Diviser un projet en phases et sous-phases

Un grand projet ne se gère pas d’un seul bloc : on ne peut ni l’estimer, ni l’affecter, ni le mesurer. Il faut le découper jusqu’à ce que chaque morceau soit quelque chose qu’une personne comprend, estime et peut terminer. Ce découpage, connu en gestion de projet sous le nom d’organigramme des tâches (WBS), est la décision de planification qui a le plus de conséquences : estimations, suivi et même lecture de l’avancement en dépendent. Ce guide propose des critères pratiques pour bien le faire.

Ce que sont une phase, une sous-phase et une tâche

• Phase : une étape du projet avec un résultat reconnaissable (« Analyse », « Recette », « Mise en production »). Elle répond à « où en sommes-nous ? ».
• Sous-phase : un bloc doté d’une identité propre à l’intérieur d’une phase, quand celle-ci est trop grande pour se lire d’un coup (« Migration des données » → « Clients », « Articles »).
• Tâche : l’unité de travail qu’on estime, qu’on affecte et qu’on termine. Elle répond à « qui fait quoi et combien cela coûte-t-il ? ».

La règle d’or : les phases et sous-phases regroupent ; les tâches se font. Si une « phase » n’a aucune tâche en dessous, c’est une étiquette, pas du travail.

Comment découper, pas à pas

1. Partez des résultats, pas des activités. Demandez-vous ce qui doit exister à la fin de chaque étape (une analyse validée, des données migrées, un système testé) et nommez la phase d’après cela.
2. Couvrez tout le périmètre, et seulement le périmètre. Les parties d’un niveau doivent faire 100 % du travail de leur parent. S’il manque quelque chose, cela apparaîtra plus tard comme « travail imprévu » ; s’il y en a trop, vous budgétez en trop.
3. Suivez l’ordre naturel du projet. Dans la plupart des projets, les phases suivent une séquence (analyse, construction, tests, livraison). Si vous travaillez avec des modèles, partez d’un modèle proche de votre type de projet.
4. Descendez jusqu’à des tâches que vous pouvez estimer. Une bonne tâche est assez petite pour être estimée avec confiance et assez grande pour mériter un suivi. À titre indicatif, entre une demi-journée et une semaine de travail.
5. Faites relire par quelqu’un d’autre. Celui qui fera le travail voit des trous que le planificateur ne voit pas.

Combien de niveaux utiliser

Peu. Presque tous les projets s’en sortent bien avec deux niveaux de phases (phase et sous-phase) et les tâches en dessous ; un troisième niveau ne vaut la peine que pour de très gros projets. Chaque niveau supplémentaire ajoute du bruit et du travail de maintenance. Signe qu’il y a trop de niveaux : des sous-phases d’une ou deux tâches, ou des noms qui répètent celui de leur phase.

Signe qu’il en manque : une phase de vingt tâches qui mélangent des choses différentes. Là, une sous-phase par thème rend le suivi lisible.

Exemple : déploiement d’un outil de gestion

1. Analyse
2. Configuration
3. Migration des données
   3.1 Clients
   3.2 Articles
   3.3 Soldes d’ouverture
4. Formation
5. Tests d’acceptation
6. Mise en production

Chaque sous-phase de « Migration des données » a ses propres tâches (extraire, nettoyer, charger, valider) et peut être confiée à des personnes différentes. Ainsi, la « Migration des données » apparaît comme un bloc avec son avancement et ses heures, et l’on peut aussi savoir à quel endroit précis elle se bloque.

Erreurs fréquentes

1. Découper par personnes ou par services plutôt que par résultats : la structure se lie à l’organisation de l’équipe et non au travail.
2. Des phases qui se chevauchent. Si une tâche tient dans deux phases, l’avancement et les heures se répartissent mal.
3. Des tâches géantes. Une tâche de quatre cents heures cache tout problème jusqu’à la fin et domine le calcul de l’avancement.
4. Des tâches minuscules. Dix tâches d’une demi-heure coûtent plus à gérer qu’elles n’apportent.
5. Une structure que personne ne maintient. Un plan non mis à jour quand le périmètre change cesse de décrire le projet.
6. Ne pas estimer. Sans heures estimées, la structure ne sert ni à mesurer l’avancement ni l’écart.

Pourquoi c’est important pour l’avancement

L’avancement d’un projet se calcule de bas en haut : chaque tâche contribue selon ses heures estimées, et chaque phase selon le poids des siennes. Une structure mal répartie (une phase énorme avec une seule tâche, une petite avec dix) fausse le résultat. Le guide sur l’avancement pondéré explique la formule avec un exemple.

Comment la structure se traduit dans PjMan

L’aide décrit chaque écran ; voici l’essentiel de la façon dont le découpage se traduit dans PjMan :

• Jusqu’à trois niveaux de phases (phase, sous-phase et sous-phase de celle-ci), les tâches dépendant d’une phase de n’importe quel niveau. (Phases et sous-phases)
• Modèles de projet : à la création d’un projet, vous pouvez partir d’un modèle avec les phases typiques de son type (déploiement d’ERP, développement logiciel, BI, architecture et ingénierie) ou d’un projet vierge. Les phases sont copiées dans le projet et vous appartiennent : vous pouvez les renommer, les réordonner, les déplacer sous un autre parent ou les supprimer, et modifier le modèle ensuite n’affecte pas les projets déjà créés. Vous pouvez aussi créer vos propres modèles. (Créer un projet, Données de référence)
• Codes automatiques et stables (F001, T0004…) pour retrouver chaque phase et tâche en en parlant, et pour les demander à l’assistant.
• Avancement et heures par phase, sous-phases comprises, et le calendrier des phases dans l’onglet de planification. (Planification et Gantt)
• Deux vues du même plan : liste des phases avec leurs tâches et tableau Kanban par statut. (Kanban ou Gantt : quand utiliser chacun)

Seul le PM propriétaire du projet crée, déplace et supprime les phases ; le reste de l’équipe les voit en lecture selon son rôle, et un consultant ne voit que les tâches qui lui sont affectées. Supprimer une phase supprime aussi ses sous-phases et tâches, avec les heures saisies : déplacez donc d’abord ce que vous voulez conserver.

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Questions fréquentes

Combien de phases un projet doit-il avoir ? Il n’y a pas de bon nombre. Entre quatre et huit phases de premier niveau est courant ; l’important est que chacune ait un résultat reconnaissable.

Puis-je modifier la structure pendant le projet ? Oui, et c’est normal. Déplacez tâches et phases quand le périmètre change, et enregistrez les changements importants comme demandes de modification pour pouvoir les justifier.

Phase ou tâche ? Ce qui se fait et se termine est une tâche. Ce qui regroupe un travail que d’autres feront est une phase ou une sous-phase.