Kunden

Kunden (Hauptmenü) ist der Kundenstamm Ihrer Organisation: eine Karteikarte pro Unternehmen mit seinen allgemeinen und steuerlichen Daten, seinen Adressen und seinen Kontaktpersonen. Jedes Projekt kann einen Kunden haben (und ein Kunde viele Projekte), und Kundenkontakte werden nur einmal in der Karteikarte erfasst und mit den Projekten verknüpft, an denen sie beteiligt sind.

PMOrganisationsmitglied

Jeder PM der Organisation legt Kunden, Adressen und Kontakte an, bearbeitet und löscht sie, auch wenn er die Projekte dieses Kunden nicht besitzt. Mitglieder der gesamten Organisation (CEO) sehen sie nur lesend. Ein Berater/Entwickler sieht weder den Stamm noch die Steuerdaten: Der Menüeintrag Kunden fehlt, so wie er auch die Kontakte eines Projekts nicht sieht. Jede Organisation sieht nur ihre eigenen Kunden.

Kundenliste mit Steuernummer, Land, Status und Anzahl der Projekte

Die Liste

Jede Zeile zeigt den Code des Kunden (zum Beispiel CL0003, automatisch erzeugt, in der Organisation eindeutig und nie wiederverwendet), seinen Handelsnamen (Link zur Karteikarte), die Steuernummer, das Land, den Status (Aktiv oder Inaktiv) und wie viele seiner Projekte Sie sehen können. Diese Zahl zählt nur die Projekte, die Sie sehen dürfen: Ein PM sieht seine eigenen und die, in denen er eine Teamrolle der Ebene 1 oder 2 hat; der CEO sieht alle.

Oben sucht Suchen nach Handelsname, Firmenname, Steuernummer oder Code (ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung), und Status filtert nach Aktiv oder Inaktiv; mit Filtern wenden Sie sie an. Ohne Treffer steht dort „Kein Kunde entspricht der Suche.“; bei leerem Stamm „Es gibt noch keine Kunden. Legen Sie den ersten an, um ihn mit Ihren Projekten zu verknüpfen.“.

Einen Kunden anlegen

Nur PMs sehen die Schaltfläche Neuer Kunde.

Dialog Neuer Kunde mit den allgemeinen und steuerlichen Daten

Feld	Pflicht	Bedeutung
Handelsname	Ja	Wie Sie den Kunden im Alltag nennen.
Firmenname	Ja	Sein vollständiger rechtlicher Name.
Status	Ja (Standard Aktiv)	Ein inaktiver Kunde wird bei neuen Projekten nicht angeboten (siehe Als inaktiv markieren).
Branche (optional), Website, Telefon, Allgemeine E-Mail	Nein	Freitext; die E-Mail muss, falls angegeben, ein gültiges Format haben („Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein.“).
Steuernummer	Ja	Seine Steuerkennung. PjMan prüft das Format nicht je Land: Es verlangt nur, dass sie vorhanden ist und noch nicht in der Organisation existiert (siehe unten).
Steuerland	Ja	Ein Code aus 2 Buchstaben, zum Beispiel `DE`; wird in Großbuchstaben gespeichert. Alles andere ergibt „Das Land muss ein 2-Buchstaben-Code sein (z. B. DE).“.
Übliche Währung	Nein	Eine aktive Währung aus dem Katalog Währungen. Standard: Keine übliche Währung.
Zahlungsart, Zahlungsbedingungen	Nein	Freitext, zum Beispiel „Überweisung“ und „30 Tage ab Rechnungsdatum“.
Interne Notizen	Nein	Nur für Ihr Team.

Die Steuernummer wiederholt sich nie

Die Steuernummer ist innerhalb der Organisation eindeutig und wird normalisiert verglichen: ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung und ohne Leerzeichen, Punkte, Bindestriche oder Schrägstriche, sodass B-123.456 78 und b12345678 dieselbe sind. Existiert sie bereits, wird das Anlegen (oder Bearbeiten) mit „Es gibt bereits einen Kunden mit dieser Steuernummer: Acme Retail (CL0001).“ blockiert, und es wird nichts gespeichert. Eine andere Organisation kann dieselbe Steuernummer problemlos haben.

Die Karteikarte des Kunden

Klicken Sie auf den Namen eines Kunden. Die Karteikarte hat vier Reiter, mit der Anzahl der Adressen und Kontakte in Klammern: Allgemein und Steuern, Adressen, Kontakte und Projekte. Oben rechts haben PMs Kunde bearbeiten (dasselbe Formular wie beim Anlegen, mit den aktuellen Werten und Änderungen speichern), Als inaktiv markieren und Kunde löschen. Wer nur lesen darf, sieht „Sie haben nur lesenden Zugriff auf den Kundenstamm.“ und keine Schaltflächen.

Adressen

Ein Kunde kann mehrere Adressen haben, jede mit einem Typ (Steuer, Lieferung oder Sonstige), Adresse (und optionaler zweiter Zeile), Postleitzahl, Ort, Bundesland oder Region (optional) und Land (Code aus 2 Buchstaben). Mit Adresse hinzufügen, Bearbeiten und Löschen verwalten Sie sie.

Nur eine Steueradresse kann die Hauptadresse sein (das Kontrollkästchen Haupt-Steueradresse und das Abzeichen Haupt-Steuer auf ihrer Karte): Die erste Steueradresse, die Sie anlegen, wird es automatisch, und wer eine andere markiert, nimmt die Markierung der vorherigen weg. Nur Adressen vom Typ Steuer können die Hauptadresse sein; wechselt eine Hauptadresse den Typ, verliert sie die Markierung. Es ist normal, dass ein Kunde anfangs keine Adressen hat: Sie werden bei Bedarf ergänzt.

Kundenkontakte

Die Kontaktpersonen des Kunden leben hier, nur einmal: Name, Position, Abteilung, E-Mail, Telefon, Notizen und das Kontrollkästchen Hauptansprechpartner (nur einer pro Kunde; der erste, den Sie anlegen, wird es automatisch). Die E-Mail wiederholt sich innerhalb desselben Kunden nicht (ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung): „Dieser Kunde hat bereits einen Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse.“. Die Spalte Projekte sagt, mit wie vielen Projekten jeder Kontakt verknüpft ist (Mauszeiger darüber zeigt, mit welchen).

Eine Änderung hier gilt gleichzeitig in allen seinen Projekten, denn Projekte speichern keine Kopie: Sie lesen immer die Karteikarte. Wie sie mit einem Projekt verknüpft werden, steht unter Kontakte.

Das Löschen eines mit Projekten verknüpften Kontakts wird blockiert: Der Hinweis nennt, mit wie vielen Projekten er verknüpft ist und mit welchen, und fragt, ob Sie ihn von allen lösen und löschen möchten. Bei Zustimmung verschwindet er aus diesen Projekten, und seine erfassten Kommunikationen bleiben ohne Kontakt erhalten. Ein Kontakt ohne Verknüpfungen wird mit einem einfachen Hinweis gelöscht.

Projekte

Sie listet die Projekte des Kunden auf, die Sie sehen können, mit Code und Name (jedes ist ein Link zum Projekt). Die, die Sie nicht sehen können, werden weder genannt noch aufgeführt. Innerhalb eines Projekts erscheint der Kunde neben dem Firmennamen in der Kopfzeile, mit einem Link zu seiner Karteikarte für alle, die den Stamm sehen können.

Als inaktiv markieren und löschen

Als inaktiv markieren (mit Bestätigung) bietet den Kunden bei Projekt anlegen und Projekt bearbeiten nicht mehr an; Projekte, die ihn schon haben, behalten ihn und funktionieren weiter. Als aktiv markieren macht das rückgängig.
Kunde löschen löscht auch seine Adressen und Kontakte und ist nur möglich, wenn er keine Projekte hat. Mit Projekten fehlt die Schaltfläche und stattdessen steht dort „Löschen nicht möglich: 3 Projekte zugeordnet. Markieren Sie den Kunden als inaktiv.“. Die Zahl zählt alle Projekte, auch die anderer PMs, die Sie nicht sehen.

Einen Kunden mit einem Projekt verknüpfen

Unter Projekt anlegen und Projekt bearbeiten gibt es eine Auswahl Kunde aus dem Stamm (optional) (sie erscheint erst, wenn es einen Kunden gibt). Das frühere Freitextfeld Kunde wird nicht mehr abgefragt: Die Auswahl ist der einzige Weg, den Kunden anzugeben. Bei einem alten Projekt, das nur diesen Text und keinen verknüpften Kunden hat, wird der Text weiterhin angezeigt (in der Kopfzeile und in den Listen), mit der Aktion Kunden mit diesem Namen anlegen, die nur der verantwortliche PM sieht: Sie öffnet das Anlegen des Kunden mit dem bereits eingetragenen Namen, fragt Steuernummer und Land ab und legt beim Speichern den Kunden an und verknüpft ihn mit dem Projekt. Kopfzeile, Listen, Berichte und Assistent zeigen immer einen einzigen Kunden: den verknüpften und, falls keiner vorhanden ist, den alten Text.

Bei Projekt bearbeiten werden die aktiven Kunden und der aktuelle angeboten, auch wenn er inaktiv ist. Den Kunden eines Projekts mit verknüpften Kundenkontakten zu ändern oder zu entfernen, wird abgelehnt („Um den Kunden zu ändern oder zu entfernen, lösen Sie zuerst die 2 Kundenkontakte des Projekts.“): Lösen Sie sie vorher im Reiter Kontakte.

Der Assistent und die Kunden

Der Assistent kann Kunden abfragen: einen nach Namen finden, seine Karteikarte, seine Kontakte und seine Projekte, die Sie sehen können, für den PM und für alle, die die gesamte Organisation sehen; nie für einen Berater. Er legt keine Kunden an und bearbeitet keine. Steuerdaten und Adressen nimmt er nur auf, wenn Sie danach fragen, und alles, was aus der Karteikarte stammt (Namen, Positionen, Notizen), behandelt er als Text von Dritten, also als Daten und nie als Anweisung.

Personenbezogene Daten

Die Kontakte eines Kunden sind personenbezogene Daten (Name, Position, E-Mail, Telefon). Wer sie erfasst, ist dafür verantwortlich, eine Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung zu haben; PjMan verarbeitet sie ausschließlich, um den Dienst zu erbringen. Siehe die Datenschutzerklärung.

Wer was darf

Aktion	PM der Organisation	CEO / gesamte Organisation	Berater/Entwickler
Stamm und Karteikarten sehen	Ja	Ja, nur lesend	Nein
Kunden, Adressen und Kontakte anlegen, bearbeiten, inaktiv markieren und löschen	Ja	Nein	Nein
Projekte eines Kunden sehen	Die, die er sehen kann	Alle	Nein
Kundenkontakte mit einem Projekt verknüpfen	Nur der PM, dem das Projekt gehört	Nein	Nein