Gestion de projets de business intelligence (BI)

Un projet BI transforme des données dispersées en informations que quelqu’un utilise pour décider : rapports, tableaux de bord et, derrière eux, un modèle de données et les traitements qui l’alimentent. Il ressemble à un projet logiciel dans la construction, mais il a un trait propre qui le rend délicat : ce qui en sort dépend de données que vous ne maîtrisez pas. Un bon tableau de bord sur de mauvaises données est un tableau de bord auquel personne ne croit. Bien le mener demande un plan par phases, un suivi des heures par travail et un registre des risques et des changements très vivant.

Les phases d’un projet BI

PjMan propose un modèle de projet « Projet BI » en six phases :

1. Exigences : quelles décisions le métier veut appuyer, avec quels indicateurs et à quelle fréquence.
2. Modélisation des données : concevoir le modèle qui répondra à ces questions, avec ses sources et ses définitions.
3. ETL : extraire, transformer et charger les données depuis leurs sources.
4. Visualisation/Tableaux de bord : construire les rapports et tableaux de bord.
5. Validation : vérifier avec le métier que les chiffres sont justes et utiles.
6. Production : mise en service, automatisation et livraison aux utilisateurs.

À la création du projet, vous choisissez le modèle et ses phases sont copiées dans le projet, avec leur code (F001, F002…). Ce sont des copies indépendantes : vous pouvez les renommer, les réordonner, en ajouter d’autres (une phase par domaine métier, par exemple) ou supprimer celles dont vous n’avez pas besoin, et chaque phase accepte des sous-phases. Si vous modifiez ensuite le modèle, les projets déjà créés ne sont pas touchés. (Créer un projet, Données de référence)

Ce qui tourne souvent mal

• Les exigences sont floues. « Nous voulons voir les ventes » ne définit aucune mesure : ventes nettes ou brutes ? Selon quelle date ? Avec ou sans retours ?
• La qualité des données se découvre tard. Les problèmes de source apparaissent au chargement et emportent le calendrier de la phase ETL.
• L’ETL est sous-estimé. C’est souvent la phase où les heures dérivent le plus, car chaque source apporte ses propres surprises.
• Les chiffres ne correspondent pas à ceux que le métier connaît déjà, et la discussion s’éternise pendant la validation.
• Chaque réunion change le périmètre. En voyant le premier rapport, chacun pense à un autre.
• Les décisions se perdent. Une définition d’indicateur convenue en réunion s’oublie si elle n’est pas écrite.

Comment PjMan vous aide

• Les heures par phase, à la vue de tous. Chaque tâche porte ses heures estimées, l’équipe saisit les siennes et chaque phase affiche les heures saisies face aux estimées. Si l’ETL dérape, l’écart se voit dès le premier jour. (Suivi des temps et des dépenses)
• Des risques avec un plan. Un registre avec probabilité, impact et plan de mitigation, idéal pour le plus typique d’un projet de données : « la source ne sera pas prête à temps », « les données contiennent des doublons ». (Registre des risques)
• Demandes de modification. Chaque « pourrait-on ajouter cet indicateur ? » est enregistré avec son effort estimé et sa décision, au lieu d’être absorbé en silence. (Demandes de modification)
• Comptes rendus avec tâches de suivi. Chaque décision d’une réunion (une définition d’indicateur, un choix sur une source) génère sa tâche, avec responsable et échéance, pour ne pas se perdre. (Comptes rendus de réunion)
• Incidents de données. Une erreur dans un chargement ou un chiffre qui ne colle pas s’enregistre comme incident, avec gravité, priorité, affectés et heures. (Incidents)
• Des rapports sur le projet lui-même. Le résumé du projet affiche l’avancement pondéré et l’écart d’heures ; l’écran Rapports compare vos projets et détaille les phases. (Rapports)
• Plan et travail. Le diagramme de Gantt des phases (en lecture) et un tableau Kanban des tâches, sur les mêmes données. (Kanban et Gantt)
• Chaque rôle voit ce qui le concerne. Le PM mène le projet, la direction voit l’état en lecture et chaque consultant voit ses tâches.

Un point de départ, pas un moule

Le modèle est une proposition raisonnable, pas une obligation : dans un petit projet BI, la modélisation et l’ETL peuvent former une seule phase, et dans un gros, mieux vaut répartir la construction en une phase par domaine (ventes, finance, opérations). Avec des sous-phases par tableau de bord, vous voyez l’avancement de chaque livraison. Si vous travaillez toujours avec le même schéma, créez votre modèle et utilisez-le dans tous vos projets. Le modèle prédéfini ne se modifie pas, mais vous pouvez créer le vôtre de zéro.

Essayez

Créez votre compte, créez un projet avec le modèle « Projet BI » et estimez les heures des premières tâches. Ou explorez la démo, qui comprend des projets d’exemple.