Informes de avance y consultas de proyectos

Quien lleva varios proyectos necesita dos cosas distintas con los datos: verlos de un vistazo («¿cómo va todo?») y buscar y sacar lo concreto («¿qué tareas atrasadas hay?», «¿cuántas horas imputó Marta en septiembre?»). PjMan las cubre con dos herramientas que leen de los mismos datos que el resto de la aplicación, sin copiar nada ni mantener hojas de cálculo aparte: Informes, para seguir el estado, y Consultas, para filtrar y exportar.

Informes: el estado de tus proyectos en una pantalla

La pantalla Informes reúne el avance y la carga de trabajo del ámbito que elijas: todos tus proyectos o uno concreto, con un rango de fechas para las gráficas. Se actualiza al momento, sin botón de «Aplicar». (Informes)

• Indicadores clave. Horas imputadas frente a estimadas, la desviación de horas, tareas completadas, pendientes y atrasadas, y el porcentaje de tareas completadas que el cliente ha validado.
• Avance de proyectos. Con todos los proyectos, una tabla de comparación ordenada de menor a mayor avance, para que lo que va peor salga primero, con las horas imputadas frente al presupuesto. Con un proyecto, su avance total y el desglose por fases y subfases. El avance es el ponderado por horas estimadas, el mismo que ves en cada proyecto. (Avance ponderado)
• Carga por persona. Tareas activas, horas imputadas frente a estimadas y atrasadas de cada persona del ámbito, para ver quién va sobrecargado.
• Gráficas por rango de fechas. Avance en el tiempo, imputación de horas (diaria, semanal o mensual), tareas creadas y completadas, y horas por persona.
• Incidencias. Abiertas, cerradas, tiempo medio de resolución, horas imputadas y sin asignar, con su distribución por proyecto o por fase.

Informes es de solo lectura, no tiene exportación y no hay informes programados: es una pantalla de seguimiento. Para un resumen escrito para el cliente, el asistente puede preparar el borrador, con las mismas cifras. (Informe de estado para el cliente)

Consultas: filtrar, cruzar proyectos y exportar

Consultas es la herramienta para ver de golpe el trabajo de todos tus proyectos a la vez, filtrarlo y llevártelo a una hoja de cálculo. Tiene tres pestañas: Tareas, Imputaciones de horas e Incidencias. (Consultas)

• Filtros que se combinan. En tareas: código, proyecto, fase, estado, prioridad, persona, etiquetas (con todas, con alguna o sin etiquetas), «atrasadas», «sin asignar» y rango de fecha límite. En imputaciones: proyecto, fase, persona, quién las registró y fechas. En incidencias, los equivalentes, con severidad, estado y fecha de detección.
• Nada se consulta hasta pulsar Buscar, para que una consulta pesada sobre toda la cartera solo se lance cuando la necesitas. Los filtros se guardan en la dirección de la página: puedes guardar una búsqueda en favoritos.
• Lista o Kanban. Las tareas y las incidencias se pueden ver también como tablero, conservando el proyecto elegido. (Kanban y Gantt)
• Exportación a hoja de cálculo (.xlsx) con exactamente los mismos filtros que ves, con las horas en decimales. Sirve para pasar las horas a un sistema de facturación o enviarlas a un cliente que las pide en esa forma.
• Etiquetas. Filtra por las etiquetas que hayas puesto a tareas e incidencias para ver, por ejemplo, todo lo que está en «revisión del cliente» en varios proyectos. (Etiquetas)

Los proyectos cerrados no se muestran por defecto; una casilla permite incluirlos.

El resumen de cada proyecto y el panel de la organización

Cada proyecto empieza con un resumen que da, plegado en una línea, el avance, las horas frente al presupuesto y la desviación; desplegado, un indicador por cada sección (equipo, riesgos, incidencias, solicitudes de cambio, gastos, contactos, actas…) y los gastos por divisa. (Resumen del proyecto) Quien tiene visibilidad de toda la organización, como un CEO, dispone además de un panel de la organización con todos los proyectos y su avance. (Panel de la organización)

Preguntarle al asistente

Lo mismo que muestran estas pantallas se puede preguntar en lenguaje natural: «¿cómo va este proyecto?», «¿cuándo terminaremos a este ritmo?» o «¿qué proyectos van peor?». Las cifras no las calcula el modelo: las calcula PjMan con las mismas reglas que Informes, y el asistente las cuenta. La cartera de proyectos se ordena con un semáforo de reglas fijas y sus motivos, e incluye la desviación de horas y de gastos de cada proyecto. (Estado, previsión y cartera)

Cada rol ve lo que le corresponde

Informes y Consultas son para el PM (sobre sus proyectos y aquellos donde tiene nivel de dirección) y para los miembros «toda la organización», como un CEO (sobre todos los de la organización), siempre en solo lectura en Informes. Un consultor no accede: para su trabajo diario tiene Mi trabajo, con sus tareas, sus incidencias y sus horas. Los permisos se comprueban en el servidor, no solo en la interfaz. (Roles y permisos)

Pruébalo

Crea tu cuenta, crea un par de proyectos, imputa algunas horas y mira Informes y Consultas. O recorre primero la demo con datos de ejemplo.