Bien saisir ses heures : guide pour les équipes projet

Saisir ses heures, c’est noter le temps consacré à chaque travail. Cela ressemble à de l’administratif, et c’est pourquoi on le fait presque toujours mal : tard, de mémoire et en bloc. Résultat : un chiffre auquel personne ne croit, et sans heures fiables on ne sait pas si un projet dépasse son budget, ce qu’une livraison a vraiment coûté ni combien facturer la suivante. Ce guide explique comment faire pour que les heures servent.

À quoi sert la saisie des temps

Les heures enregistrées répondent à des questions que l’équipe se pose en permanence :

• Combien avons-nous dépensé par rapport au prévu ? (l’écart d’heures)
• Quelles phases ou tâches consomment plus de temps que prévu ?
• Combien de travail chaque personne a-t-elle fourni, et sur quoi ?
• Combien faut-il facturer, si l’on facture à l’heure ?
• Avec quelles données estimer le prochain projet similaire.

Si l’enregistrement est mauvais, aucune de ces réponses ne vaut rien. S’il est bon, elles viennent presque sans effort.

Ce qu’est une bonne saisie

Une saisie utile comporte quatre informations : qui a travaillé, combien, quel jour et sur quoi. Et deux propriétés plus importantes encore :

1. C’est une somme, pas un total réécrit. Chaque fois que quelqu’un travaille, un enregistrement s’ajoute. Les heures d’une tâche, d’une phase ou du projet sont la somme de leurs enregistrements : on voit qui a apporté quoi et quand.
2. Elle est rattachée au travail concret, pas seulement au projet. Saisir sur une tâche permet de comparer réel et estimé tâche par tâche ; saisir « sur le projet » ne donne qu’un total qui n’explique rien.

Règles pratiques pour l’équipe

• Saisissez chaque jour, ou au moins à la fin de chaque bloc de travail. Au bout de trois jours, vous ne savez plus si c’était trois heures ou quatre ; au bout de trois semaines, vous inventez.
• Saisissez sur la bonne tâche. S’il n’existe pas de tâche pour ce que vous avez fait, c’est un signal : soit il manque une tâche, soit ce travail n’était pas prévu. Les deux méritent d’être sus.
• Décrivez en une ligne ce que vous avez fait. « Revue des correspondances avec le client » convient ; « travail » non. La description permet de discuter le chiffre ensuite.
• N’arrondissez pas à la baisse pour « faire coller ». Un écart caché est le plus difficile à expliquer quand il apparaît.
• Distinguez le travail prévu du travail de support. Les mélanger masque ce que coûte réellement chaque chose.
• Saisissez aussi les réunions et la gestion si elles font partie du coût du projet, avec le même critère pour tous.

Les erreurs les plus fréquentes

1. Une seule saisie en fin de mois. Elle perd tout le détail et oblige à répartir de mémoire.
2. Toujours saisir huit heures. La formalité est remplie, mais le chiffre ne reflète plus le travail.
3. Seuls certains saisissent. Si une partie de l’équipe n’enregistre pas, le total sous-estime l’effort réel et l’écart paraît meilleur qu’il n’est.
4. Ne pas pouvoir corriger. Si une erreur ne peut pas être réparée, les gens cessent de se fier à l’enregistrement. Le plus raisonnable : pouvoir modifier ses propres saisies, et que la personne qui gère le projet puisse corriger les autres.
5. Saisir sans estimer. Les heures réelles ne s’interprètent que face à une estimation. Estimez par tâche dès le début.

Comment on fait dans PjMan

PjMan traite les heures comme des enregistrements qui s’additionnent et propose plusieurs façons de les saisir :

1. Depuis la fiche de la tâche (ou de l’incident), avec le bouton Saisir du temps : vous choisissez heures et minutes, une date (aujourd’hui par défaut) et une description obligatoire. (Saisie des temps)
2. À la voix ou par écrit, avec l’assistant : « saisis 2 heures sur la T0003 pour la revue des correspondances ». L’assistant prépare la saisie et, sauf si vous l’avez désactivé, vous la montre sur une carte à confirmer. (Voix)
3. Au nom d’une autre personne, si vous êtes le PM propriétaire du projet. C’est utile pour les personnes sans compte ou pour compléter ce que quelqu’un n’a pas noté. Chaque enregistrement conserve à qui sont les heures et qui les a saisies.
4. Un consultant saisit uniquement sur ce qui lui est affecté et seulement pour lui. Il peut modifier et supprimer ce qu’il a enregistré ; le PM, tout ce qui est dans son projet.
5. Mon travail → Mes saisies de temps affiche un calendrier mensuel avec le total de chaque jour et la liste du jour choisi, pour revoir vos propres heures d’un coup d’œil. (Mon travail)
6. Rappel facultatif : si vous avez enregistré votre propre clé d’assistant, celui-ci peut vous signaler dans PjMan que vous n’avez pas saisi d’heures hier, avec un bouton pour le faire aussitôt. Il se désactive dans les Paramètres.

Pour consulter et extraire les données, Requêtes rassemble toutes les saisies de vos projets, filtrables par projet, phase, personne, auteur de la saisie et dates, et les exporte vers un tableur (.xlsx) avec les mêmes filtres. (Requêtes) L’en-tête de chaque projet et chaque phase comparent heures saisies et estimées : chaque saisie se reflète aussitôt dans l’écart.

Créez votre compte ou explorez la démo.

Questions fréquentes

Peut-on saisir des heures sur un incident ? Oui, avec les mêmes règles que sur une tâche : c’est utile pour savoir ce qu’a coûté la résolution des problèmes.

Puis-je saisir un jour passé ? Oui, la date est modifiable et il n’y a pas de limite d’heures par jour. Mais plus vous notez tard, moins c’est fiable.

Quelle durée pour une saisie ? Celle du bloc de travail. Certains préfèrent une par tâche et par jour ; l’important est de toujours appliquer le même critère.

Et si je me trompe ? Modifiez la saisie ou supprimez-la et recommencez. On ne peut changer ni à qui sont les heures ni la tâche d’un enregistrement : dans ce cas, on le supprime et on le recrée.