Gestión de proyectos de business intelligence (BI)

Un proyecto de BI convierte datos dispersos en información que alguien usa para decidir: informes, cuadros de mando y, detrás de ellos, un modelo de datos y procesos que lo alimentan. Se parece a un proyecto de software en la construcción, pero tiene un rasgo propio que lo hace delicado: lo que sale depende de datos que no controlas. Un cuadro de mando bien hecho sobre datos malos es un cuadro de mando que nadie cree. Llevarlo bien exige un plan por fases, un seguimiento de horas por parte del trabajo y un registro de riesgos y cambios muy vivo.

Las fases de un proyecto de BI

PjMan trae una plantilla de proyecto «Proyecto de BI» con seis fases:

1. Requisitos: qué decisiones quiere apoyar el negocio, con qué indicadores y con qué periodicidad.
2. Modelado de datos: diseñar el modelo que responderá a esas preguntas, con sus fuentes y sus definiciones.
3. ETL: extraer, transformar y cargar los datos desde sus orígenes.
4. Visualización/Dashboards: construir los informes y cuadros de mando.
5. Validación: comprobar con el negocio que las cifras son correctas y útiles.
6. Producción: puesta en marcha, automatización y entrega a los usuarios.

Al crear el proyecto eliges la plantilla y sus fases se copian al proyecto, con su código (F001, F002…). Son copias independientes: puedes renombrarlas, reordenarlas, añadir otras (una fase por área de negocio, por ejemplo) o borrar las que no necesites, y cada fase admite subfases. Si más adelante cambias la plantilla, los proyectos ya creados no se tocan. (Crear un proyecto, Maestros y catálogos)

Lo que suele salir mal

• Los requisitos son vagos. «Queremos ver las ventas» no define ninguna medida: ¿ventas netas o brutas?, ¿por qué fecha?, ¿con o sin devoluciones?
• La calidad de los datos se descubre tarde. Los problemas de origen aparecen al cargar y se llevan por delante el calendario de la fase de ETL.
• El ETL se subestima. Suele ser la fase donde más se desvían las horas, porque cada fuente trae sus propias sorpresas.
• Las cifras no coinciden con las que el negocio ya conoce, y la discusión se alarga durante la validación.
• Cada reunión cambia el alcance. Al ver el primer informe, a todo el mundo se le ocurre otro.
• Los acuerdos se pierden. Una definición de indicador acordada en una reunión se olvida si no queda escrita.

Cómo te ayuda PjMan

• Horas por fase, a la vista. Cada tarea lleva sus horas estimadas, el equipo imputa las suyas y cada fase muestra las horas imputadas frente a las estimadas. Si el ETL se dispara, la desviación se ve desde el primer día. (Control de horas y gastos)
• Riesgos con plan. Un registro con probabilidad, impacto y plan de mitigación, ideal para lo más típico de un proyecto de datos: «la fuente no estará lista a tiempo», «los datos tienen duplicados». (Registro de riesgos)
• Solicitudes de cambio. Cada «¿podríamos añadir este indicador?» se registra con su esfuerzo estimado y su decisión, en lugar de absorberse en silencio. (Solicitudes de cambio)
• Actas con tareas de seguimiento. Cada acuerdo de una reunión (una definición de indicador, una decisión sobre una fuente) genera su tarea, con responsable y fecha límite, para que no se pierda. (Actas de reunión)
• Incidencias de datos. Un error en una carga o una cifra que no cuadra se registra como incidencia, con severidad, prioridad, asignados y horas. (Incidencias)
• Informes del propio proyecto. El resumen del proyecto muestra el avance ponderado y la desviación de horas; la pantalla de informes compara tus proyectos y desglosa las fases. (Informes)
• Plan y trabajo. El diagrama de Gantt de las fases (de lectura) y un tablero Kanban de las tareas, sobre los mismos datos. (Kanban y Gantt)
• Cada rol, lo suyo. El PM lleva el proyecto, la dirección ve el estado en lectura y cada consultor, sus tareas.

Un punto de partida, no un molde

La plantilla es una propuesta razonable, no una obligación: en un proyecto de BI pequeño la fase de modelado y la de ETL pueden ser una sola, y en uno grande conviene repartir la construcción en una fase por área (ventas, finanzas, operaciones). Con subfases por cuadro de mando puedes ver el avance de cada entrega. Si trabajas siempre con el mismo esquema, crea tu plantilla y úsala en todos tus proyectos. La plantilla predefinida no se modifica, pero puedes crear la tuya desde cero.

Pruébalo

Crea tu cuenta, crea un proyecto con la plantilla «Proyecto de BI» y estima las horas de las primeras tareas. O explora la demo, que incluye proyectos de ejemplo.