Actas de reunión con seguimiento de acuerdos

Las reuniones de proyecto producen decisiones, y las decisiones que no quedan por escrito se discuten tres semanas después. Un acta bien hecha resuelve eso, pero solo si cada acuerdo tiene alguien que lo hace y una fecha, y alguien que comprueba que se hizo. Ahí es donde falla casi siempre: el acta se archiva y los acuerdos se olvidan. En PjMan, el acta y el seguimiento son lo mismo: al guardarla, cada acuerdo se convierte en una tarea con su fecha límite.

Qué es un acta en PjMan

Un acta deja por escrito lo que se habló y se decidió en una reunión del proyecto: título, fecha, fase (opcional), notas y una lista de acuerdos. Cada acuerdo tiene tres datos: qué se acordó, quién se compromete y para cuándo. El responsable es texto libre, así que puede ser alguien del cliente o una persona sin cuenta. Cada acta lleva su código corto (por ejemplo, A0001). (Actas de reunión)

Lo que ocurre al guardarla

Al guardar el acta, PjMan hace tres cosas a la vez:

1. Guarda el acta, con sus notas y acuerdos.
2. Crea una tarea de seguimiento por cada acuerdo, en la fase que elijas: el acuerdo es el título de la tarea, la fecha comprometida es su fecha límite, y el responsable queda escrito en su descripción. Las tareas aparecen en el plan, en el tablero Kanban y en las consultas como cualquier otra, y cuentan en los indicadores.
3. Genera un documento de texto con el contenido del acta (título, fecha, fase, notas y la lista numerada de acuerdos), que puedes descargar desde la pestaña Actas y aparece también en los documentos del proyecto.

Las tareas de seguimiento nacen sin asignados y con cero horas estimadas: tú las asignas y las estimas. Al editar el acta, el documento se regenera, y si cambias un acuerdo cuya tarea sigue sin terminar, la tarea se actualiza; si ya estaba finalizada, no se toca. Al borrar el acta se borran sus acuerdos y su documento, pero las tareas de seguimiento se conservan, con sus horas y su avance.

Cada acuerdo, con su seguimiento

La ficha de cada acta muestra los acuerdos con su responsable, su fecha comprometida y el estado de su tarea de seguimiento: Finalizada o En curso. Un clic lleva a la tarea. Así, la pregunta de la reunión siguiente («¿qué pasó con lo que acordamos?») se contesta con una pantalla, sin buscar en correos ni en cuadernos. Y al preparar la reunión de seguimiento, el asistente reúne los acuerdos del último acta, hechos y pendientes, marcando los vencidos.

Desde unas notas pegadas

No hace falta teclear el acta. Si pegas en el asistente las notas de la reunión (aunque estén desordenadas), el asistente propone el acta completa, con sus acuerdos, la fase y, si el responsable coincide sin ninguna duda con alguien del equipo, la asignación de la tarea. Además puede proponer, a partir del mismo texto, los riesgos, las solicitudes de cambio y las tareas que ve en las notas. Todo llega en una única tarjeta de confirmación: revisas, quitas lo que no te sirva y confirmas; nada se crea hasta entonces. (Texto pegado)

También puedes pedirle de viva voz o por escrito que cree un acta o que cambie su título, su fecha o sus notas. (Asistente de IA por voz)

Del acta a lo demás

Una reunión no solo produce acuerdos: también saca a la luz problemas y peticiones. En PjMan, cada cosa va a su registro: lo que ya ha pasado, a incidencias; lo que podría pasar, a riesgos; lo que el cliente pide fuera de alcance, a solicitudes de cambio. (Incidencias, riesgos y cambios) Y el análisis diario del asistente tiene en cuenta las tareas de seguimiento atrasadas al proponerte en qué fijarte. (Análisis diario con IA)

Cada rol ve lo que le corresponde

El PM propietario crea, edita y borra las actas de su proyecto. La dirección del proyecto (niveles 1 y 2) y los miembros de toda la organización las ven y descargan en solo lectura. Un consultor o programador asignado a tareas del proyecto puede crear actas con límites: solo ve y edita las suyas, es siempre el responsable de sus acuerdos y las tareas se le asignan a él, y solo puede vincularlas a fases donde tiene tareas. No ve las actas de otras personas. (Roles y permisos)

¿Necesitas un modelo de acta?

Si lo que buscas es cómo redactar un acta y un ejemplo, la guía plantilla de acta de reunión de proyecto lo explica paso a paso, con un modelo que puedes copiar.

Pruébalo

Crea tu cuenta, abre un proyecto, registra el acta de una reunión con un par de acuerdos y mira cómo aparecen sus tareas. O explora la demo con datos de ejemplo.