Cómo imputar horas bien: guía para equipos de proyecto

Imputar horas es anotar cuánto tiempo se ha dedicado a cada trabajo. Parece un trámite, y por eso casi siempre se hace mal: tarde, de memoria y a lo bruto. El resultado es un dato en el que nadie confía, y sin horas fiables no se puede saber si un proyecto se va de presupuesto, qué costó de verdad una entrega ni cuánto cobrar por la siguiente. Esta guía explica cómo hacerlo para que las horas sirvan.

Para qué sirve imputar

Las horas registradas responden a preguntas que el equipo se hace todo el tiempo:

• ¿Cuánto llevamos gastado frente a lo previsto? (la desviación de horas)
• ¿Qué fases o tareas se están comiendo más tiempo del estimado?
• ¿Cuánto trabajo ha hecho cada persona y en qué?
• ¿Cuánto hay que facturar, si se factura por horas?
• Con qué datos estimar el siguiente proyecto parecido.

Si el registro es malo, ninguna de las respuestas vale. Si es bueno, sale casi sin esfuerzo.

Qué es una buena imputación

Una imputación útil tiene cuatro datos: quién trabajó, cuánto, qué día y en qué. Y dos propiedades que importan más que las anteriores:

1. Es una suma, no un total que se reescribe. Cada vez que alguien trabaja, se añade un registro. Las horas de una tarea, de una fase o del proyecto son la suma de sus registros, de modo que se puede ver quién aportó qué y cuándo.
2. Se asocia al trabajo concreto, no solo al proyecto. Imputar a una tarea permite comparar lo real con lo estimado tarea a tarea; imputar «al proyecto» solo da un total que no explica nada.

Reglas prácticas para el equipo

• Imputa a diario, o al menos al terminar cada bloque de trabajo. A los tres días ya no recuerdas si fueron tres horas o cuatro; a las tres semanas, inventas.
• Imputa a la tarea correcta. Si no existe una tarea para lo que has hecho, es una señal: o falta una tarea o ese trabajo no estaba en el plan. Las dos cosas conviene saberlas.
• Describe en una línea qué hiciste. «Revisión de mapeos con el cliente» sirve; «trabajo» no. La descripción es lo que permite discutir el dato después.
• No redondees a la baja para «cuadrar». Una desviación escondida es la que más cuesta explicar cuando sale a la luz.
• Distingue el trabajo planificado del de soporte. Mezclarlos oculta lo que realmente cuesta cada cosa.
• Imputa también las reuniones y la gestión si forman parte de lo que cuesta el proyecto, siempre con el mismo criterio para todos.

Los errores más habituales

1. Una sola entrada a fin de mes. Pierde todo el detalle y obliga a repartir de memoria.
2. Imputar siempre las ocho horas. Se cumple el trámite, pero el dato deja de reflejar el trabajo.
3. Que solo imputen algunos. Si una parte del equipo no registra, el total subestima el esfuerzo real y la desviación sale mejor de lo que es.
4. No poder corregir. Si un error no se puede arreglar, la gente deja de fiarse del registro. Lo razonable es poder editar la imputación propia y que quien gestiona el proyecto pueda corregir las demás.
5. Imputar sin estimar. Las horas reales solo se interpretan frente a una estimación. Estima por tarea desde el principio.

Cómo se hace en PjMan

PjMan trata las horas como registros que se suman y deja imputar de varias formas:

1. Desde la ficha de la tarea (o de la incidencia), con el botón Imputar tiempo: eliges horas y minutos, fecha (por defecto hoy) y una descripción obligatoria. (Imputaciones de horas)
2. Por voz o por texto, con el asistente: «imputa 2 horas a la T0003 en la revisión de mapeos». El asistente prepara el registro y, salvo que lo hayas desactivado, te lo muestra en una tarjeta para que lo confirmes. (Voz)
3. En nombre de otra persona, si eres el PM propietario del proyecto. Sirve para personas sin cuenta o para completar lo que alguien no anotó. Cada registro guarda de quién son las horas y quién lo registró.
4. Un consultor imputa solo en lo que tiene asignado y solo para sí. Puede editar y borrar lo que registró; el PM, todo lo de su proyecto.
5. Mi trabajo → Mis imputaciones muestra un calendario mensual con el total de cada día y la lista del día elegido, para revisar tus propias horas de un vistazo. (Mi trabajo)
6. Recordatorio opcional: si has guardado tu propia clave del asistente, este puede avisarte dentro de PjMan de que ayer no imputaste horas, con un botón para hacerlo en el momento. Se desactiva en Ajustes.

Para ver y sacar los datos, Consultas reúne todas las imputaciones de tus proyectos, filtrables por proyecto, fase, persona, quién las registró y fechas, y las exporta a una hoja de cálculo (.xlsx) con los mismos filtros. (Consultas) La cabecera de cada proyecto y cada fase comparan lo imputado con lo estimado, de forma que cada imputación se refleja al instante en la desviación.

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Preguntas frecuentes

¿Se pueden imputar horas en una incidencia? Sí, con las mismas reglas que en una tarea: es útil para saber qué costó resolver los problemas.

¿Puedo imputar un día pasado? Sí, la fecha es editable y no hay límite de horas por día. Pero cuanto más tarde lo anotes, menos fiable es.

¿Cuánto debe durar una imputación? Lo que dure el bloque de trabajo. Hay quien prefiere una por tarea y día; lo importante es que sea siempre el mismo criterio.

¿Qué pasa si me equivoco? Edita la imputación o bórrala y vuelve a imputar. No se puede cambiar de quién son las horas ni la tarea de un registro: en ese caso se borra y se crea de nuevo.