Rapports d’avancement et requêtes de projets

Qui mène plusieurs projets a besoin de deux choses différentes avec les données : les voir d’un coup d’œil (« comment va l’ensemble ? ») et chercher et extraire du concret (« quelles tâches sont en retard ? », « combien d’heures Marta a-t-elle saisies en septembre ? »). PjMan y répond avec deux outils qui lisent les mêmes données que le reste de l’application, sans rien copier ni tableur à maintenir à côté : Rapports, pour suivre l’état, et Requêtes, pour filtrer et exporter.

Rapports : l’état de vos projets sur un écran

L’écran Rapports rassemble l’avancement et la charge de travail du périmètre choisi : tous vos projets ou un projet précis, avec une plage de dates pour les graphiques. Il se met à jour instantanément, sans bouton « Appliquer ». (Rapports)

• Indicateurs clés. Heures saisies face aux estimées, l’écart d’heures, tâches terminées, en attente et en retard, et le pourcentage de tâches terminées validées par le client.
• Avancement des projets. Avec tous les projets, un tableau de comparaison classé du plus bas au plus haut avancement, pour que le plus en difficulté apparaisse en premier, avec les heures saisies face au budget. Avec un projet, son avancement total et le détail par phases et sous-phases. L’avancement est celui pondéré par les heures estimées, le même que dans chaque projet. (Avancement pondéré)
• Charge par personne. Tâches actives, heures saisies face aux estimées et tâches en retard de chaque personne du périmètre, pour voir qui est surchargé.
• Graphiques par plage de dates. Avancement dans le temps, saisie des heures (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle), tâches créées et terminées, et heures par personne.
• Incidents. Ouverts, clos, délai moyen de résolution, heures saisies et non affectés, avec leur répartition par projet ou par phase.

Rapports est en lecture seule, sans export ni rapports programmés : c’est un écran de suivi. Pour un résumé écrit destiné au client, l’assistant peut préparer le brouillon, avec les mêmes chiffres. (Rapport d’état pour le client)

Requêtes : filtrer, croiser les projets et exporter

Requêtes est l’outil pour voir d’un coup le travail de tous vos projets à la fois, le filtrer et l’emporter dans un tableur. Il compte trois onglets : Tâches, Saisies de temps et Incidents. (Requêtes)

• Des filtres qui se combinent. Pour les tâches : code, projet, phase, statut, priorité, personne, étiquettes (avec toutes, avec l’une d’elles ou sans étiquette), « en retard », « non affectées » et plage d’échéance. Pour les saisies de temps : projet, phase, personne, auteur de la saisie et dates. Pour les incidents, les équivalents, avec gravité, statut et date de détection.
• Rien n’est interrogé tant que vous n’appuyez pas sur Rechercher, pour qu’une requête lourde sur tout le portefeuille ne soit lancée que lorsque vous en avez besoin. Les filtres sont conservés dans l’adresse de la page : vous pouvez mettre une recherche en favori.
• Liste ou Kanban. Tâches et incidents peuvent aussi s’afficher en tableau, en conservant le projet choisi. (Kanban et Gantt)
• Export vers un tableur (.xlsx) avec exactement les mêmes filtres que ceux que vous voyez, avec les heures en décimales. C’est utile pour reporter les heures dans un système de facturation ou les envoyer à un client qui les demande sous cette forme.
• Étiquettes. Filtrez par les étiquettes posées sur les tâches et les incidents pour voir, par exemple, tout ce qui est en « revue client » sur plusieurs projets. (Étiquettes)

Les projets clos ne s’affichent pas par défaut ; une case permet de les inclure.

Le résumé de chaque projet et le tableau de bord de l’organisation

Chaque projet commence par un résumé qui donne, replié sur une ligne, l’avancement, les heures face au budget et l’écart ; déplié, un indicateur par section (équipe, risques, incidents, demandes de modification, dépenses, contacts, comptes rendus…) et les dépenses par devise. (Résumé du projet) Qui a la visibilité sur toute l’organisation, comme un CEO, dispose en plus d’un tableau de bord de l’organisation avec tous les projets et leur avancement. (Tableau de bord de l’organisation)

Poser la question à l’assistant

Ce que montrent ces écrans peut se demander en langage naturel : « comment va ce projet ? », « quand aurons-nous fini à ce rythme ? » ou « quels projets vont le moins bien ? ». Les chiffres ne sont pas calculés par le modèle : PjMan les calcule avec les mêmes règles que Rapports, et l’assistant les restitue. Le portefeuille de projets est classé avec un feu tricolore à règles fixes et leurs motifs, et inclut l’écart d’heures et de dépenses de chaque projet. (État, prévision et portefeuille)

Chaque rôle voit ce qui lui correspond

Rapports et Requêtes sont pour le PM (sur ses projets et ceux où il a un niveau de direction) et pour les membres « toute l’organisation », comme un CEO (sur tous ceux de l’organisation), toujours en lecture seule dans Rapports. Un consultant n’y a pas accès : pour son travail quotidien, il dispose de Mon travail, avec ses tâches, ses incidents et ses heures. Les droits sont vérifiés côté serveur, pas seulement dans l’interface. (Rôles et droits)

Essayez

Créez votre compte, créez un ou deux projets, saisissez quelques heures et regardez Rapports et Requêtes. Ou parcourez d’abord la démo avec ses données d’exemple.