandes de modification)
• Contacts et communications. Le registre des personnes du client, des administrations et des autres disciplines, et le journal des courriels du projet, liés aux phases et aux tâches. (Contacts, Communications)
• Comptes rendus avec tâches de suivi. Chaque décision d’une réunion ou d’une visite génère sa tâche, avec responsable et échéance, pour qu’elle soit consignée par écrit. (Comptes rendus de réunion)
• Risques. Un registre avec probabilité, impact et plan pour ce qui n’est pas encore arrivé : une autorisation qui traîne, un fournisseur défaillant. (Registre des risques)
• Plan et travail. Le diagramme de Gantt des phases (en lecture) pour voir le calendrier, et un tableau Kanban des tâches. (Kanban et Gantt)
• Chaque rôle voit ce qui le concerne. Le PM mène le projet, la direction voit l’état du portefeuille en lecture et chaque consultant voit ses tâches.

Un point de départ, pas un moule

Les phases du modèle suivent la séquence habituelle d’une mission, mais chaque projet a ses particularités : une petite rénovation peut ne pas avoir besoin d’un avant-projet distinct, et un grand projet peut découper l’exécution en tranches de chantier. Si vous travaillez toujours avec le même schéma d’étapes, créez votre propre modèle et utilisez-le dans tous vos projets. Le modèle prédéfini ne se modifie pas, mais vous pouvez créer le vôtre de zéro.

Essayez

Créez votre compte, créez un projet avec le modèle « Architecture / Ingénierie » et estimez les heures des premières tâches. Ou explorez la démo, qui comprend des projets d’exemple.