Statusbericht für den Kunden: so bereiten Sie ihn vor

Der Statusbericht ist das, was der Kunde von Ihrem Projekt liest, wenn er nicht mittendrin ist. Für viele Kunden ist er das einzige Fenster auf das, was über Wochen geschieht – und entscheidet daher mehr, als es scheint: Vertrauen, unangenehme Überraschungen und sogar die Verlängerung der nächsten Beauftragung hängen davon ab, wie erzählt wird. Dieser Ratgeber erklärt, was ein guter Bericht enthalten sollte, wie Sie ihn aufbauen und wie Sie die Fehler vermeiden, die am meisten schaden.

Was der Bericht beantworten muss

Ein Kunde, der Ihren Bericht öffnet, will in dieser Reihenfolge wissen:

1. Wie läuft es? Ein ehrlicher Satz: planmäßig, mit kontrollierter Verzögerung oder es gibt ein Problem, das Aufmerksamkeit braucht.
2. Was wurde getan? Was seit dem letzten Bericht abgeschlossen wurde.
3. Was kommt als Nächstes? Was bis zum nächsten Bericht getan wird.
4. Was bereitet mir Sorge, oder was brauchen Sie von mir? Blockaden, Risiken und offene Entscheidungen, die vom Kunden abhängen.

Beantwortet der Bericht diese vier Dinge auf einer Seite, erfüllt er seinen Zweck. Alles andere ist ein Extra, das fast nie gelesen wird.

Empfohlener Aufbau

Ein kurzes Beispiel

Betreff: Status Projekt Atlas – Woche 12

Guten Tag Frau Marta, in diesem Zeitraum liegt das Projekt im Plan, mit einer kleinen Verzögerung bei der Artikelmigration.

Fortschritt: 54 % (vor zwei Wochen 48 %).

Abgeschlossen: Konfiguration der Lager; Kundenladevorgang validiert.

Nächste Schritte: Laden der Artikel; Vorbereitung der Abnahmetests.

Aufmerksamkeitspunkte: Die Artikelmigration liegt wegen der Qualität der Quelldaten drei Tage zurück; wir holen sie mit einem Ladevorgang in zwei Teilen auf.

Wir benötigen von Ihnen: Bestätigung der Liste der ausgelaufenen Artikel bis zum 20.

Er ist kurz, ehrlich und umsetzbar.

So schreiben Sie ihn gut

• Das Wichtigste zuerst. Wer nur den ersten Absatz liest, muss wissen, ob es Grund zur Sorge gibt.
• Zahlen statt Adjektive. „54 % Fortschritt“ sagt mehr als „guter Fortschritt“.
• Nennen Sie Probleme mit ihrem Plan. Ein Problem mit Lösung schafft Vertrauen; ein verschwiegenes zerstört es.
• Immer dasselbe Format. Weiß der Kunde, wo er was findet, liest er es in zwei Minuten.
• Nur, was der Kunde braucht. Interne Diskussionen, Kosten und Margen sind nichts für ihn.
• Bleiben Sie bei Fakten. Keine Versprechen, die Sie nicht halten können, und keine Zuschreibungen, die Sie nicht belegen können.

Häufige Fehler

1. Berichte, die nur Tätigkeit beschreiben („an der Konfiguration wurde gearbeitet“) statt Ergebnisse und Status.
2. Systematischer Optimismus, gefolgt von einer Überraschung. Der Kunde zieht eine frühe Warnung vor einer kleinen Verzögerung einer plötzlich großen vor.
3. Zu lang. Muss man den Status auf vier Seiten suchen, wird er nicht gelesen.
4. Interne Daten aus Versehen: Kosten, Margen oder Kommentare über den Kunden, die nicht hinausgehen sollten.
5. Ungeprüft versenden. Erst recht, wenn ein Werkzeug ihn verfasst hat.

So geht es in PjMan

Der Assistent von PjMan kann den Entwurf mit den echten Projektdaten für Sie vorbereiten:

1. Bitten Sie ihn darum im Assistentenpanel: „Bereite den Statusbericht für den Kunden vor.“ Sie können den Zeitraum (7 bis 31 Tage, standardmäßig 14) und die Sprache („auf Englisch“) ergänzen. (Status, Prognose und Kundenbericht)
2. Sie erhalten einen E-Mail-Entwurf auf einer als Entwurf gekennzeichneten Karte, mit Betreff und Text: Anrede (an die Kontaktperson des Kunden, falls vorhanden), Zusammenfassung, Fortschritt, im Zeitraum Abgeschlossenes, nächste Schritte, Aufmerksamkeitspunkte und nur bei Bedarf, was vom Kunden benötigt wird.
3. Die Zahlen erfindet nicht das Modell: PjMan berechnet sie mit denselben Regeln wie der Rest der Anwendung (gewichteter Fortschritt, Stunden, überfällige Aufgaben), und der Assistent gibt sie wieder. Er verwendet nur eine geschlossene Liste von Projektfeldern und niemals interne Beschreibungen oder den Inhalt von Kommunikationen.
4. Standardmäßig enthält er keine internen Daten: keine Kosten, keine Margen, keine Ausgaben, keine Notizen. Brauchen Sie sie, fordert eine ausdrückliche Schaltfläche, Interne Daten einbeziehen, den Bericht erneut mit diesem Abschnitt an, und die Karte weist darauf hin, ihn vor dem Versand zu prüfen.
5. Kopieren, prüfen und selbst senden. Die Schaltfläche Kopieren legt Betreff und Text in die Zwischenablage. PjMan versendet keine E-Mails für Sie, und die Karte erinnert daran.

Es ist eine reine Leseanfrage: Sie ändert nichts im Projekt und verlangt keine Bestätigung. Sie müssen das gesamte Projekt sehen können (PM des Projekts, Projektleitung oder Sicht auf die ganze Organisation). Zur Untermauerung mit Daten vergleicht der Bildschirm Berichte den Fortschritt Ihrer Projekte und gliedert Stunden und Probleme auf. (Berichte)

Sie können auch eine Vorbereitung der Statusbesprechung mit offenen Vereinbarungen, anstehenden Entscheidungen und Risiken anfordern und anschließend das Besprochene in einem Protokoll festhalten.

Konto erstellen oder Demo ausprobieren.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich den Bericht senden? Die Häufigkeit sollte mit dem Kunden vereinbart werden. In laufenden Projekten ist alle ein bis zwei Wochen üblich.

Soll ich die Stunden aufnehmen? Nur, wenn der Kunde nach Stunden zahlt oder darum gebeten hat. Sonst genügen meist Fortschritt und Meilensteine.

Was tue ich bei schlechten Nachrichten? Sagen Sie sie früh, mit Daten und mit einem Plan. Das schützt die Beziehung am meisten.