Projektfortschrittsberichte und Abfragen

Wer mehrere Projekte leitet, braucht zwei verschiedene Dinge aus den Daten: sie auf einen Blick sehen („Wie läuft alles?“) und Konkretes suchen und herausziehen („Welche Aufgaben sind überfällig?“, „Wie viele Stunden hat Marta im September erfasst?“). PjMan deckt beides mit zwei Werkzeugen ab, die aus denselben Daten wie der Rest der Anwendung lesen, ohne etwas zu kopieren und ohne nebenher Tabellen zu pflegen: Berichte zur Beobachtung des Stands und Abfragen zum Filtern und Exportieren.

Berichte: der Stand Ihrer Projekte auf einem Bildschirm

Der Bildschirm Berichte bündelt Fortschritt und Arbeitslast des gewählten Bereichs: alle Ihre Projekte oder ein bestimmtes, mit einem Datumsbereich für die Diagramme. Er aktualisiert sich sofort, ohne Schaltfläche „Anwenden“. (Berichte)

• Wichtige Kennzahlen. Erfasste gegen geschätzte Stunden, die Stundenabweichung, abgeschlossene, offene und überfällige Aufgaben sowie der Anteil der abgeschlossenen Aufgaben, die der Kunde abgenommen hat.
• Projektfortschritt. Bei allen Projekten eine Vergleichstabelle, vom niedrigsten zum höchsten Fortschritt geordnet, sodass das Schwächste zuerst steht, mit den erfassten Stunden gegen das Budget. Bei einem Projekt sein Gesamtfortschritt und die Aufgliederung nach Phasen und Unterphasen. Der Fortschritt ist der nach geschätzten Stunden gewichtete, derselbe wie in jedem Projekt. (Gewichteter Fortschritt)
• Auslastung je Person. Aktive Aufgaben, erfasste gegen geschätzte Stunden und überfällige Aufgaben jeder Person im Bereich, um zu sehen, wer überlastet ist.
• Diagramme nach Datumsbereich. Fortschritt im Zeitverlauf, Stundenerfassung (täglich, wöchentlich oder monatlich), angelegte und abgeschlossene Aufgaben und Stunden je Person.
• Probleme. Offene, geschlossene, durchschnittliche Lösungsdauer, erfasste Stunden und nicht zugewiesene, mit ihrer Verteilung nach Projekt oder Phase.

Berichte ist nur lesend, hat keinen Export und keine geplanten Berichte: Es ist ein Bildschirm zur Beobachtung. Für eine schriftliche Zusammenfassung für den Kunden kann der Assistent den Entwurf mit denselben Zahlen vorbereiten. (Statusbericht für den Kunden)

Abfragen: filtern, Projekte übergreifend und exportieren

Abfragen ist das Werkzeug, um die Arbeit aller Ihrer Projekte auf einmal zu sehen, zu filtern und in eine Tabellenkalkulation zu übernehmen. Es hat drei Reiter: Aufgaben, Zeiteinträge und Probleme. (Abfragen)

• Filter, die sich kombinieren. Bei Aufgaben: Code, Projekt, Phase, Status, Priorität, Person, Labels (mit allen, mit einem davon oder ohne Labels), „überfällig“, „nicht zugewiesen“ und Fälligkeitszeitraum. Bei Zeiteinträgen: Projekt, Phase, Person, Erfasser und Datum. Bei Problemen die entsprechenden, mit Schweregrad, Status und Erkennungsdatum.
• Nichts wird abgefragt, bis Sie auf Suchen klicken, damit eine aufwendige Abfrage über das ganze Portfolio nur gestartet wird, wenn Sie sie brauchen. Die Filter werden in der Adresse der Seite gespeichert: Sie können eine Suche als Lesezeichen ablegen.
• Liste oder Kanban. Aufgaben und Probleme lassen sich auch als Board ansehen, wobei das gewählte Projekt erhalten bleibt. (Kanban und Gantt)
• Export in eine Tabellenkalkulation (.xlsx) mit genau den Filtern, die Sie sehen, mit Stunden als Dezimalzahlen. Das hilft, Stunden in ein Abrechnungssystem zu übernehmen oder an einen Kunden zu schicken, der sie in dieser Form verlangt.
• Labels. Filtern Sie nach den Labels, die Sie Aufgaben und Problemen gegeben haben, um zum Beispiel alles in „Kundenprüfung“ über mehrere Projekte zu sehen. (Labels)

Abgeschlossene Projekte werden standardmäßig nicht angezeigt; ein Kontrollkästchen ermöglicht, sie einzubeziehen.

Die Übersicht jedes Projekts und das Organisationspanel

Jedes Projekt beginnt mit einer Übersicht, die eingeklappt in einer Zeile Fortschritt, Stunden gegen Budget und Abweichung zeigt; ausgeklappt eine Kennzahl für jeden Bereich (Team, Risiken, Probleme, Änderungsanträge, Ausgaben, Kontakte, Protokolle …) und die Ausgaben je Währung. (Projektübersicht) Wer die Sicht auf die gesamte Organisation hat, etwa ein CEO, verfügt außerdem über ein Organisationspanel mit allen Projekten und ihrem Fortschritt. (Organisationspanel)

Den Assistenten fragen

Was diese Bildschirme zeigen, lässt sich in natürlicher Sprache fragen: „Wie läuft dieses Projekt?“, „Wann werden wir bei diesem Tempo fertig?“ oder „Welche Projekte laufen am schlechtesten?“. Die Zahlen berechnet nicht das Modell: PjMan berechnet sie mit denselben Regeln wie die Berichte, und der Assistent gibt sie wieder. Das Projektportfolio wird mit einer Ampel aus festen Regeln und ihren Gründen geordnet und enthält die Stunden- und Ausgabenabweichung jedes Projekts. (Status, Prognose und Portfolio)

Jede Rolle sieht das Passende

Berichte und Abfragen sind für den PM (über seine Projekte und die, in denen er Leitungsebene hat) und für Mitglieder „gesamte Organisation“, etwa einen CEO (über alle der Organisation), in den Berichten immer nur lesend. Ein Berater hat keinen Zugriff: Für die tägliche Arbeit hat er Meine Arbeit mit seinen Aufgaben, Problemen und Stunden. Berechtigungen werden auf dem Server geprüft, nicht nur in der Oberfläche. (Rollen und Berechtigungen)

Probieren Sie es aus

Erstellen Sie Ihr Konto, legen Sie ein, zwei Projekte an, erfassen Sie einige Stunden und sehen Sie sich Berichte und Abfragen an. Oder gehen Sie zuerst durch die Demo mit Beispieldaten.